Krankmeldung

Krankmeldung, eAU und Lohnfortzahlung: Anzeigepflicht, AU-Fristen, eAU-Abruf und 6-Wochen-Regel kompakt erklärt. Mit Rechtsgrundlagen und Fehler-Tabelle.

Ein Mitarbeitender meldet sich krank. Was muss er wann tun - und was muss der Arbeitgeber wann prüfen, abrufen und zahlen? Die Prozesse rund um Krankmeldung und Krankschreibung sind seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Januar 2023 grundlegend anders als vorher. Wer noch nach alten Regeln arbeitet, riskiert Fehler bei der Lohnfortzahlung und verpasst den Abruf der eAU.

Was versteht man unter Krankmeldung?

Die Krankmeldung ist die unverzügliche Mitteilung eines Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist und nicht zur Arbeit erscheinen kann. Sie ist eine gesetzliche Pflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG und muss spätestens zu Beginn der Arbeitszeit am ersten Krankheitstag erfolgen - unabhängig davon, ob bereits ein Arzt aufgesucht wurde. Die Krankmeldung ist von der Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) zu unterscheiden: Die Krankmeldung informiert den Arbeitgeber, die Krankschreibung belegt die Arbeitsunfähigkeit ärztlich.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen?

Rechtsgrundlage	Inhalt	Relevanz
§ 5 Abs. 1 EFZG	Anzeigepflicht: Krankmeldung unverzüglich am 1. Tag	Pflicht des Arbeitnehmers - Fristverstoß kann Abmahnung rechtfertigen
§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG	Nachweispflicht: AU spätestens ab dem 4. Kalendertag	Arbeitgeber kann sie früher verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG)
§ 3 EFZG	Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers für 6 Wochen	Gilt ab 4 Wochen Betriebszugehörigkeit
§ 4 EFZG	Höhe der Entgeltfortzahlung: 100 % des Bruttolohns	Nach Ausfallprinzip
§ 7 EFZG	Arbeitgeber kann Lohnfortzahlung verweigern bei verweigertem Attest	Leistungsverweigerungsrecht
§ 1 Abs. 3 AUB-RL (G-BA)	Telefonische Krankschreibung bei bekannten Patienten	Dauerhaft seit Dezember 2023
§ 295 Abs. 1 SGB V	Elektronische Übermittlung der eAU an Krankenkasse	Arztpraxis übermittelt, Arbeitgeber ruft ab

Teil 1 - Krankmeldung: Prozess und Arbeitgeberpflichten

Anzeigepflicht: Was der Arbeitnehmer tun muss

Nach § 5 Abs. 1 EFZG muss ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen - das bedeutet: so früh wie möglich am ersten Krankheitstag, idealerweise noch vor Arbeitsbeginn.

Zulässige Meldeformen:

Telefon (häufigste Form)
E-Mail oder SMS
Mitteilung durch Dritte (Angehörige, Kollegen)

Was der Arbeitgeber mitgeteilt bekommt:

Dass der Mitarbeitende arbeitsunfähig ist
Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit

Was der Arbeitgeber nicht erfragen darf:

Die Diagnose oder Art der Erkrankung
Den behandelnden Arzt
Persönliche Gesundheitsinformationen

Arbeitgeber-Recht: Im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung kann festgelegt werden, wen genau der Mitarbeitende informieren muss (direkte Führungskraft, HR, bestimmte Telefonnummer). Das ist zulässig und empfehlenswert für klare interne Prozesse.

Konsequenzen bei verspäteter oder fehlender Krankmeldung

Meldet sich ein Mitarbeitender nicht rechtzeitig krank, kann der Arbeitgeber:

Eine Abmahnung aussprechen (bei wiederholten Verstößen)
Im Extremfall kündigen (bei nachgewiesenem Muster)
Die Entgeltfortzahlung bis zum Eingang der Krankmeldung verweigern

Ein einmaliger Verstoß rechtfertigt in der Regel noch keine Abmahnung. Relevanter sind Muster: wer sich regelmäßig erst am Nachmittag oder gar nicht krankmelden, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Teil 2 - Krankschreibung (AU / eAU): Was der Arbeitgeber erhält

Nachweispflicht: Wann muss ein Attest vorliegen?

Gesetzlich ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) erst ab dem 4. Kalendertag der Erkrankung erforderlich (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Kalendertage - nicht Arbeitstage. Wer freitags erkrankt und montags noch krank ist, muss am Montag bereits das Attest vorlegen.

