Fehlzeiten gehören zu den größten Planungs- und Kostenrisiken in Unternehmen. Kurzfristige Ausfälle bringen Dienstpläne durcheinander, erhöhen den Druck auf das Team und erschweren die Einhaltung von Arbeitszeit- und Tarifvorgaben. Als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlicher brauchst du deshalb klare Prozesse, um Fehlzeiten systematisch zu erfassen, zu verstehen und wirksam zu reduzieren. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie das geht.
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- Fehlzeiten = ungeplante Abwesenheiten (nicht Urlaub, nicht Feiertage)
- Häufigste Ursachen: Krankheit, Überlastung, Motivation, private Gründe
- Formel Fehlzeitenquote: (Fehlzeiten in Tagen / Sollarbeitstage) x 100
- Durchschnitt Deutschland: ca. 15 Fehltage pro Arbeitnehmer pro Jahr (BAuA)
- Nachhaltig senken: faire Dienstpläne, BGM, Fehlzeitengespräche, digitale Erfassung
Wann spricht man von Fehlzeiten?
Fehlzeiten bezeichnen ungeplante oder unerwartete Abwesenheiten von Mitarbeitenden, bei denen die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung nicht erbracht wird.
Typische Beispiele:
- Krankheitsbedingte Ausfälle
- Kurzfristiges unentschuldigtes Fehlen
- Abwesenheit ohne vorherige Genehmigung
Was zählt nicht als Fehlzeit?
Nicht jede Abwesenheit ist automatisch eine Fehlzeit. Dazu zählen planbare oder genehmigte Abwesenheiten, wie:
- Urlaub
- Elternzeit
- Genehmigte Fortbildungen
- Gesetzliche Freistellungen
➡️ Für HR ist diese Abgrenzung entscheidend, um Fehlzeiten korrekt zu bewerten.
Typische Ursachen von Fehlzeiten
--> Personenbezogene Ursachen
- Erkrankungen (physisch oder psychisch)
- Erschöpfung und Überlastung
- Private oder familiäre Gründe
--> Betriebliche Ursachen
- Ungünstige oder wechselnde Dienstpläne
- Hohe Arbeitsintensität oder Personalmangel
- Fehlende Pausen oder Erholungszeiten
- Geringe Planbarkeit der Arbeitszeiten
--> Branchenbezogene Besonderheiten
In Branchen mit Schichtarbeit, Wochenendarbeit oder saisonalen Spitzen treten Fehlzeiten häufig häufiger auf. Unvorhersehbare Belastungen erhöhen das Risiko kurzfristiger Ausfälle.
Arten von Fehlzeiten im Überblick
Kurzfristige Fehlzeiten
- Krankmeldungen (einzelne Tage)
- Unentschuldigtes Fehlen
- Spontane Ausfälle
➡️ Besonders problematisch für die kurzfristige Dienstplanung.
Langfristige Fehlzeiten
- Längere Erkrankungen
- Rehabilitationsmaßnahmen
- Wiedereingliederungsphasen
➡️ Erfordern frühzeitige Planung und klare Vertretungsregelungen.
Fehlzeitenquote berechnen: Formel und Beispiel
Die Formel
Fehlzeitenquote (%) = (Fehlzeiten in Arbeitstagen / Sollarbeitstage gesamt) x 100
Wichtig: Verwende Arbeitstage (Montag bis Freitag), keine Kalendertage.
Rechenbeispiel Schritt für Schritt
Ausgangssituation:
- 20 Mitarbeitende
- Betrachtungszeitraum: 1 Monat (22 Sollarbeitstage)
- Fehlzeiten gesamt im Monat: 44 Arbeitstage
Berechnung:
- Gesamte Sollarbeitstage: 20 x 22 = 440 Tage
- Fehlzeitenquote: (44 / 440) x 100 = 10 %
Das bedeutet: An einem durchschnittlichen Arbeitstag fehlt jede zehnte Arbeitskraft.
Kosten von Fehlzeiten für Unternehmen
Direkte Kosten: Entgeltfortzahlung
Als Arbeitgeber trägst du die Lohnkosten für erkrankte Mitarbeitende in den ersten sechs Wochen vollständig selbst. Bei einem Durchschnittsgehalt von 40.000 Euro pro Jahr entspricht das rund 120 bis 150 Euro pro Fehltag (inkl. Sozialversicherungsbeiträgen).
Für ein Team von 20 Personen mit einer Fehlzeitenquote von 5 % entstehen so jährlich Kosten von ca. 26.000 bis 33.000 Euro allein durch Entgeltfortzahlung.
