Drie bedrijven werkten het knelpunt in hun verlofregistratie weg

Elke verlofaanvraag komt bij jou terecht

Elke aanvraag voor een vrije dag komt bij jou. Elke “hoeveel dagen heb ik nog?” ook, en het eerlijke antwoord is dat het Excel-bestand een week achterloopt. Je keurt goed, je werkt het bestand bij als je eraan denkt en twee weken later klopt een verlofsaldo niet op iemands loonstrook en zit jij het met de hand te reconstrueren uit goedkeuringen die je je bijna niet meer herinnert.

Ondertussen kwam een goedgekeurde vakantie nooit op het rooster, dus blijft een dienst onbezet, en ergens verviel stilletjes een stuk bovenwettelijk verlof dat je nu moet uitbetalen. Verlof met de hand kost meer dan een middag. Jij wordt het knelpunt waar alles op wacht, de saldi kloppen niet meer en er lekt stilletjes geld weg langs de achterdeur.

Verlof van jouw bureau af

Doe je verlof in Shiftbase, boven op het rooster en de uren die het team klokt, en ze verdwijnen alle drie. Het team vraagt verlof aan en ziet zijn eigen saldo, dus het komt niet meer bij jou. De saldi blijven kloppen omdat ze vastzitten aan de echt gewerkte uren, dus de discussies over de loonstrook stoppen. En bovenwettelijk verlof vervalt vanzelf, dus er verloopt niets meer per ongeluk. Meer dan 8.500 bedrijven draaien hun rooster, uren en verlof in Shiftbase. De drie bedrijven hieronder pakten het elk anders aan.

Tomingroep: van zes planners naar vier die alleen nog goedkeuren

Bij de schoonmaakafdeling van Tomingroep (facilitair, zo'n 90 mensen) lagen verlof en uren bij één planner, en elke aanvraag betekende handmatig controleren. Die opzet was traag en kwetsbaar: het rooster stond in Excel, het weekplan werd met de hand overgezet en viel die ene planner weg, dan lag alles stil. Er was ook geen makkelijk zicht op of een dienst iemand over de 48-uursgrens duwde.

Nu vraagt elke medewerker verlof aan in de app en ziet hij zijn eigen saldo, loopt het plan vanzelf door naar de volgende week en keurt de voorman goed tegen het live rooster, met de arbeidstijdgrenzen zichtbaar terwijl hij dat doet. De planning ging van zes mensen naar vier voormannen die alleen nog goedkeuren, planning en verlofadministratie kosten zo'n 20% minder tijd en de vragen over roosters en verlof droogden op. “Shiftbase biedt de mogelijkheid om vooruit te kijken”, zegt Django Stoutenburg, operationeel planner bij Tomingroep.

Froot: het team beheert zijn eigen verlof, en het klopt

Froot (transport, 50-100 medewerkers) bezorgt vers fruit bij bedrijven, scholen en BSO's en groeide hard. Rooster en verlof met de hand bijhouden werd te veel: de uren stonden los in een prikkloksysteem, de planning in Excel en er ging veel tijd op aan het invoeren van gegevens zonder dat er iets uit te analyseren viel.

Nu beheren de medewerkers hun eigen rooster en verlof: ze vragen verlof aan, zien hun saldo, geven hun beschikbaarheid door en regelen ruilingen zelf, en het rooster loopt automatisch door tot het einde van het contract, met het verlof er al in verrekend. Doordat ze hun eigen gegevens beheren ging de medewerkerstevredenheid met 40% omhoog, en de planning kost zo'n 30% minder tijd, ongeveer tien uur per week. “Nu, een jaar later, is het team twee keer zo groot”, zegt Jessica van den IJssel.

Bomenbezorgd: verlof en gewerkte uren op dezelfde boekhouding

Bomenbezorgd.nl (retail, 50-100 medewerkers) bezorgt bomen en planten met een mix van kantoormedewerkers, bezorgers en zzp'ers, en groeide hard terwijl de uren nog in Excel werden bijgehouden, met bezorgers die hun uren aan het eind van de dag doorgaven. Door die groei raakte het team het zicht kwijt op wie er terug was en wat er echt was gewerkt. Het kwam bij Shiftbase voor één ding: een koppeling tussen gewerkte uren en verlofaanvragen.

De bezorgers klokken nu in op hun eigen telefoon, locatiegebonden, en vragen verlof aan in de app. Via de AFAS-koppeling lopen het verlof, de gewerkte uren en de loonkosten samen door naar de salarisverwerking, zodat wat er wordt betaald klopt met wat er openstaat. Alleen het maken van het rooster kost nu ruim 20% minder tijd. “We zochten een koppeling tussen gewerkte uren en alle verlofaanvragen. Zo kwamen we bij Shiftbase terecht”, zegt Liset Schiphorst, operationeel manager bij Bomenbezorgd.

Drie bedrijven, drie zorgen minder

Het ene bedrijf haalde zichzelf uit de goedkeurketen, het andere maakte de saldi betrouwbaar, het derde zette verlof en loon op dezelfde boekhouding. Los werkt het niet: verlof zit boven op het rooster en de gewerkte uren, en juist daardoor blijven de saldi kloppen en krijgt het rooster geen verrassing. Bovenwettelijk verlof vervalt vanzelf, dus niemand houdt een lijstje met vervaldatums bij. De leidinggevende keurt goed in plaats van achter dingen aan te zitten, en de cijfers kloppen als het moet.