Was bedeutet Zeitmessung?
Der Begriff Zeiterfassung wird in der Arbeitswelt verwendet, um Prozesse zu bezeichnen, die erfassen, wie lange und wann ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Es kann beispielsweise verwendet werden, um die Anzahl der Stunden zu erfassen, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum arbeitet. Der Zweck der Zeiterfassung besteht in der Regel entweder darin, Daten für die Lohnbuchhaltung zu sammeln oder zu verfolgen, wie lange Mitarbeiter an bestimmten Projekten gearbeitet haben.
Zeiterfassung kann viele verschiedene Formen annehmen. Einige Unternehmen entscheiden sich für eine manuelle Zeiterfassung, während andere in automatisierte Systeme investiert haben. Bei der manuellen Zeiterfassung füllen die Mitarbeiter ihre eigenen Stundenzettel aus oder verwenden Lochkarten, um den Beginn und das Ende ihres Arbeitstages zu erfassen. Automatisierte Systeme verwenden Computer, Tablets oder andere Geräte, um zu verfolgen, wann ein Mitarbeiter seine Schicht beginnt und beendet.
Die manuelle Zeiterfassung kann für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden, darunter Urlaubsanträge, Stundenzettel, Überstundenerfassung oder Projektstundenzettel. Automatisierte Systeme können Softwareprogramme wie Fingerabdruckscanner verwenden, um die Stunden der Mitarbeiter genau zu verfolgen und detailliertere Daten in der Gehaltsabrechnung bereitzustellen.
Unabhängig von der Form der Zeiterfassung ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass die Arbeitnehmerrechte in Bezug auf die Arbeitszeit eingehalten werden. Arbeitgeber sollten bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems auch mögliche gesetzliche Verpflichtungen oder Vorschriften berücksichtigen.
Warum ist eine Zeiterfassung wichtig?
Um gesetzeskonform zu bleiben, liegt es im besten Interesse beider Parteien, sorgfältig Aufzeichnungen über die tatsächliche Arbeit des Mitarbeiters zu führen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber nicht nur seiner Fürsorgepflicht nachkommen, sondern auch wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, ob seine Vorgesetztenrechte vom Arbeitnehmer respektiert werden.
Die korrekte Erfassung der Ist-Arbeitszeit hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, den Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten.
- Arbeitgeber können ganz einfach feststellen, ob sie die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten einhalten.
- Mit einer effektiven Zeiterfassung werden Arbeitgeber darauf aufmerksam gemacht, wann Handlungsbedarf besteht und wann ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen ist.
- Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, sich zu vergewissern, dass ihr Lohn korrekt aus den erfassten Arbeitsstunden ermittelt wird und dass ihre Überstunden von ihrem Arbeitgeber korrekt erfasst werden.
Ist Zeiterfassung Pflicht? Die aktuelle Rechtslage
Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist deutlich geworden, dass Unternehmen die Arbeitszeit lückenlos und lückenlos dokumentieren müssen. Der Gesetzgeber arbeitet derzeit daran, dies in entsprechende Regelungen umzusetzen. Dennoch müssen Unternehmen nicht nur adäquate Systeme zur Zeiterfassung bereitstellen, sondern auch deren korrekte Nutzung garantieren.
Wie wir in vielen Branchen sehen, sind Stempeluhren ein weit verbreitetes Mittel zur Arbeitszeiterfassung. Ob aber auch Vorgesetzte und Vorgesetzte ihre Arbeitszeiten erfassen müssen, ist noch ungeklärt. In Deutschland gibt es noch keinen einheitlichen Rechtsstandard für die Zeiterfassung. Dennoch werden derzeit Schritte unternommen, um eine landesweite Regelung zu entwickeln.
Das Arbeitszeitgesetz in Deutschland schreibt bereits vor, dass alle Überstunden, die die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden überschreiten, erfasst werden müssen. Auch Sonntagsarbeit und Nachtarbeit waren vor dem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts zu erfassen. Diese Zeiten sind aber nicht so einfach von der restlichen bezahlten Arbeitszeit abzugrenzen bzw. zu trennen.
Unternehmen müssen zügig ein System zur Arbeitszeiterfassung implementieren, auch wenn sich das Bundesarbeitsministerium noch im Gesetzgebungsprozess befindet.
Kurz erklärt: Das EuGH-Urteil
Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil gefällt, das alle Unternehmen innerhalb Europas auffordert, Arbeitszeiten zugänglich, genau und überprüfbar zu dokumentieren. Dieses Urteil wird von der bestehenden deutschen Gesetzgebung zu diesem Thema nicht erfüllt; daher muss es zu gegebener Zeit überarbeitet werden. Indem die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter auf diese Weise erfasst werden, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Praktiken den EuGH-Standards entsprechen.
Dieser Schutz soll sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht ausgebeutet werden und die angemessene Vergütung für ihre Arbeit erhalten. Unternehmen werden nicht mehr in der Lage sein, Arbeitnehmer auszunutzen, und alle können sicher sein, dass der Gerechtigkeit Genüge getan wurde.