Der volkswirtschaftliche Schaden durch Fehlzeiten in Deutschland lag laut BAuA zuletzt bei über 150 Milliarden Euro pro Jahr.
Indirekte Kosten: Produktivitätsverlust und Fluktuation
Neben den direkten Kosten entstehen oft unterschätzte Folgekosten:
- Mehrarbeit und Überstunden der verbleibenden Kolleginnen und Kollegen
- Kosten für Zeitarbeit oder Vertretungspersonal
- Sinkende Qualität und Kundenzufriedenheit durch Unterbesetzung
- Erhöhtes Fluktuationsrisiko bei dauerhaft überlasteten Teams
Rechtlicher Rahmen für Arbeitgeber in Deutschland
Meldepflicht und Nachweispflicht (AU-Bescheinigung / eAU)
Mitarbeitende sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden und voraussichtliche Dauer anzugeben. Spätestens ab dem vierten Krankheitstag (in manchen Unternehmen ab dem ersten Tag, wenn so vereinbart) muss eine ärztliche AU-Bescheinigung vorliegen.
Seit Januar 2023 läuft die Meldung digital über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Ärzte übermitteln die AU direkt an die Krankenkasse, Arbeitgeber rufen sie elektronisch ab. Als Arbeitgeber musst du die eAU aktiv abrufen.
Entgeltfortzahlung: die 6-Wochen-Regel
Mitarbeitende haben nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) Anspruch auf Lohnfortzahlung für bis zu sechs Wochen pro Erkrankung. Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld in Höhe von 70 % des Bruttogehalts.
Wichtig: Handelt es sich um eine Fortsetzungserkrankung, also das Wiederaufflammen der gleichen Krankheit, prüfe, ob der neue Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht oder ob er auf die Vorerkrankung angerechnet wird.
Was gilt bei unentschuldigtem Fehlen?
Kommt ein Mitarbeitender ohne Ankündigung nicht zur Arbeit und meldet sich nicht, verletzt er seine vertraglichen Pflichten. Die arbeitsrechtlichen Konsequenzen sind abgestuft:
- Mündliche Ermahnung beim ersten Vorfall
- Schriftliche Abmahnung, in der Regel bereits beim ersten Mal
- Verhaltensbedingte Kündigung bei Wiederholung nach Abmahnung
- In schweren Fällen auch fristlose Kündigung möglich
Vermutest du, dass eine Krankmeldung vorgetäuscht ist (z. B. immer montags, immer vor Brückentagen), kannst du als Arbeitgeber bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU-Bescheinigung anfordern.
Fehlzeiten reduzieren: 7 bewährte Maßnahmen
1. Faire, planbare Dienstpläne erstellen
Unregelmäßige Schichten und kurzfristige Dienstplanänderungen sind einer der stärksten Treiber für Überlastung. Gib deinen Mitarbeitenden Planbarkeit: Veröffentliche Dienstpläne frühzeitig, berücksichtige Wünsche und sorge für ausreichende Ruhezeiten zwischen Schichten. Tools wie der Dienstplaner von Shiftbase helfen dabei, Schichten fair zu verteilen und Engpässe früh zu erkennen.
2. Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) einführen
BGM umfasst alle Maßnahmen, die die Gesundheit deiner Belegschaft langfristig fördern: ergonomische Arbeitsplätze, Sport- und Bewegungsangebote, gesunde Ernährung am Arbeitsplatz, psychologische Beratung und Stressmanagement-Workshops. Unternehmen mit aktivem BGM verzeichnen nachweislich niedrigere Krankenstände.
3. Fehlzeitengespräche und Rückkehrgespräche führen
Nach Rückkehr aus einer längeren Abwesenheit solltest du ein kurzes, wertschätzendes Gespräch führen. Das Rückkehrgespräch signalisiert: "Dein Fehlen wurde wahrgenommen, du bist willkommen." Es ist kein Verhör, sondern ein Gesprächsangebot. Bei wiederkehrenden Kurzerkrankungen eines Mitarbeitenden empfiehlt sich ein strukturiertes Fehlzeitengespräch, um mögliche Ursachen gemeinsam zu besprechen.
4. Arbeitsbelastung regelmäßig prüfen
Führe regelmäßige Mitarbeitergespräche und anonyme Befragungen durch, um Überlastungssignale frühzeitig zu erkennen. Eine hohe Fehlzeitenquote in einer Abteilung ist oft ein Hinweis auf Führungsprobleme oder strukturelle Überlastung, nicht auf mangelnde Disziplin einzelner Personen.
