Anthony Hotel brengt de urencontrole van drie uur naar één

Anthony Hotel, een onafhankelijk hotel, stond voor een grote uitdaging in hun administratieve processen. Contracten werden opgesteld in Word en persoonsgegevens bijgehouden in Excel. Sinds maart 2023 nam Margot van Geldere, Talent & Culture Manager, de taak op zich om het gehele HR-spectrum te moderniseren en efficiënter te maken.

Aanleiding - inefficiënte personeelsadministratie

Het handmatig opstellen van contracten bleek tijdrovend en inefficiënt, zeker met veel studenten en uitzendkrachten. Ook het roosterbeheer in een Kitchen Manager-systeem was foutgevoelig, fraudegevoelig en kostte veel tijd. Daarnaast was het onboarden van nieuw personeel een complex proces. Bankpassen, identiteitskaarten, loonheffingsformulieren en contracten moesten handmatig worden bijgehouden in Excel, inclusief het signaleren van verlopen documenten.

Oplossing - Personio & Shiftbase

De zoektocht naar digitalisering leidde naar Personio en uiteindelijk ook naar Shiftbase. Deze combinatie bood een naadloze integratie tussen personeelsgegevens, urenregistratie, personeelsplanning en contractbeheer. Dankzij deze systemen daalde de tijd voor urencontrole van een volledige dag naar slechts een half uur per maand. Het hotel kreeg daarmee meer grip en overzicht, terwijl het team efficiënter kon werken.

Resultaten - gestroomlijnd personeelsbeheer

• Tijdbesparing: Van 8 uur naar 0,5 uur per week voor urenregistratie en controle.

• Kostenbesparing: Volledige transparantie in kosten per medewerker; goedkoper dan het vorige systeem.

• Nauwkeurigheid: Administratie gestegen naar 100% foutloze verwerking.

• Medewerkerstevredenheid: Verbeterd van een 6 naar een 8.

• Rapportages: Directe en heldere inzichten, zonder complexe Excel-formules.

“De integratie van Shiftbase en Personio heeft niet alleen onze efficiëntie verbeterd, maar ook de tevredenheid van ons team. Het is een echte gamechanger geweest.” - Margot van Geldere, Talent & Culture Manager