Ziekteverzuim verlagen in horeca en retail

Ziekteverzuim verlaag je in de horeca en de retail het snelst met maatregelen die in je rooster zitten. Genoeg rust tussen een sluitdienst en de volgende ochtend, pauzes die echt gehouden worden, zware diensten die niet steeds bij dezelfde mensen landen en een bezetting die past bij de drukte. Een verzuimprotocol en een goede arbodienst heb je ook nodig. Die komen alleen pas in beeld als iemand zich al ziek heeft gemeld.

Met verzuim bedoelen we in dit stuk ziekteverzuim: de uren dat iemand niet werkt omdat hij ziek is.

Hoeveel verzuim is normaal in horeca en retail?

Volgens het CBS lag het ziekteverzuim in 2025 in de horeca op 3,2 procent en in de detailhandel op 5,0 procent. Het gemiddelde over alle bedrijfstakken was 5,4 procent. In het tweede kwartaal van 2026 kwam de horeca uit op 3,1 procent en de detailhandel op 4,8 procent (CBS StatLine, tabel 80072NED, bijgewerkt op 18 augustus 2026).

Een laag percentage zegt weinig over hoe het in je zaak voelt. Reken het grofweg om naar uren. Een restaurant met veertien medewerkers die samen 320 uur per week werken, verliest bij 3,2 procent ruim 10 uur per week aan ziekte. Dat is elke week een dienst die op het laatste moment open valt. Een winkel met evenveel uren komt bij 5,0 procent op 16 uur, twee volle diensten. In een team waar op een doordeweekse avond drie mensen staan, merkt de rest elke melding meteen.

Hoe je je eigen cijfer uitrekent om het naast dat van het CBS te leggen, lees je bij het verzuimpercentage berekenen.

Wat een ziekmelding in je rooster kost

Bij een ziekmelding betaal je één dienst twee keer. Je betaalt het loon van de zieke medewerker door en je betaalt de collega die invalt. Volgens artikel 7:629 lid 1 BW houdt een zieke werknemer 104 weken lang recht op 70 procent van zijn loon, de eerste 52 weken ten minste het minimumloon. Valt een kok een avond uit en neemt een collega met hetzelfde uurloon de dienst over, dan kost die avond je dus minstens 1,7 keer het normale loon. Betaal je bij ziekte het volle loon door, dan is het twee keer zoveel. Wat er verder bij loondoorbetaling bij ziekte komt kijken, staat in het woordenboek.

Daar komen kosten bij die nergens als bedrag staan. Denk aan de manager die op zaterdagochtend rondbelt tot iemand kan en de sectie die dicht blijft omdat er één paar handen te weinig is.

Verzuim voorkomen met je rooster: 7 maatregelen

De meeste lijstjes over verzuim voorkomen gaan over cultuur, vitaliteit en ergonomie. Dat helpt, alleen begint in een zaak met wisselende diensten veel verzuim bij hoe de week is ingedeeld. Deze zeven maatregelen voer je door zodra je het volgende rooster maakt.

1. Plan genoeg rust tussen sluiten en openen

De Arbeidstijdenwet vraagt voor medewerkers van 18 jaar en ouder in elke periode van 24 uur minstens 11 uur onafgebroken rust. Eén keer per periode van 7 keer 24 uur mag dat korter, tot minimaal 8 uur, als de aard van het werk of de bedrijfsomstandigheden dat nodig maken (artikel 5:3 lid 2). Wie in je bar om 01:30 klaar is met afsluiten en om 08:00 de lunch voorbereidt, heeft 6,5 uur rust. Dat mag nooit.

In de retail zit hetzelfde probleem in de koopavond en de vulploeg. Een medewerker die donderdag om 21:30 de winkel afsluit en vrijdag om 06:00 vakken vult, heeft 8,5 uur rust. Dat kan één keer in die periode van zeven dagen. Zet je dezelfde medewerker in die dagen nog een keer zo krap in, dan ga je over de grens. Wat de wet verder over rust en werktijden zegt, staat bij de Arbeidstijdenwet.

2. Zet de pauze in de dienst

Werkt iemand van 18 jaar of ouder meer dan 5,5 uur, dan hoort daar een pauze van minstens 30 minuten bij, die je mag splitsen in twee keer 15 minuten. Bij meer dan 10 uur is het 45 minuten (artikel 5:4 lid 2 Arbeidstijdenwet). Bij collectieve regeling, zoals een cao, mag daarvan worden afgeweken. Ook dan houdt een dienst van meer dan 5,5 uur minstens 15 minuten pauze (artikel 5:4 lid 3).

In de horeca schiet de pauze er het eerst bij in, omdat de rustige momenten niet vastliggen. Zet hem daarom als blok in de dienst. Draait iemand een avonddienst van 16:30 tot 23:00, dan past de pauze om 17:15, voordat de eerste tafels binnenkomen. Voor de winkel is 15:00 een goed moment, tussen de lunch en de drukte na werktijd. Staat de pauze in het rooster, dan weet de collega die aflost ook wanneer hij aan de beurt is.