Die Arbeitszeiterfassung hält nicht nur den Arbeitgeber in die Pflicht, sondern gewährt den Arbeitnehmern auch ein gewisses Maß an Kontrolle. Wenn Mitarbeiter ihre vereinbarten Schichtzeiten nicht einhalten, kann die Aufzeichnung aller Arbeitsmodelle solche Probleme erkennen und einem potenziellen Betrug aktiv entgegenwirken.
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung kurz erklärt
Am 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, ob Betriebsräten bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung ein Initiativrecht zusteht Std. Zu diesem Schluss war das Landesarbeitsgericht Hamm bereits vor seinem Verfahren gekommen.
Das Bundesarbeitsgericht in Erfurt wies dieses Urteil zurück, bekräftigte jedoch, dass das deutsche Arbeitsschutzgesetz mit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 übereinstimme, das eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung vorschreibe. Damit stützt sich die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts auf ein sogenanntes Stechuhrurteil aus dem Vorjahresurteil des EuGH.
Wann wird die Zeiterfassung obligatorisch?
Das Arbeitsgericht Emden hatte bereits 2020 angeordnet, dass genaue Beginn- und Beendigungszeiten der Arbeitszeit erfasst werden müssen.
Das Bundesarbeitsgericht hat kürzlich bekräftigt, dass Unternehmen ohne Übergangsfrist mit der Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter beginnen müssen. Dies wird in der schriftlichen Begründung der Entscheidung weiter bekräftigt. Klar ist: Unternehmen müssen jetzt handeln, wenn es um die Überwachung der Arbeitszeit geht!
Das Bundesarbeitsministerium hat bislang darauf hingewiesen, dass das EuGH-Urteil nur für Spanien gilt, andere europäische Länder nicht verpflichtet sind, diesem Beispiel zu folgen. Diese Meinung ist jedoch aufgrund eines kürzlich ergangenen Urteils nicht mehr gültig. Die Rechtslage bleibt daher derzeit ungewiss.
Seit Anfang 2022 sind bestimmte Branchen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter elektronisch zu erfassen. Zu diesen Branchen zählen:
- Gastronomie und Hotellerie
- Baugewerbe
- Speditions- und Logistikunternehmen
- Gebäudereinigung
- Wach- und Sicherheitsdienst
- Prostitutionsbetrieb
- Forstwirtschaft
Welche Voraussetzungen gibt es für die Arbeitszeiterfassung?
Aus logischen Gründen ist es nicht die praktikabelste Lösung für die Arbeitszeitabrechnung im Home Office, sich auf herkömmliche Stechuhren zu verlassen.
Um Klarheit und Genauigkeit zu gewährleisten, ist die digitale Zeiterfassung die optimale Wahl, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter von zu Hause aus zu erfassen. Auf diese Weise können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer überwachen, wie viel Zeit bestimmten Aufgaben gewidmet wurde.
Das Arbeiten von zu Hause aus kann oft dazu führen, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitszeiten verfolgen, was Ihnen hilft, eine konsistente Routine aufrechtzuerhalten.
Arbeitszeitgesetz: Die gesetzlichen Grundlagen
Nach dem Arbeitszeitgesetz sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bestimmte Ruhezeiten und freie Tage zu gewähren. Beispielsweise müssen Schichtarbeiter eine bestimmte Zeit pausieren, bevor sie eine neue Schicht beginnen können. Darüber hinaus müssen alle Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Bestimmungen jährlich mindestens 15 Sonntage frei haben.
Um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten, sieht der Gesetzgeber bestimmte Pausenregelungen vor. Nach sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben – und wenn eine Person länger als neun Stunden gearbeitet hat, muss diese Pause auf mindestens 45 Minuten verlängert werden.
Durch die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sicher sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber?
Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Arbeitnehmer einen Sorgfaltsstandard einzuhalten, der sie vor körperlichen und seelischen Schäden infolge der Arbeitsbedingungen schützt. Um dieser Pflicht angemessen nachzukommen, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit eingehalten werden, Pausen bei Bedarf eingelegt werden und Löhne/Vergütungen der geleisteten Arbeit entsprechen.
Wie sollte eine Arbeitszeiterfassung aussehen?
Auf den ersten Blick scheint die Arbeitszeiterfassung eine unkomplizierte Aufgabe zu sein; Die Mitarbeiter müssen lediglich vermerken, wann sie ihre Schicht beginnen und beenden. Wenn man jedoch all seine Feinheiten wie Pausen oder Überstunden berücksichtigt, wird deutlich, dass dieses Konzept viele Nuancen hat.
In Wirklichkeit ist es jedoch nicht so einfach. Außerdem müssen die Mitarbeiter ihre Pausenzeiten im Auge behalten und es sollte geregelt werden, welche Pausen nicht in die Arbeitszeit übergehen dürfen. Da stellt sich die Frage: Unterbricht der Mitarbeiter seine Arbeit, wenn er zum Rauchen rausgeht oder einen Schluck Kaffee trinkt?