Arbeitgeber können eine frühere Vorlage verlangen:

Regelung	Ab wann AU erforderlich
Gesetzliche Regelung	Ab dem 4. Kalendertag
Vertragliche Regelung (Arbeitsvertrag)	Ab dem 1. Tag möglich
Betriebsvereinbarung	Abweichende Regelung möglich
Häufige Kurzzeiterkrankungen	Arbeitgeber kann AU ab Tag 1 anfordern (auch ohne Vertragsklausel)

Die eAU seit Januar 2023 - wie der Prozess jetzt läuft

Seit Januar 2023 läuft die Krankschreibung für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer vollständig elektronisch. Der Papiergelbe Schein ist Geschichte.

Der neue Prozess:

Arbeitnehmer erkrankt und geht zum Arzt (persönlich oder per Telefon)
Arzt erstellt die AU digital und übermittelt sie an die Krankenkasse
Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber über die Krankmeldung (wie bisher)
Arbeitgeber ruft die eAU aktiv bei der Krankenkasse ab - über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungssystem (DATEV, Lexware oder ähnliches)

Wichtig: Die eAU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt. Der Abruf muss aktiv erfolgen - empfohlen 1-2 Werktage nach der Krankmeldung, da Übermittlung zwischen Arztpraxis und Krankenkasse Zeit braucht.

Was gilt für privat Krankenversicherte? Privat versicherte Arbeitnehmer erhalten keine eAU. Sie müssen die Papierbescheinigung weiterhin selbst beim Arbeitgeber einreichen.

Was gilt für Minijobber? Die eAU gilt auch für Minijobber in der gesetzlichen Krankenversicherung. Der Arbeitgeber muss die Krankenkasse des Minijobbenden kennen, um die eAU abrufen zu können - daher: Krankenkasse bereits bei Einstellung abfragen.

Telefonische Krankschreibung - dauerhaft möglich seit Dezember 2023

Seit dem 7. Dezember 2023 können Ärzte bei bekannten Patienten mit leichten Erkrankungen (Atemwegserkrankungen, Magen-Darm etc.) die AU telefonisch ausstellen - dauerhaft und ohne Befristung. Voraussetzungen:

Patient muss der Praxis bekannt sein (kein Erstbesuch)
Keine schwere Symptomatik
Die Arztpraxis muss sich von der Erkrankung überzeugen

Teil 3 - Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Anspruch und Dauer

Arbeitnehmer haben nach § 3 EFZG Anspruch auf 6 Wochen (42 Kalendertage) volle Entgeltfortzahlung bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit - sofern das Arbeitsverhältnis mindestens 4 Wochen besteht.

Zeitraum	Wer zahlt	Höhe
Bis 6 Wochen (42 Tage)	Arbeitgeber	100 % des Bruttolohns
Ab 7. Woche	Krankenkasse (Krankengeld)	Ca. 70 % des Bruttolohns

Neue Erkrankung nach Genesung

Erkrankt ein Mitarbeitender an derselben Krankheit erneut, beginnt die 6-Wochen-Frist nicht neu, wenn:

Weniger als 6 Monate zwischen den Erkrankungen lagen, und
Die Gesamtdauer aller Erkrankungen durch dieselbe Ursache 6 Wochen noch nicht überschritten hat

Bei einer anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist neu.

Wann darf der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern?

Wenn der Arbeitnehmer die Krankmeldung trotz Aufforderung nicht vorlegt (§ 7 EFZG)
Wenn die Arbeitsunfähigkeit nachweislich selbst verschuldet ist (z. B. Verletzung beim Drogenkonsum)
Wenn die AU offensichtlich gefälscht ist

Welche Sonderfälle gibt es?

Krankmeldung in der Probezeit

Dieselben Regeln gelten - aber: der Lohnfortzahlungsanspruch entsteht erst nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (§ 3 Abs. 3 EFZG). Erkrankt ein Arbeitnehmer innerhalb der ersten 4 Wochen, besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, sondern ggf. Krankengeld durch die Krankenkasse ab dem Tag der ärztlichen Feststellung (§ 46 SGB V).

Krankmeldung während des Urlaubs

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des genehmigten Urlaubs und legt unverzüglich ein Attest vor, werden die Krankheitstage nicht als Urlaubstage gezählt (§ 9 BUrlG). Die Urlaubstage bleiben erhalten und müssen neu eingeplant werden.

Langzeitkrankheit und Wiedereingliederung

Nach 6 Wochen ununterbrochener Erkrankung endet die Lohnfortzahlungspflicht. Ab dann zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Nach längerer Erkrankung besteht die Möglichkeit der stufenweisen Wiedereingliederung (Hamburger Modell) - der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet zuzustimmen, es wird jedoch dringend empfohlen.

