Pagas prorrateadas

¿Pagas prorrateadas o extraordinarias? En esta guía te contamos cómo funciona cada opción, qué exige la ley y cómo evitar errores en la nómina.

¿Qué son las pagas prorrateadas?

Las pagas prorrateadas son una forma de distribuir las pagas extraordinarias (como la de verano y Navidad) a lo largo de los 12 meses del año. En lugar de recibirlas como pagos únicos en julio y diciembre, el importe se reparte y se incluye mes a mes en la nómina ordinaria del empleado.

¿Cómo funciona?

Supongamos que tu empresa ofrece dos pagas extras al año de 1.000 € cada una. Si decides prorratearlas:

• Se suman al salario base: 1.000 € + 1.000 € = 2.000 € anuales en pagas extras.

• Luego se divide ese monto entre 12 meses: 2.000 €/12 = 166,67 €/mes.

• Resultado: cada mes el trabajador cobra su salario base + 166,67 € por concepto de pagas prorrateadas.

Diferencias entre pagas extras y pagas prorrateadas

Aunque el importe total anual suele ser el mismo, la forma de cobro marca una diferencia clave entre las pagas extraordinarias y las pagas prorrateadas.

¿Cuál conviene más a tu empresa?

Depende de tu sector, convenio y cultura organizacional. Algunas empresas prefieren mantener las pagas extras como incentivos visibles, especialmente en sectores con picos de trabajo estacionales. Otras priorizan la previsibilidad en la contabilidad y optan por el prorrateo.

⚠️ Ojo con la percepción del empleado:
Algunos trabajadores valoran mucho la paga extra como “bonus emocional” en verano o Navidad. Otros, sobre todo con cargas familiares o hipotecas, agradecen un sueldo mensual más estable.

¿Las pagas prorrateadas son legales?

Sí, las pagas prorrateadas son legales en España, pero con ciertas condiciones que conviene tener en cuenta:

Lo que dice la ley

• El Estatuto de los Trabajadores establece que los empleados tienen derecho, como mínimo, a dos pagas extraordinarias al año (una con ocasión de las fiestas de Navidad y otra en el mes que fije el convenio colectivo o el acuerdo con los representantes de los trabajadores).

• El artículo 31 permite prorratearlas en las doce mensualidades cuando así se acuerda en el convenio colectivo, y el trabajador debe saberlo.

Requisitos para que sea válido

• Debe estar reflejado en el contrato o nómina.

• El trabajador debe estar informado claramente de que su salario mensual incluye las pagas prorrateadas.

• No se puede imponer de forma unilateral si el convenio lo prohíbe expresamente o si se considera que perjudica al trabajador.

¿Y si se incumple?

• Si se prorratean sin justificación legal o sin notificar al empleado, puede considerarse una infracción laboral.

• En caso de conflicto, la empresa puede ser obligada a pagar las pagas extraordinarias por separado y abonar atrasos o sanciones.

Cómo calcular las pagas prorrateadas

El cálculo de las pagas prorrateadas no es complicado, pero sí requiere precisión. A continuación te explico cómo hacerlo de forma clara y directa.

Cómo se hace el prorrateo

• Identifica cuántas pagas extraordinarias tiene tu empresa
  Lo habitual en España es 2: una en verano y otra en Navidad. Pero algunos convenios contemplan 3.

• Calcula el total de las pagas extra al año
  Ejemplo: si cada paga extra es de 1.200 €, el total anual será 2.400 €.

• Divide el total entre 12 meses
  Esto te da el importe mensual a prorratear: 2.400 €/12 meses = 200 €/mes

• Suma ese importe al salario base mensual del trabajador
  Si el salario mensual sin prorrateo es 1.400 €, con pagas prorrateadas será: 1.400 € + 200 € = 1.600 € al mes

Y listo. Así, el trabajador cobra lo mismo a lo largo del año, pero sin pagos únicos en julio o diciembre.

Tabla de ejemplo práctico:

💡Tip extra: revisa siempre el convenio colectivo

Hay convenios que exigen pagar las pagas extraordinarias por separado, y no permiten prorratearlas. Si es tu caso, deberás cumplir con lo establecido y evitar el prorrateo, incluso si ambas partes están de acuerdo.

¿Y si el trabajador tiene un contrato parcial o temporal?

En estos casos, debes hacer un cálculo proporcional:

• Si trabaja media jornada, las pagas extra también serán la mitad.

• Si trabaja solo parte del año, se calcula la parte proporcional de los meses trabajados.

Ejemplo:

Contrato de 6 meses con derecho a 2 pagas extra de 1.200 €
Total a prorratear: 2.400 €/12 = 200 €/mes
Solo trabaja 6 meses → 200 € × 6 = 1.200 € totales prorrateados

Casos especiales

Las pagas prorrateadas funcionan de forma distinta en algunos casos, y no tenerlo en cuenta puede generar errores legales o conflictos con los empleados. Veamos los más relevantes:

Contratos a tiempo parcial

• Sí, el prorrateo es válido, pero el cálculo debe ajustarse a la jornada del trabajador.

• La cuantía de las pagas extraordinarias se calcula proporcionalmente a las horas trabajadas.

• Si el salario base es menor, también lo serán las pagas.

👉 Ejemplo: Una empleada con contrato de 20h/semana tiene derecho a 2 pagas extra de 600 € (en lugar de 1.200 € de una jornada completa): → 1.200 € / 12 meses = 100 € prorrateados al mes.

Contratos temporales o por obra

• En contratos de corta duración, es común prorratear las pagas automáticamente, ya que no se llega a los meses de cobro habitual (julio o diciembre).

• Debe aparecer reflejado claramente en el contrato o en la nómina.

⚠️ Advertencia legal: Si no se informa al trabajador de que las pagas están prorrateadas, puede reclamarlas aparte, incluso si ya están incluidas.

Fin de contrato o despido

Cuando se termina la relación laboral, el trabajador tiene derecho a cobrar la parte proporcional de las pagas extraordinarias devengadas si no estaban prorrateadas.

• Si estaban prorrateadas: no hay pago adicional, ya están cobradas mes a mes.

• Si no estaban prorrateadas: se abona la proporción correspondiente en el finiquito.

👉 Ejemplo: Un empleado trabaja 8 meses y no tenía las pagas prorrateadas. Cada paga extra es de 1.200 €.

• → Verano: 8/12 de 1.200 € = 800 €

• → Navidad: 8/12 de 1.200 € = 800 €

💰 Total a abonar en finiquito: 1.600 € en concepto de pagas extraordinarias pendientes.

Recomendación para RRHH

• Documenta siempre en contrato o nómina si las pagas están prorrateadas.

• Usa software de nómina que desglose este concepto.

• Informa por escrito y en onboarding a los nuevos empleados.

• Revisa los convenios aplicables: es el convenio el que decide si se puede prorratear.

Ten listos los datos del prorrateo con Shiftbase

Shiftbase no calcula las pagas prorrateadas: eso lo hace tu programa de nóminas o tu gestoría. Lo que sí hace, con su preparación de nóminas, es reunir los datos de los que dependen. Con el control horario, la planificación de turnos y la gestión de ausencias, las horas trabajadas, las horas extra y las ausencias están en el mismo sitio, y al cerrar el mes las exportas en Excel o CSV para quien prepara la nómina.

Para verlo con tu propio equipo, prueba Shiftbase gratis durante 14 días.