Tomingroep: Ein Meilenstein in Effizienz und Zeitersparnis von 30% bei der Zeiterfassung

Lerne Django Stoutenburg von Tomingroep kennen, einem Work-Learning-Unternehmen in der Region Almere, das sich auf die Entdeckung und Entwicklung der Talente von Menschen konzentriert, die weit vom Arbeitsmarkt entfernt sind. Dank Shiftbase, einem fortschrittlichen Tool zur Personalplanung, hat die Reinigungsabteilung 449 von Tomingroep seit Juli 2022 eine echte Transformation ihrer Planungs- und Arbeitsprozesse erlebt.

Vor Shiftbase: Ein Planungs-Dschungel

Die Reinigungsabteilung 449 stand vor einer gewaltigen Aufgabe: 90 Mitarbeitende effizient zu planen. Mit Excel-Tabellen als Hauptwerkzeug war der Prozess mühsam und fehleranfällig. Die Verwendung von Excel-Tabellen stellte verschiedene Herausforderungen dar, beispielsweise das Kopieren von Dienstplänen und das Überprüfen der geleisteten Arbeitsstunden. Darüber hinaus wurde die Terminplanung von nur einer Person durchgeführt, was den Prozess anfällig und zeitaufwändig machte.

Shiftbase: Der Game-Changer in der Mitarbeiterplanung

Django entdeckte Shiftbase: Ein Pilotprojekt bringt die Wende. Trotz geringer digitaler Erfahrung des Teams sorgte die Benutzerfreundlichkeit von Shiftbase für eine schnelle Eingewöhnung.

Shiftbase bot eine Lösung für die Fehleranfälligkeit von Excel, indem es die automatische Übertragung von Dienstplänen auf die nächste Woche ermöglichte. Django konnte ganz einfach Schichten per Drag-and-Drop verschieben und Mitarbeitenden Aufgaben und Dienstleistungen zuweisen. Darüber hinaus hat Shiftbase dazu beigetragen, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes transparenter zu machen und Verstöße gegen dieses Gesetz zu verhindern. „Wenn jemand in einer Woche 48 Stunden gearbeitet hat, ist das sofort im Dienstplan sichtbar. Dieser Mitarbeiter ist dann in der darauffolgenden Woche einen Tag weniger eingeplant“, sagt Django.

Für Mitarbeitende bringt die App Struktur und Übersicht. Jeder hat sein Konto, um seinen Dienstplan einzusehen und Urlaub zu beantragen. Der Urlaubsantrag geht an den Vorarbeiter, der sich den Dienstplan ansehen und den Antrag genehmigen kann, wenn er passt. „Shiftbase bietet die Möglichkeit, nach vorne zu blicken!“ sagt Django begeistert.

Nach Shiftbase: Eine Erfolgsgeschichte, die Zahlen spricht

• 20% Zeitersparnis bei Planung und Urlaubsregistrierung

• Zufriedenere Mitarbeitende, die selbst Urlaub beantragen können

• 30% Zeitersparnis bei der Zeiterfassung

• Weniger Anfragen zu Dienstplänen und Urlaub

• Vereinfachung der Genehmigungsprozesse für Vorarbeiter

• Verbesserte Transparenz und Kontrolle über Daten

• Dank der Zeitersparnis liegt der Fokus nun auf wichtigeren Aufgaben.

• Steigerung der Effizienz und Struktur innerhalb der Abteilung

• Bisher waren für die Personalplanung und Zeiterfassung 6 Personen erforderlich.

Jetzt müssen nur noch 4 Vorarbeiter Angelegenheiten auf der Grundlage der Übersicht in Shiftbase genehmigen.

„Der Einsatz von Shiftbase regt die Mitarbeiter dazu an, ihre Stunden zu überprüfen. Bei Fragen kann direkt auf das System zurückgegriffen und eine Lösung angeboten werden. Shiftbase hat die Art und Weise, wie wir unsere Personalplanung und Zeiterfassung verwalten, grundlegend verändert," erklärte Django.

Die Erfolgsgeschichte von Django und seinem Team ist ein eindrucksvoller Beweis für die Wirksamkeit und den Mehrwert von Shiftbase. Es zeigt, dass es mit den richtigen Tools möglich ist, die Effizienz zu steigern, Zeit zu sparen und die Transparenz und Struktur innerhalb einer Organisation zu verbessern.

Wie Django treffend zusammenfasst:
„Shiftbase bietet die Möglichkeit, nach vorne zu blicken!“

Mit Shiftbase konnte Tomingroep nicht nur in die Zukunft blicken, sondern sie auch gestalten.