5. Wiedereingliederung strukturiert begleiten
Nach langen Erkrankungen (mehr als sechs Wochen) besteht die Pflicht zur Prüfung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Nutze diese Chance: Plane schrittweise Belastungssteigerungen, kläre Anpassungsbedarf am Arbeitsplatz und halte regelmäßige Check-ins ab. Eine gute Wiedereingliederung reduziert das Risiko erneuter Langzeitausfälle erheblich.
6. Fehlzeiten systematisch erfassen und auswerten
Du kannst nur steuern, was du misst. Erfasse Fehlzeiten differenziert nach Art, Dauer und Abteilung. Suche nach Mustern: Gibt es saisonale Spitzen? Bestimmte Teams mit auffällig hohen Quoten? Einzelpersonen mit gehäuften Kurzerkrankungen? Diese Daten sind die Grundlage für gezielte Maßnahmen.
7. Digitale Tools für Abwesenheitsmanagement nutzen
Papier-Formulare und Excel-Tabellen kosten Zeit und erzeugen Fehler. Mit einer digitalen Lösung wie Shiftbase erfasst du Abwesenheiten in Echtzeit, erkennst Muster automatisch und kannst Dienstpläne flexibel anpassen. HR und Führungskräfte haben immer eine aktuelle Übersicht, ohne manuell nachfragen zu müssen.
Fehlzeiten im Griff behalten – typischer HR-Workflow
Mit Shiftbase verwaltest du Fehlzeiten, Abwesenheitsanträge und Dienstpläne an einem zentralen Ort. Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten direkt über die App, du genehmigst sie mit einem Klick und der Dienstplan passt sich automatisch an. Auswertungen für HR und Führungskräfte stehen jederzeit bereit, ohne manuellen Aufwand.
Das reduziert nicht nur administrativen Stress, sondern gibt dir auch die Datenbasis, um Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Shiftbase 14 Tage kostenlos testen | Demo buchen
Häufig gestellte Fragen
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Abwesenheit ist der Oberbegriff für jede Zeit, in der ein Mitarbeitender nicht am Arbeitsplatz ist. Fehlzeiten sind der ungeplante, nicht genehmigte Teil davon: Krankheit, unentschuldigtes Fehlen oder unvorhergesehene Ausfälle. Genehmigter Urlaub, Feiertage und Fortbildungen zählen nicht zu den Fehlzeiten.
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Teile die Gesamtzahl der Fehltage durch die Gesamtzahl der Sollarbeitstage und multipliziere das Ergebnis mit 100. Beispiel: 44 Fehltage bei 440 Sollarbeitstagen = 10 % Fehlzeitenquote. Verwende dabei Arbeitstage, keine Kalendertage.
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Der Bundesdurchschnitt liegt bei rund 5,8 % bzw. ca. 15 Arbeitstagen pro Beschäftigten pro Jahr (Quelle: BAuA). Je nach Branche, Schichtbetrieb und Altersstruktur kann der Wert erheblich abweichen. Aussagekräftiger als der externe Vergleich ist der interne Zeitvergleich in deinem eigenen Unternehmen.
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Fehlzeiten werden problematisch, wenn sie dauerhaft über dem eigenen Unternehmensdurchschnitt liegen, stark ansteigen, sich auf bestimmte Abteilungen konzentrieren oder immer wieder zu Engpässen und Mehrarbeit für andere Kolleginnen und Kollegen führen. Einzelne Spitzen sind weniger relevant als wiederkehrende Muster.
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Ja. Eine nachvollziehbare Dokumentation ist aus organisatorischen und rechtlichen Gründen wichtig, unter anderem für die Überprüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs, mögliche arbeitsrechtliche Maßnahmen und die Analyse von Fehlzeitenmustern. Digitale Abwesenheitsverwaltungen wie Shiftbase erleichtern diese Dokumentation erheblich.
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Zunächst solltest du überprüfen, ob die Krankmeldungen einem auffälligen Muster folgen (z. B. immer montags oder vor Feiertagen). Du hast das Recht, bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU-Bescheinigung anzufordern. Führe dann ein vertrauensvolles Fehlzeitengespräch, um mögliche betriebliche Ursachen zu identifizieren. Im Wiederholungsfall sind eine Abmahnung und bei weiterer Pflichtverletzung auch eine verhaltensbedingte Kündigung möglich.
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Absentismus bezeichnet Fehlzeiten, die nicht auf eine echte Erkrankung zurückzuführen sind, sondern auf Demotivation, Unzufriedenheit oder ein belastendes Arbeitsklima. Im Gegensatz zu echter Krankheit lässt sich Absentismus durch bessere Führung, Wertschätzung und Arbeitsgestaltung direkt beeinflussen.
