Dienstplan mit ChatGPT erstellen: Wir haben es getestet

ChatGPT kann einen Dienstplan erstellen, aber du musst ihn danach selbst nachrechnen. Im Test von Shiftbase vom November 2026 hat ChatGPT das eigentliche Problem der Woche erst nach zweimaligem Nachsteuern gefunden. Die Dienstpläne danach ließen 6 bis 11 Schichten offen, wo 4 nötig gewesen wären, und zwei von drei Plänen gaben einer Person nach einer Schließschicht nur 7,5 Stunden Ruhezeit.

Für einen ersten Entwurf hilft dir ChatGPT trotzdem, solange du weißt, wo es danebenliegt. Das zeigen die Antworten selbst am besten.

Der Test: eine Café-Woche mit neun Mitarbeitenden

Wir haben ChatGPT die Frage gestellt, die eine Café-Inhaberin stellen würde: Erstell den Dienstplan für Montag, 16., bis Sonntag, 22. November. Jeden Tag gibt es eine Frühschicht von 07:30 bis 13:30 Uhr mit einer Person an der Kaffeebar, einer in der Küche und einer im Service. Die Nachmittagsschicht von 13:00 bis 18:00 Uhr braucht eine Person an der Kaffeebar und eine im Service. Freitag und Samstag kommt eine Abendschicht bis Mitternacht dazu, mit einer Person in der Küche und einer im Service. Eine der beiden braucht einen Schlüssel zum Abschließen.

Den Test haben wir für ein Café-Team in den Niederlanden gemacht, die Fragen auf Niederländisch. Die Regel zur Ruhezeit im Prompt entspricht dem deutschen Arbeitszeitgesetz: elf Stunden. Das ist das Team, mit einer neunten Person, die später im Test dazukam:

Die Regeln haben wir wörtlich dazugeschrieben: Niemand arbeitet zwei Schichten, die sich überschneiden. Zwischen zwei Schichten liegen mindestens elf Stunden Ruhezeit. Feste Kräfte arbeiten nicht über ihre Vertragsstunden, Aushilfen nicht über ihr Maximum. Jede Frage haben wir dreimal in der ChatGPT-App gestellt und jede Antwort mit einem Skript nachgerechnet, das genau diese Regeln prüft.

In der Woche stecken drei Knackpunkte, wie in fast jeder echten Woche. Am Mittwoch ist Tim der Einzige für die Kaffeebar, obwohl sich die beiden Schichten dort eine halbe Stunde überschneiden. Nur Mehmet hat einen Schlüssel, also schließt er Freitag und Samstag ab und kann am Morgen danach nicht öffnen. Und Tim hat von Freitag bis Sonntag Urlaub.

Runde 1: ChatGPT will mehr Stunden

Alle drei Antworten begannen mit einer Rechnung. Die Woche braucht 222 Stunden, das Team hat zusammen 214 Vertrags- und Aushilfsstunden, also fehlen 8 Stunden. Danach fragte ChatGPT, wie wir das lösen wollen: Überstunden erlauben, eine weitere Aushilfe einsetzen oder weniger Leute pro Schicht.

Auf dem Papier stimmt die Rechnung, am eigentlichen Problem geht sie aber vorbei. Tims 28 Stunden zählten voll mit, obwohl er wegen seines Urlaubs an vier Tagen mit je einer Schicht höchstens 24 Stunden arbeiten kann. Der echte Engpass lag am Mittwoch, und dagegen helfen mehr Stunden nicht. Eine Antwort schlug sogar eine Aushilfe für Küche und Service vor, also genau die Art Kraft, die die Lücke an der Kaffeebar offen lässt.

Runde 2: Mit einer zusätzlichen Kraft findet es den Fehler

Wir haben getan, was eine Planerin dann tut. Wir haben Kim dazugenommen, eine Aushilfe mit maximal 10 Stunden für Service und Küche, die an allen Tagen kann, und ChatGPT gebeten, den Dienstplan direkt zu erstellen. Jetzt fand es in allen drei Antworten das Problem am Mittwoch: Sanne kann nicht, Daan arbeitet nur am Wochenende, und Tim kann keine zwei Schichten gleichzeitig übernehmen.

Einen Dienstplan gab es trotzdem nicht. Alle drei Male weigerte sich ChatGPT, einen zu erstellen, solange diese eine Schicht nicht zu besetzen war. Sinngemäß schrieb es, es wolle keinen Plan liefern, der vollständig aussieht, in der Praxis aber nicht umsetzbar ist. Das ist ehrlich. Wer am Sonntagabend die Woche fertig haben muss, kommt damit aber nicht weiter: Im echten Betrieb lässt du so eine Schicht offen und suchst jemanden dafür.

Runde 3: Der Dienstplan selbst, nachgerechnet

In der dritten Runde durfte ChatGPT eine Schicht, die nicht passt, offen lassen. Dann kamen drei vollständige Dienstpläne, jeder mit dem Hinweis, die Regeln seien berücksichtigt. Zwei davon nannten ausdrücklich mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen den Schichten. Das hat unser Skript gefunden:

Den besten Plan in der letzten Zeile haben wir mit einem Solver berechnet, einem Programm, das alle Kombinationen durchrechnet. Mit diesem Team und diesen Regeln bleiben mindestens 4 Schichten offen. ChatGPT ließ 6 bis 11 offen.

