Drie horecazaken halveerden hun roostertijd

Zondagavond en het rooster klopt nog steeds niet

Het is zondagavond. Het rooster voor volgende week staat half af in Excel, de appgroep loopt vol met ruilverzoeken en een keukenhulp heeft net afgezegd. Je typt de wijziging over, stuurt het rooster opnieuw rond en maandag staat er alsnog iemand voor een dichte deur.

Dat is niet één drukke week. Dat is elke week. Het overzicht ontbreekt en de uren die je aan het rooster kwijt bent gaan af van de tijd voor je gasten en je team. Meestal voelt niemand de pijn, totdat de handmatige manier van werken in één keer echt misgaat: een dienst die niet gedekt is of een medewerker die voor niets langskomt. Dat is hét moment dat de meeste horecaondernemers gaan zoeken naar iets beters.

De helft minder tijd aan roosteren

Horecazaken die overstappen van Excel en losse appjes naar Shiftbase halveren de tijd die ze aan roosteren kwijt zijn. Meer dan 8.000 bedrijven werken inmiddels met Shiftbase. De drie zaken hieronder draaien allemaal één horecalocatie, maar elk pakte de overstap net anders aan. Wat ze gemeen hebben is het resultaat: minder tijd aan het rooster en meer grip op de week.

Museum Volkenkunde: alles samen op één centrale plek

Bij Café Abel, het café van Museum Volkenkunde (50-100 medewerkers), kostte een rooster maken zo'n 4 à 5 uur per week. De planning liep via losse WhatsApp-berichten: geen centrale plek, veel heen en weer, en niemand had het volledige overzicht.

Aaron Klein bracht de hele planning samen in Shiftbase. Beschikbaarheid, rooster en communicatie staan nu op één plek, waardoor hij in één oogopslag ziet wie er kan werken. De roostertijd ging met 75% omlaag. “Het handigste is dat alles in één systeem gebeurt”, zegt Aaron Klein, manager van Café Abel.

News Café: geen uren meer overtypen

News Café (grand café, 80 medewerkers) hield rooster, tijdregistratie en salaris op losse plekken bij. Bram Muis en zijn team typten gegevens over van het ene systeem naar het andere, met dubbel werk en fouten als gevolg. Het overzicht ontbrak precies waar hij het nodig had.

Door rooster, tijdregistratie en salarisverwerking in één systeem te zetten, verdween dat overtypen. Het team boekte een tijdsbesparing van 50%. “We hebben ook veel meer overzicht en grip op onze bedrijfsvoering”, zegt Bram Muis, bedrijfsleider.

Escape Amsterdam: medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door

Escape Amsterdam (één locatie, 150 medewerkers) werkt met een grote, flexibele ploeg. De beschikbaarheid van 150 mensen bijhouden was een klus op zich: rondbellen, appen en bijhouden wie wanneer kon.

Nu geven de medewerkers hun beschikbaarheid zelf door in de mobiele app, en roostert het team daarop verder. Dat scheelde 30% op het ophalen van de beschikbaarheid en bracht het roosteren terug naar 12 tot 14 uur per week.

Drie routes, één uitkomst

Drie zaken, drie manieren. De één bracht de hele planning samen op één centrale plek, de ander zette rooster, uren en salaris in één systeem, de derde laat medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven. Je krijgt geen kant-en-klaar sjabloon dat over elke zaak heen past. Je kiest de route die bij je zaak past. Wat ze delen is de uitkomst: minder tijd aan het rooster en meer grip op de week.

Probeer Shiftbase zelf