Um Genauigkeit und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten, ist es für den Arbeitgeber unerlässlich, klare Parameter in Bezug auf die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter festzulegen. Darüber hinaus sollten Personen, die im Home Office arbeiten, bestimmte Zeiten beachten, in denen sie sich anmelden und E-Mails beantworten können - die als Teil ihrer Gesamtarbeitszeit angerechnet werden.
Welche Modelle der Arbeitszeiterfassung gibt es?
Bei so vielen verfügbaren Optionen kann es überwältigend sein, den besten Weg zur Protokollierung von Arbeitszeiten zu finden. Damit Sie besser verstehen, welches Modell für Ihre Branche geeignet ist, haben wir unten eine Liste der beliebtesten Methoden zusammengestellt.
Vertrauensarbeitszeit: Die Arbeitszeit wird nicht erfasst
Im Zeitalter von Globalisierung und New Work wurde die Arbeitszeiterfassung bis zu einem entsprechenden Urteil des EuGH zunehmend vernachlässigt. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, bestimmte Arbeitszeiten zu definieren, da verschiedene Aufgaben zu Hause oder in Büroräumen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden müssen. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, die Zeitzuteilung ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten, unabhängig davon, wo sie diese Aufgaben erledigen.
Die Arbeitszeiten mit einem Stundenzettel
Wenn Mitarbeiter ihre Stunden auf einem Stundenzettel erfassen, kann es schwierig sein, zu bestätigen, dass die gemeldete Zeit genau der tatsächlichen Arbeitszeit entspricht. Daher wird diese Verantwortung oft auf den Mitarbeiter selbst übertragen. Folglich haben Arbeitgeber wenig Kontrolle über die Berichtsmethoden der Arbeitnehmer und die Genauigkeit der erfassten Arbeitszeiten.
Stationäres Zeiterfassungsterminal
Rüsten Sie Ihr Zeiterfassungssystem mit einem modernen Hardware-Terminal auf! Diese moderne Version funktioniert genau wie die traditionelle Stechuhr, ist aber effizienter und zuverlässiger. Kombinieren Sie es für zusätzlichen Komfort mit der Arbeitszeiterfassungssoftware L-GAV - entwickelt, um Ihnen das Leben leichter zu machen.
Um diesen Prozess zu fördern, wird auch die Zeiterfassung per Fingerabdruck oder die biometrische Zeiterfassung verwendet. Mitarbeiter werden identifiziert, indem ihre Fingerabdrücke gescannt werden, um ihre Identität zu überprüfen.
Nutzung einer mobilen Stempeluhr
Für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, wie Bauarbeiter oder Außendienstmitarbeiter, gibt es ein spezielles mobiles Zeiterfassungssystem, das es ermöglicht, Arbeitszeiten mit tragbaren Geräten wie dedizierten Hardwareeinheiten, PDAs, zu übermitteln und zu speichern , oder Barcode-Scanner. Dies macht es viel einfacher, die geleisteten Stunden zu verfolgen, ohne ständig in eine Büroumgebung zurückkehren zu müssen.
Zeiterfassung online per Smartphone oder Desktop
Mit diesem System können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten ganz einfach per App auf dem Smartphone oder Desktop-Rechner erfassen, speichern und übermitteln. Die digitale Zeiterfassung macht es im Außendienst oder auch im Homeoffice einfach und unkompliziert, ihre Zeiten vollautomatisch zu erfassen.
Einsatz der bekannten Excel-Tabelle
Für kleinere Unternehmen ist die Excel-Tabelle ein beliebtes System zur Erfassung der Arbeitszeiten. Auch wenn es für kleine Betriebe praktisch ist, kann diese Methode bei großen Unternehmen ziemlich verwirrend und schwer zu überwachen sein. Da bei einem solchen System Manipulationspotenzial sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern besteht, wird auch die Verfolgung eines möglichen Betrugs kompliziert.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Instrument in der Lohnbuchhaltung und Projektzuordnung. Es ist wichtig, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Auge zu behalten, um Genauigkeit und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten und die relevanten gesetzlichen Rechte in Bezug auf die Arbeitszeit zu beachten. Für die optimale Erfassung der Arbeitszeiten stehen Unternehmen verschiedenste Methoden zur Verfügung, darunter mobile Stechuhren, stationäre Zeiterfassungsterminals und sogar die Nutzung von Excel-Tabellen. Letztlich hängt die Wahl des Systems von der Branche und der Unternehmensgröße ab. Unabhängig davon, welche Methode für Ihr Unternehmen gewählt wird, stellen Sie sicher, dass Sie ein System haben, das zuverlässig und effizient ist. Mit einem geeigneten Arbeitszeiterfassungssystem stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden fair entlohnt werden.
Darüber hinaus können potenzielle Konflikte unter Einhaltung des Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vermieden werden, sofern zutreffend. Dies wird dazu beitragen, einen positiven Ton in Ihrer gesamten Organisation zu setzen.
