Fehlzeiten in der Personalplanung vermeiden

Fehlzeiten gehören in vielen Unternehmen zu den größten Planungs- und Kostenrisiken. Kurzfristige Ausfälle bringen Dienstpläne durcheinander, erhöhen den Druck auf verbleibende Mitarbeitende und erschweren die Einhaltung von Arbeitszeit- und Tarifvorgaben. Für Arbeitgeber und HR-Verantwortliche ist es deshalb entscheidend, Fehlzeiten systematisch zu erfassen, auszuwerten und wirksam zu reduzieren.

Wann spricht man von Fehlzeiten?

Fehlzeiten bezeichnen ungeplante oder unerwartete Abwesenheiten von Mitarbeitenden, bei denen die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung nicht erbracht wird.

Typische Beispiele:

• Krankheitsbedingte Ausfälle
• Kurzfristiges unentschuldigtes Fehlen
• Abwesenheit ohne vorherige Genehmigung

Was zählt nicht als Fehlzeit?

Nicht jede Abwesenheit ist automatisch eine Fehlzeit. Dazu zählen planbare oder genehmigte Abwesenheiten, wie:

• Urlaub
• Elternzeit
• Genehmigte Fortbildungen
• Gesetzliche Freistellungen

➡️ Für HR ist diese Abgrenzung entscheidend, um Fehlzeiten korrekt zu bewerten.

Typische Ursachen von Fehlzeiten

--> Personenbezogene Ursachen

• Erkrankungen (physisch oder psychisch)
• Erschöpfung und Überlastung
• Private oder familiäre Gründe

--> Betriebliche Ursachen

• Ungünstige oder wechselnde Dienstpläne
• Hohe Arbeitsintensität oder Personalmangel
• Fehlende Pausen oder Erholungszeiten
• Geringe Planbarkeit der Arbeitszeiten

--> Branchenbezogene Besonderheiten

In Branchen mit Schichtarbeit, Wochenendarbeit oder saisonalen Spitzen treten Fehlzeiten häufig häufiger auf. Unvorhersehbare Belastungen erhöhen das Risiko kurzfristiger Ausfälle.

Arten von Fehlzeiten im Überblick

Kurzfristige Fehlzeiten

• Krankmeldungen (einzelne Tage)
• Unentschuldigtes Fehlen
• Spontane Ausfälle

➡️ Besonders problematisch für die kurzfristige Dienstplanung.

Langfristige Fehlzeiten

• Längere Erkrankungen
• Rehabilitationsmaßnahmen
• Wiedereingliederungsphasen

➡️ Erfordern frühzeitige Planung und klare Vertretungsregelungen.

Fehlzeitenquote berechnen und bewerten

Wie wird die Fehlzeitenquote berechnet?

Kurze Interpretation der Krankheitsquote

--> Wann ist der Wert auffällig?
Eine Krankheitsquote wird dann auffällig, wenn sie dauerhaft über dem eigenen Unternehmensdurchschnitt liegt, stark ansteigt oder sich deutlich von vergleichbaren Zeiträumen unterscheidet. Einzelne Spitzen sind weniger relevant als wiederkehrende Muster.

--> Was können Arbeitgeber tun?
Arbeitgeber sollten Ursachen analysieren, Arbeitsbelastung und Dienstpläne überprüfen und präventive Maßnahmen ergreifen. Transparente Arbeitszeiten, ausreichende Erholungsphasen und eine strukturierte Auswertung der Fehlzeiten helfen, krankheitsbedingte Ausfälle nachhaltig zu reduzieren.

Was ist eine „normale“ Fehlzeitenquote?

Eine pauschale Zielquote gibt es nicht. Sie hängt ab von:

• Branche
• Arbeitsbedingungen
• Altersstruktur
• Organisationsform

➡️ Sinnvoller als Vergleiche mit externen Zahlen ist der interne Zeitvergleich.

Rechtlicher Rahmen für Arbeitgeber in Deutschland

Entgeltfortzahlung & Meldepflichten

• Mitarbeitende müssen eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden
• Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht bis zu 6 Wochen
• Arbeitgeber dürfen Nachweise anfordern (z. B. AU-Bescheinigung)

Arbeitszeitgesetz & Fürsorgepflicht

Arbeitgeber sind verpflichtet:

• Überlastung zu vermeiden
• Arbeitszeiten gesetzeskonform zu gestalten
• Pausen und Ruhezeiten einzuhalten

Tarifverträge & Betriebsvereinbarungen

Je nach Branche gelten zusätzliche Regelungen, etwa zu:

• Krankmeldungen
• Schichttausch
• Sonderfreistellungen

Auswirkungen von Fehlzeiten auf Unternehmen

Operative Folgen

• Kurzfristige Dienstplanänderungen
• Überstunden für andere Mitarbeitende
• Engpässe in Stoßzeiten

Wirtschaftliche Folgen

• Kosten durch Entgeltfortzahlung
• Einsatz von Ersatzpersonal
• Sinkende Produktivität
• Erhöhtes Fluktuationsrisiko

Fehlzeiten nachhaltig reduzieren – bewährte Maßnahmen

Präventive Maßnahmen

• Faire und planbare Dienstpläne
• Ausreichende Pausen
• Transparente Arbeitszeiten
• Frühzeitige Kommunikation bei Engpässen

Operative Maßnahmen

• Klare Prozesse für Krankmeldungen
• Regelmäßige Auswertung von Fehlzeiten
• Gespräche bei auffälligen Mustern

Digitale Unterstützung

Mit Softwarelösungen wie Shiftbase lassen sich:

• Fehlzeiten strukturiert erfassen
• Abwesenheiten zentral verwalten
• Dienstpläne flexibel anpassen
• Auswertungen für HR und Führungskräfte erstellen

➡️ Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht Planungssicherheit.

Fehlzeiten im Griff behalten – typischer HR-Workflow

• Fehlzeit erfassen
• Art und Dauer dokumentieren
• Muster erkennen
• Maßnahmen ableiten
• Dienstplanung anpassen

Digitale Systeme helfen, diesen Prozess einheitlich und transparent umzusetzen.

Fazit

Fehlzeiten lassen sich nicht vollständig vermeiden, aber systematisch steuern. Klare Prozesse, faire Arbeitsbedingungen und digitale Unterstützung helfen Arbeitgebern, Ausfälle frühzeitig zu erkennen und ihre Personalplanung stabil zu halten.