3. Verdeel sluitdiensten en zaterdagen eerlijk

Sluitdiensten en zaterdagavonden wil niemand elke week. Als planner geef je ze vaak aan wie het snelst ja zegt. Na een maand ziet de verdeling er dan zo uit, in een café dat van woensdag tot en met zondag open is met één sluiter per avond:

Sanne sluit 8 van de 20 avonden en 3 van de 4 zaterdagen. Eerlijk verdeeld waren dat er 4 geweest. Juist de medewerker die nooit nee zegt, raakt zo als eerste op. Tel daarom per maand per persoon hoeveel sluitdiensten en zaterdagavonden iemand heeft gedraaid en verdeel de volgende maand bij.

4. Zet genoeg mensen op de piek

Onderbezetting voelt als een besparing tot iemand uitvalt. Wie op zaterdagavond met twee man een zaal van zestig plaatsen draait, heeft na een paar van zulke weekenden geen reserve meer. De Arbowet rekent werkdruk tot psychosociale arbeidsbelasting (artikel 1) en verplicht je daar beleid op te voeren (artikel 3 lid 2). Voor een planner komt dat neer op uren weghalen op rustige dagen en ze toevoegen waar de drukte zit.

Kijk bij het maken van de week naar reserveringen, evenementen in de buurt en de weersverwachting voor het terras. Voor een winkel zijn dat de koopavond, de zaterdag en de weken rond de feestdagen. Zet een dienst waar je nog niet zeker van bent klaar als open dienst. Dan vul je hem alleen in als de drukte er ook echt komt.

5. Laat je team beschikbaarheid opgeven en zelf ruilen

Niet elke ziekmelding op een vrijdag of zaterdag gaat over ziekte. Wie een verjaardag of een tentamen heeft en geen ruil voor elkaar krijgt, belt zich op de dag zelf soms ziek. Dat heet grijs verzuim. Je voorkomt het door de vraag eerder te stellen.

Laat medewerkers hun beschikbaarheid opgeven voordat je plant en spreek af dat ze een dienst mogen ruilen als ze zelf een collega vinden. Dan hoeft niemand te doen alsof hij ziek is om een avond vrij te krijgen. Jij weet dan een week van tevoren waar het gat zit in plaats van om half vijf die middag.

6. Houd overuren en contracturen in de gaten

Overuren zijn bij een krappe bezetting de makkelijkste oplossing. Ze zijn ook een vroeg signaal. Een medewerker met een contract van 24 uur die zes weken op rij 34 uur draait, doet structureel het werk van iemand die je niet hebt aangenomen. Zet contracturen en gewerkte uren per week naast elkaar. Zit iemand er weken achter elkaar ver boven, bespreek dan of dat zo kan blijven.

7. Leg elke ziekmelding vast en kijk naar het patroon

Wat alleen in de groepsapp staat, ben je na een maand kwijt. Leg daarom elke ziekmelding vast met de datum en de dienst die erdoor open viel. Na een kwartaal zie je dan of het verzuim samenhangt met bepaalde diensten, zoals de maandagochtend na een sluitdienst op zondag of de dagen na een lange week.

Zie je zo’n patroon bij één medewerker, dan is dat een gesprek waard. Vraag in dat gesprek ook naar het rooster en de werkdruk. Wat je bij een ziekmelding wel en niet mag vragen, staat bij werknemer ziekgemeld.

Waar het rooster niet bij helpt

Een rooster voorkomt geen snijwond in de keuken en geen rugklachten van het tillen van kratten. Daarvoor heb je de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De Arbowet verplicht je om de risico’s van het werk schriftelijk vast te leggen, met een plan van aanpak voor de maatregelen (artikel 5). Een arbodienst of bedrijfsarts helpt je bij verzuim dat langer duurt dan een paar dagen.

Wordt iemand langdurig ziek, dan gelden de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Het schema per week staat in dat artikel.

Ziekteverzuim terugdringen in Shiftbase

In Shiftbase geeft je team beschikbaarheid op in de mobiele app, dus je ziet al tijdens het plannen wie er kan. Shiftbase toetst elke dienst aan de Arbeidstijdenwet terwijl je het rooster maakt. Rusttijden, het maximum aantal uren per dag en pauzes zie je vóór je publiceert. Komt iemand boven de contracturen uit, dan zie je dat ook meteen. Shiftbase signaleert en blokkeert niet, dus jij beslist wat je met een melding doet.

Kan iemand een dienst niet draaien, dan stelt die zelf een ruil voor en keur jij hem met één tik goed. Een ziekmelding zet je erin zonder einddatum, want zo loopt ziekte nu eenmaal. De dienst publiceer je daarna als open dienst zodat een collega hem in de app oppakt, of je wijst hem direct aan iemand toe. Zo staan ziekmeldingen op dezelfde plek als vakantie en ander verlof.

Hoe Shiftbase werkt voor horecazaken en voor winkels, zie je op de branchepagina’s. Je kunt het gratis proberen met je eigen rooster, zonder betaalgegevens.