Der Fehler bei der Ruhezeit wiegt am schwersten. Wer am Samstag bis Mitternacht abschließt und am Sonntag um 07:30 Uhr die Frühschicht öffnet, hat 7,5 Stunden Ruhezeit. Das Arbeitszeitgesetz verlangt nach Ende der täglichen Arbeitszeit mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit (§ 5 ArbZG). In Gaststätten darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn du das innerhalb eines Monats oder vier Wochen mit einer Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgleichst. Auch mit dieser Ausnahme sind 7,5 Stunden zu wenig. Was sonst zur Ruhezeit gilt, steht beim Begriff Ruhezeit.

Die offenen Schichten fallen weniger auf, kosten dich aber genauso. Im dritten Versuch blieb die Küche am Freitagabend leer, obwohl Joris an dem Abend konnte und noch 14 seiner 20 Vertragsstunden frei hatte. Das musst du als Planerin oder Planer selbst sehen, und dafür legst du den ganzen Plan neben die Verfügbarkeiten deines Teams. Genau diese Arbeit wolltest du eigentlich abgeben.

Warum ein Chatbot hier danebenliegt

ChatGPT schreibt die wahrscheinlichste Antwort auf deine Frage. Es geht nicht Schritt für Schritt alle Kombinationen durch. Diese Woche hatte 39 Plätze, die auf neun Personen zu verteilen waren, mit Ruhezeit, Vertragsstunden, Qualifikationen und einem Schlüssel als Bedingungen. Ein Dienstplan, der gut aussieht, ist dann schnell geschrieben. Ein Plan, der auch stimmt, verlangt, dass jede Regel für jede Kombination nachgerechnet wird.

Dazu kommt: ChatGPT weiß nur, was du hineinkopierst. Wer sich krankmeldet, wer eine Schicht tauscht oder wer nächste Woche Urlaub hat, tippst du jede Woche neu ein. Kopierst du Namen, Vertragsstunden und Urlaube in einen Chatbot, gibst du außerdem Personaldaten an einen externen Dienst weiter. Kläre vorher, was in deinem Betrieb dazu vereinbart ist, oder arbeite mit Vornamen oder Kürzeln.

Dienstplan mit KI erstellen: So holst du mehr heraus

Für einen ersten Entwurf spart dir ein Chatbot trotzdem Zeit, vor allem für eine Standardwoche, die du danach als Vorlage nutzt. Das hat in unserem Test den Unterschied gemacht:

• Schreib alles in deine Frage: jede Schicht mit Beginn und Ende und für jede Person die Vertragsstunden, was sie kann und an welchen Tagen sie nicht kann.

• Schreib die Regeln aus, auch die selbstverständlichen: elf Stunden Ruhezeit, keine überlappenden Schichten, wer abschließen darf.

• Erlaube, dass eine Schicht offen bleibt. Ohne diesen Satz bekamen wir keinen einzigen Dienstplan, mit diesem Satz drei.

• Bitte um eine Tabelle mit einer Zeile pro Funktion und Schicht. Dann siehst du direkt, welcher Platz an welchem Tag leer ist.

• Rechne selbst nach: die Ruhezeit nach jeder späten Schicht, die Stunden pro Person und ob jede Funktion besetzt ist. In zwei von drei Plänen stand, die Ruhezeit sei eingehalten, und trotzdem hatte dort jemand nach einer Schließschicht nur 7,5 Stunden.

Nutze das Ergebnis als Entwurf. Übertrag ihn in deinen eigenen Dienstplan oder in eine Schichtplan-Vorlage in Excel und prüf ihn dort. Was spezialisierte Dienstplanprogramme mit KI heute können und was nicht, liest du im Beitrag Dienstplan mit KI erstellen.

Der Unterschied zur automatischen Dienstplanung in Shiftbase

Die automatische Dienstplanung in Shiftbase arbeitet mit den Daten, die schon in Shiftbase stehen: den Schichten, die du brauchst, den Verfügbarkeiten deines Teams, Vertragsstunden, Qualifikationen und den Stundengrenzen aus deinen Einstellungen. Shiftbase füllt die Schichten dann in einem Durchgang, auf Wunsch für mehrere Abteilungen gleichzeitig.

Was sich nicht besetzen lässt, bleibt sichtbar. Du siehst für jede Person, warum sie nicht eingeplant wurde, und die übrigen Schichten stellst du als offene Schichten ein, die dein Team in der App übernehmen kann. Shiftbase veröffentlicht nie für dich: Du prüfst den Entwurf mit den Personalkosten daneben, änderst, was du anders willst, und veröffentlichst selbst. Planst du lieber von Hand, geht das wie gewohnt.

Bei WONDR Experience in Amsterdam sank der Aufwand für den Dienstplan von fünf Abteilungen so von zwei vollen Arbeitstagen auf zwei Stunden. Wie das mit mehreren Abteilungen und den Personalkosten im Blick funktioniert, siehst du auf der Seite zur automatischen Dienstplanung. Du kannst Shiftbase 14 Tage kostenlos testen, mit deinem eigenen Team und ohne Zahlungsdaten.