Het Nationaal Museum van Wereldculturen (met Museum Volkenkunde, Tropenmuseum en Afrika Museum) telt 140 medewerkers verdeeld over meerdere afdelingen. Het bieden van een rijke culturele ervaring aan bezoekers vraagt om een strakke personeelsplanning en efficiënte coördinatie.
Aanleiding – omslachtig en foutgevoelig
Voor de implementatie van Shiftbase werden roosters handmatig in Excel gemaakt en via e-mail of WhatsApp gedeeld. Urenregistratie gebeurde eveneens in Excel, waarbij de gegevens per afdeling moesten worden verzameld. Het regelen van toeslagen bleek complex door het ontbreken van duidelijke richtlijnen. Ook het ruilen van diensten en het uitvragen van beschikbaarheid kostte de teamleiders maandelijks veel tijd en leverde onnodige frustratie op.
Oplossing – Shiftbase als centrale tool
Hoewel teamleiders aanvankelijk huiverig waren, gingen vier afdelingen een pilot draaien met Shiftbase. Toen bleek dat de salarisadministratie via AFAS geen goede urenregistratie voor toeslagen bood, was de keuze snel gemaakt. Dankzij de positieve ervaringen werd Shiftbase uiteindelijk organisatiebreed geïmplementeerd.
Resultaten – meer overzicht en efficiëntie
- 20% tijdsbesparing bij het roosteren voor de 14 coördinatoren.
- 2 uur minder werk per maand voor de 5 teamleiders bij het controleren en goedkeuren van uren.
- Beter overzicht: afdelingen kunnen elkaars roosters inzien en coördineren.
- Flexibiliteit: betere inzetbaarheid van medewerkers dankzij inzicht in beschikbaarheid.
- Beheer: inzicht in contracturen en plus- en minuren.
- Rapportages: sectorhoofden draaien eenvoudig overzichten uit voor begrotingsvergelijkingen.
- Takenregistratie: ook niet-roostergebonden taken, zoals brandmelders controleren, worden nu vastgelegd.
- Samenwerking: teamleiders nemen elkaars afdelingen eenvoudig over tijdens vakantie, inclusief goedkeuringsrechten.
“Het overstappen naar Shiftbase ging heel makkelijk en medewerkers zijn er heel blij mee.” – Michael, medewerker hospitality
Conclusie
De implementatie van Shiftbase bij Nationaal Museum van Wereldculturen laat zien hoe digitalisering personeelsplanning overzichtelijker, sneller en flexibeler maakt. Dankzij de centrale tool werken coördinatoren en teamleiders efficiënter samen en blijft er meer tijd over voor waar het museum écht om draait: het inspireren van bezoekers met cultuur.
