Unvorhersehbare Krankmeldungen, saisonale Belastungsspitzen oder chronische Überlastung – all das führt in vielen Betrieben zu erheblichen Personalengpässen. Wer seine Abwesenheitsquote berechnen kann, erkennt frühzeitig problematische Muster, vermeidet Kostenfallen und sichert die Einsatzfähigkeit seiner Teams – ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder in der Produktion.
Was ist die Abwesenheitsquote?
Die Abwesenheitsquote zeigt, wie hoch der Anteil der ausgefallenen Arbeitstage im Vergleich zu den geplanten Arbeitstagen (Sollarbeitstagen) ist. Sie dient HR, Management und Controlling als wichtige Kennzahl, um Fehlzeiten, Gesundheitsrisiken und organisatorische Schwächen frühzeitig zu erkennen.
Unterschiede zur Krankenquote
Die Abwesenheitsquote umfasst alle Arten von Abwesenheiten: Krankheit, unbezahlter Urlaub, Bildungszeit, Elternzeit oder unentschuldigtes Fehlen. Die Krankenquote betrachtet hingegen nur krankheitsbedingte Ausfälle. Beide Kennzahlen ergänzen sich: Während die Krankenquote auf gesundheitliche Ursachen fokussiert, beschreibt die Abwesenheitsquote die gesamte betriebliche Abwesenheitsstruktur.
Abwesenheitsquote berechnen: Die Formel
Standardformel: Abwesenheitsquote = (Abwesenheitstage / Sollarbeitstage) × 100
Beispiel: Ein Team hat im Monat 1.000 geplante Arbeitstage. 80 davon entfallen durch Krankheit, Urlaub oder andere Gründe. (80 ÷ 1.000) × 100 = 8 %.
--> Erweiterte Berechnungsvarianten
- Stundenbasiert: Abwesenheitsquote = (Ausfallstunden / Sollstunden) × 100 – geeignet für Teilzeitkräfte oder Schichtbetriebe.
- FTE-bereinigt: Berücksichtigt die Vollzeitäquivalente (Full-Time-Equivalents), um die Quote zwischen Abteilungen vergleichbar zu machen.
- Rollierende Berechnung: Durchschnitt über 12 Monate, um saisonale Schwankungen auszugleichen.
- Planned vs. Unplanned: Trennung zwischen genehmigten (z. B. Urlaub) und ungeplanten (z. B. Krankheit) Abwesenheiten liefert präzisere Analysen.
Methodik & Abgrenzungen
- Nur Mitarbeitende mit aktiven Arbeitsverträgen einbeziehen (keine Azubis, Ruheständler, Externe).
- Sollarbeitstage nach Tarif, Kalender oder Arbeitszeitmodell definieren (z. B. 260 Tage/Jahr bei 5‑Tage‑Woche).
- Abwesenheitstage vollständig zählen (auch Teilzeitausfälle proportional berücksichtigen).
- Feiertage und Wochenenden ausschließen, sofern sie keine regulären Arbeitstage darstellen.
- Analysen getrennt nach Standort, Funktion oder Altersgruppe durchführen, um Muster zu erkennen.
Interpretation der Ergebnisse
- 0–3 %: Geringe Quote – gutes Gesundheitsmanagement, stabile Personalstruktur.
- 4–7 %: Normalbereich – regelmäßige Prävention und Kontrolle empfehlenswert.
- > 8 %: Kritisch – Ursachenanalyse erforderlich (Arbeitsbelastung, Führung, Arbeitsklima).
Bei dauerhaft hohen Quoten empfiehlt sich die Einleitung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) gemäß § 167 SGB IX.
Kosten der Abwesenheit
Fehlzeiten verursachen direkte und indirekte Kosten. Neben Lohnfortzahlung entstehen Produktivitätsverluste, Ersatzaufwand und Qualitätseinbußen.
| Kostenart | Beschreibung | Schätzwert |
|---|---|---|
| Lohnfortzahlung | Bezahlte, aber nicht geleistete Arbeitszeit | 100 % |
| Produktivitätsverlust | Verzögerungen, Qualitätsminderung, Opportunitätskosten | 20–40 % |
| Vertretungskosten | Überstunden oder Zeitarbeit | 10–25 % |
| Verwaltungsaufwand | Planungsanpassungen, HR‑Bearbeitung | 5–10 % |
Benchmark-Überblick
Die ideale Quote ist branchenabhängig. Werte variieren nach Arbeitszeitmodell, Altersstruktur und Saison.
| Branche | Durchschnitt | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Einzelhandel | 3–6 % | Saisonale Spitzen, Fluktuation |
| Gastronomie | 4–8 % | Wochenendarbeit, Saisonabhängigkeit |
| Produktion | 2–5 % | Schichtsystem, Maschinenabhängigkeit |
| Gesundheitswesen | 7–12 % | Hoher Krankenstand, Stressbelastung |
Ursachen und Prävention
- Unklare Dienstplanung oder kurzfristige Schichtänderungen
- Zu hohe Arbeitsbelastung und Überstunden
- Mangelnde Kommunikation zwischen Führung und Team
- Fehlende Gesundheitsprävention und ergonomische Maßnahmen
- Geringe Arbeitszufriedenheit und fehlende Entwicklungsperspektiven
Maßnahmen zur Senkung der Abwesenheitsquote
--> Praktische HR-Maßnahmen
- Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle (z. B. Gleitzeit, 4‑Tage‑Woche)
- Implementierung eines strukturierten Gesundheitsmanagements
- Transparente Urlaubsplanung mit Vertreterregelungen
- Regelmäßige Mitarbeitergespräche und Feedbackzyklen
- Analyse wiederkehrender Ausfallmuster und Frühwarnsysteme
--> Digitale Unterstützung mit Shiftbase
- Zeiterfassung per App & Terminal
- Dienstpläne per Drag & Drop erstellen
- Automatisierte Urlaubsgenehmigungen
- Echtzeitstatistiken und Abwesenheitsanalysen
- Prognose zukünftiger Ausfallquoten auf Basis historischer Daten
- Automatisches Ansammeln von Urlaubsstunden
- Einfacher Urlaubsantrag
- Urlaubserfassungen in der Planung sichtbar
