Abwesenheitsquote berechnen

Die Abwesenheitsquote zeigt, welcher Anteil der geplanten Arbeitszeit ausfällt, durch Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten. In der Personalplanung heißt sie oft Ausfallquote: Mit ihr rechnest du aus, wie viele Leute du einstellen musst, damit an jedem Tag genug da sind. Hier stehen die Formeln, ein Rechenbeispiel für ein Team, der Unterschied zu Fehlzeiten- und Krankenquote und wie du die Quote für die Planung nutzt.

Was ist die Abwesenheitsquote?

Die Abwesenheitsquote ist der Anteil der Abwesenheitstage an den Sollarbeitstagen. Sie zählt alle Gründe, aus denen jemand an einem geplanten Arbeitstag nicht arbeitet: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Fortbildung und unentschuldigtes Fehlen. Mitarbeitende in Elternzeit oder mit ruhendem Arbeitsverhältnis zählt man meist gar nicht mit, weil für sie keine Sollarbeitstage anfallen.

Abwesenheitsquote berechnen: die Formel

Abwesenheitsquote = Abwesenheitstage ÷ Sollarbeitstage × 100
Ein Team hat im Monat 1.000 geplante Arbeitstage. 80 davon fallen durch Krankheit, Urlaub oder andere Gründe aus. 80 ÷ 1.000 × 100 = 8 %.

Für Teilzeitkräfte und Schichtbetriebe rechnest du besser mit Stunden statt Tagen: Ausfallstunden ÷ Sollstunden × 100. So zählt ein ausgefallener Vierstundendienst nicht genauso viel wie ein Achtstundendienst.

Gesamte und ungeplante Abwesenheitsquote

Ob Urlaub mitgezählt wird, verändert die Zahl stark. Deshalb lohnt es sich, zwei Quoten zu führen:

Gesamte Abwesenheitsquote: alle Abwesenheiten einschließlich Urlaub. Sie ist die Grundlage für die Personalbedarfsplanung. Bei 30 Urlaubstagen und rund 15 Krankheitstagen auf 253 Arbeitstage liegt sie bei etwa 18 %.

Ungeplante Abwesenheitsquote: nur Abwesenheiten, die nicht vorher feststanden, vor allem Krankheit und unentschuldigtes Fehlen. Sie zeigt, wie oft der Dienstplan kurzfristig umgeworfen wird. Für diese Quote gelten die Richtwerte, die man aus dem Krankenstand kennt: einige Prozent sind normal, deutlich mehr ist ein Anlass, nach Ursachen zu suchen.

Abwesenheitsquote, Fehlzeitenquote, Krankenquote

Mehr zu den anderen beiden Kennzahlen unter Fehlzeitenquote und Krankheitsquote. Wie oft jemand fehlt statt wie lange, misst der Bradford-Faktor.

Ausfallquote: Personalbedarf richtig planen

In der Personalplanung heißt die gesamte Abwesenheitsquote oft Ausfallquote. Mit ihr rechnest du vom Bedarf an einem Tag auf die Zahl der Leute, die du dafür brauchst:

Bruttopersonalbedarf = Nettopersonalbedarf ÷ (1 − Ausfallquote)
Brauchst du jeden Tag zehn Vollzeitkräfte vor Ort und liegt die Ausfallquote bei 18 %, sind das 10 ÷ 0,82 = 12,2 Vollzeitkräfte im Team. Wer mit zehn plant, ist an fast jedem fünften Tag unterbesetzt. Wie man Köpfe in Vollzeitkräfte umrechnet, zeigt der FTE-Rechner. Mehr zur Planung unter Personalplanung.

Urlaubsquote und Anwesenheitsquote

Urlaubsquote = Urlaubstage ÷ Sollarbeitstage × 100. Bei 30 Urlaubstagen und 253 Arbeitstagen sind das 11,9 %. Der Urlaub ist damit meist der größte Teil der Abwesenheit, aber der planbarste. Wie viel Urlaub jemandem zusteht, rechnet der Urlaubsrechner aus.

Anwesenheitsquote = 100 % − Abwesenheitsquote. Bei 18 % Abwesenheit liegt die Anwesenheitsquote bei 82 %. Die beiden Zahlen sagen dasselbe, nur von der anderen Seite.

Beispiel: Abwesenheitsquote für ein Team berechnen

Ein Restaurant hat zwölf Vollzeitkräfte mit je 253 Arbeitstagen im Jahr, zusammen 3.036 Sollarbeitstage. Im Jahr fallen 360 Urlaubstage, 170 Krankheitstage und 20 Tage Sonderurlaub an, zusammen 550 Tage.

Was in die Berechnung gehört

• Sollarbeitstage nach Arbeitszeitmodell, Wochenenden und Feiertage nicht mitgezählt
• Teilzeit über Stunden oder Vollzeitäquivalente einrechnen
• Elternzeit und ruhende Arbeitsverhältnisse ausnehmen
• Zeitraum festlegen, am besten rollierend über zwölf Monate, damit Saisonspitzen sich ausgleichen
• Getrennt nach Standort, Abteilung oder Funktion auswerten, um Muster zu sehen

Kosten der Abwesenheit

Ungeplante Abwesenheit kostet mehr als den Lohn, der in der Lohnfortzahlung weiterläuft. Dazu kommen Überstunden oder Aushilfen für die Vertretung, Zeit für das Umplanen und Qualität, die leidet, wenn ein Team dauerhaft zu dünn besetzt ist. Geplante Abwesenheit wie Urlaub kostet dagegen kaum etwas extra, wenn sie im Personalbedarf eingerechnet ist.

Ursachen hoher Abwesenheit und was hilft

Steigt die ungeplante Abwesenheit, liegt es oft an Dingen, die der Betrieb beeinflussen kann: kurzfristige Planänderungen, zu viele Überstunden, wenig Ruhe zwischen den Schichten, unklare Urlaubsplanung oder Konflikte im Team. Was hilft:

• Dienstpläne früh veröffentlichen und kurzfristige Änderungen vermeiden
• Urlaub mit Vertretung planen, damit niemand für Kollegen einspringen muss
• Überstunden im Blick behalten und ausgleichen
• Nach längerer Krankheit ein Gespräch und bei Bedarf ein Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 SGB IX)
• Muster auswerten: bestimmte Wochentage, Abteilungen oder Schichten

Mehr zu den Ursachen unter Fehlzeiten und Absentismus.

Abwesenheiten erfassen und auswerten mit Shiftbase

In Shiftbase stehen Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten im selben Dienstplan wie die Schichten. Gibst du einen Urlaubsantrag frei, ändert sich der Dienstplan mit, und die Urlaubskonten berechnen sich aus dem Vertrag neu. Der Abwesenheitsbericht zeigt die Abwesenheiten pro Zeitraum und Abteilung, zum Drucken oder Exportieren. Daraus ergeben sich die Tage für die Formel. Mehr dazu unter Abwesenheitsmanagement und Berichte.