Kinderkrankentage

Bei Erkrankung eines Kindes unter 12 Jahren haben gesetzlich versicherte Eltern 2026 Anspruch auf 15 Arbeitstage pro Kind und Elternteil, höchstens 35 Tage im Jahr (§ 45 SGB V). Alleinerziehende haben 30 Tage pro Kind, höchstens 70. Zahlt der Arbeitgeber in dieser Zeit kein Entgelt weiter, erhalten die Eltern Kinderkrankengeld von der Krankenkasse.

Häufige Fehler von Arbeitgebern

Fehler	Konsequenz	Lösung
eAU nicht aktiv abgerufen	Fehlende Dokumentation, Lohnfortzahlung unklar	Abruf 1-2 Tage nach Krankmeldung einrichten
Diagnose erfragt	DSGVO-Verstoß, potenzielle Schadensersatzpflicht	Diagnose ist tabu - nur AU-Zeitraum ist relevant
Lohnfortzahlung über 6 Wochen gezahlt	Finanzielle Überzahlung	Frist im System tracken, rechtzeitig an Krankenkasse verweisen
Papier-AU von gesetzlich Versicherten verlangt	Seit 2023 gibt es für gesetzlich Versicherte keine Vorlagepflicht mehr (§ 5 Abs. 1a EFZG)	eAU bei der Krankenkasse abrufen
Kinderkrankentage falsch behandelt	Lohnfortzahlung anstatt Kinderkrankengeld	Arbeitnehmer an Krankenkasse verweisen
Probezeit-Erkrankung: Lohn gezahlt	Überzahlung in den ersten 4 Wochen	4-Wochen-Wartezeit beachten (§ 3 Abs. 3 EFZG)

Fazit

Krankmeldung und Krankschreibung sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedenen Fristen und verschiedenen Prozessen. Seit der eAU-Einführung 2023 hat sich der Arbeitgeber-Prozess grundlegend verändert: Nicht mehr warten bis der Schein eintrifft, sondern aktiv abrufen. Wer das nicht eingerichtet hat, hat eine strukturelle Lücke in der Abwesenheitsdokumentation.

Die drei wichtigsten Compliance-Pflichten für Arbeitgeber: unverzügliche Krankmeldung als Voraussetzung für Lohnfortzahlung einfordern (vertraglich regeln), eAU-Abruf prozessual einrichten und die 6-Wochen-Frist pro Erkrankung im System tracken.

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Häufig gestellte Fragen

Unverzüglich am ersten Krankheitstag - spätestens zu Beginn der regulären Arbeitszeit (§ 5 Abs. 1 EFZG). Der Arbeitnehmer muss nicht erst zum Arzt gehen, bevor er sich krankmelden kann. Krankmeldung und Krankschreibung sind zwei getrennte Pflichten.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein (§ 5 Abs. 1 EFZG). Arbeitgeber dürfen die Bescheinigung auch früher verlangen, ab dem ersten Tag und ohne besondere Vertragsklausel. Gesetzlich Versicherte legen keinen Schein mehr vor: Der Arbeitgeber ruft die eAU bei der Krankenkasse ab (§ 5 Abs. 1a EFZG).

6 Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens 4 Wochen besteht (§ 3 EFZG). Danach zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld in Höhe von ca. 70 % des Bruttolohns.

Sinnvoll ist ein Programm, das Abwesenheiten und Dienstplan verbindet, damit eine Krankmeldung sofort im Dienstplan sichtbar ist. In Shiftbase lassen sich Krankheitstage auch ohne Enddatum eintragen, der Dienstplan zeigt die Lücke direkt, und offene Schichten können andere Mitarbeitende selbst übernehmen. Den eAU-Abruf erledigt weiterhin das Entgeltabrechnungsprogramm. Die Abwesenheitsverwaltung gibt es in Shiftbase ab dem Basic Plan.

Am einfachsten mit einer Abwesenheitsverwaltung, die mit dem Dienstplan verbunden ist. In Shiftbase wird eine Krankmeldung mit dem Startdatum eingetragen, das Enddatum folgt, sobald die Person zurück ist. Betroffene Schichten werden je nach Einstellung entfernt, bleiben bestehen oder werden als offene Schicht ausgeschrieben. Die 6-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung sollten Arbeitgeber zusätzlich in der Lohnabrechnung im Blick behalten.

Der Lohnfortzahlungsanspruch entsteht erst nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit. Wer innerhalb der ersten 4 Wochen erkrankt, hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, erhält aber Krankengeld von der Krankenkasse (ab dem Tag der ärztlichen Feststellung, § 46 SGB V).

Nein. Die Art der Erkrankung ist weder in der Krankmeldung noch im eAU-Abruf angegeben und darf auch nicht erfragt werden. Der Arbeitgeber erhält lediglich den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit.