Interne Personalbeschaffung: Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Was ist interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung bezeichnet den Prozess der Identifizierung und Besetzung freier Stellen innerhalb eines Unternehmens durch die Nutzung der vorhandenen Mitarbeiter. Dabei werden die derzeitigen Mitarbeiter für neue oder höhere Positionen in Betracht gezogen, anstatt externe Bewerber zu suchen. Dieser Ansatz fördert das Karrierewachstum und die Entwicklung von Personen, die bereits mit der Kultur, den Prozessen und den Zielen des Unternehmens vertraut sind.

Zu den Methoden der internen Rekrutierung gehören Stellenausschreibungen auf internen Anschlagtafeln oder Intranetportalen, Empfehlungen von Mitarbeitern, Talentdatenbanken sowie die Durchführung von Interviews und Beurteilungen unter den derzeitigen Mitarbeitern. Es handelt sich um einen strategischen Ansatz, der sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter von Vorteil sein kann. Für das Unternehmen kann die interne Personalbeschaffung Zeit und Ressourcen sparen, die Loyalität und Motivation der Mitarbeiter fördern und das vorhandene Wissen und Können der Belegschaft nutzen. Für die Mitarbeiter bietet sie die Möglichkeit, beruflich voranzukommen, sich weiterzuentwickeln und Anerkennung für ihren Beitrag innerhalb des Unternehmens zu erhalten.

Interne und externe Personalbeschaffung: Was ist der Unterschied?

Bei der internen Personalbeschaffung werden freie Stellen innerhalb eines Unternehmens besetzt, indem vorhandene Mitarbeiter für die Stelle in Betracht gezogen werden, häufig durch Beförderungen oder Versetzungen. Bei der externen Personalbeschaffung hingegen geht es darum, Kandidaten von außerhalb des Unternehmens für die freie Stelle zu gewinnen.

Interne Personalbeschaffung profitiert von der Vertrautheit der Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur und den Prozessen, während externe Personalbeschaffung neue Perspektiven und unterschiedliche Qualifikationen einbringen kann. Während die interne Personalbeschaffung kosteneffizient ist und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stärken kann, erweitert die externe Personalbeschaffung den Talentpool und kann die Innovation fördern. Unternehmen können sich je nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Zielen für eine der beiden Methoden oder für eine Kombination davon entscheiden.

Arten der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung kann ein unglaublich effektives und wertvolles Instrument sein, um Talente innerhalb des eigenen Unternehmens zu fördern. Ihr Erfolg hängt jedoch davon ab, dass innerhalb der Belegschaft kein erheblicher Personalmangel herrscht:

Interne Stellenausschreibung

Bei diesem traditionellen Ansatz werden freie Stellen zunächst intern ausgeschrieben. Dabei können verschiedene Kanäle genutzt werden, z. B. digitale oder gedruckte Mitarbeiterzeitschriften, das Intranet des Unternehmens, ein geschützter Karrierebereich auf der offiziellen Website, ein Job-Newsletter oder sogar ein physisches schwarzes Brett.

Interne Stellenausschreibungen zeigen, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter wertschätzt und ihnen Möglichkeiten zur beruflichen und hierarchischen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens bietet. Dieser Prozess kann durch HR-Software mit einer Multi-Posting-Funktion, die die gleichzeitige Ausschreibung von Stellen auf mehreren Plattformen ermöglicht, rationalisiert werden.

Mitarbeitertransfer

Wenn vorhandene Mitarbeiter über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, können sie versetzt werden, um eine vakante Stelle vorübergehend oder dauerhaft zu besetzen. Es ist jedoch wichtig, die Zustimmung des Mitarbeiters einzuholen, wenn dies möglich ist, um eine positive Mitarbeiterbindung zu fördern. Die Einhaltung der individuellen Arbeitsverträge ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung.

Einstellung von Auszubildenden

Die Einstellung und Bindung von Auszubildenden, die mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen, kann von Vorteil sein. Ihnen Einblicke in mögliche Karrierewege innerhalb des Unternehmens zu geben und gemeinsam einen Plan für ihre Zukunft zu entwickeln, kann ihre Bindung an das Unternehmen erhöhen. Das Angebot einer Festanstellung für verdiente Auszubildende und die Zuweisung von Mentoren, die sie durch regelmäßige Feedbackgespräche fachlich eng begleiten, können ihre Entwicklung weiter fördern.

Nominierung oder Befürwortung durch Mitarbeiter

Hochqualifizierte Mitarbeiter, die gut in das Team passen, können von ihren Vorgesetzten direkt für die Besetzung einer freien Stelle vorgeschlagen werden. Mitarbeiter können auch im Rahmen des internen HR-Systems nominiert werden. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass diese Empfehlungen transparent und vergleichbar sind, um Fairness zu wahren. Andernfalls könnten sich die Mitarbeiter Sorgen über Bevorzugung oder unfaire Praktiken machen.

Datengestützte Beförderungen und berufliche Entwicklung

Fördern Sie das Wachstum Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen klare Wege für die berufliche Entwicklung und mögliche Beförderungen bieten, die häufig mit Gehaltsanpassungen einhergehen. Eine verlässliche Beurteilung des Potenzials der Mitarbeiter lässt sich durch Leistungskennzahlen und Bewertungen durch Vorgesetzte erreichen. Der Einsatz von HR-Software kann diesen Prozess beschleunigen, indem gespeicherte Daten über die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter genutzt werden, um geeignete Kandidaten für offene Stellen auf der Grundlage ihres Potenzials zu ermitteln.

Die oben genannten Methoden werden als interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung kategorisiert, bei der Mitarbeiter auf andere Stellen oder Positionen wechseln. Im Gegensatz dazu werden die folgenden Ansätze als interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung bezeichnet, die sich auf die vorübergehende Abdeckung kurzfristiger Vakanzen durch vorhandene Mitarbeiter konzentriert.

Verwaltung von Überstunden

Die Nutzung von Überstunden als eine Form der internen Personalbeschaffung stößt in der Regel auf Widerstand bei der bestehenden Belegschaft. Das ist verständlich, denn niemand arbeitet gerne Überstunden, um freie Stellen zu besetzen. Daher ist es wichtig, diesen Ansatz frühzeitig zu rechtfertigen und zu betonen, dass es sich um eine Ausnahme handelt und nicht um eine regelmäßige Praxis. Eine klare Kommunikation und Transparenz können den Mitarbeitern helfen, die Notwendigkeit der Situation zu verstehen. Außerdem ist es wichtig, den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre angesammelten Überstunden so schnell wie möglich abzubauen.

Urlaubsverschiebung

Wenn die Personalabteilung vor der Herausforderung steht, ein Projekt aufgrund von Personalmangel rechtzeitig abzuschließen, kann sie mit den Mitarbeitern die Möglichkeit erörtern, den Urlaub zu verschieben, um den Personalmangel zeitnah zu beheben. Gemeinsam können Sie auf eine erfolgreiche Lösung hinarbeiten, indem Sie die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbeziehen und attraktive Vergütungsoptionen anbieten. Transparente Kommunikation und Verständnis sind der Schlüssel, um diese Situation reibungslos zu meistern.

Vor- und Nachteile interne Personalbeschaffung

Es gibt viele Vorteile, aber auch Nachteile bei der internen Personalbeschaffung. Nachfolgend werden wir diese näher betrachten.

Vorteile interne Personalbeschaffung

• Kosteneffizienz: Interne Personalbeschaffung kann kostengünstiger sein als externe Rekrutierungsmaßnahmen, die oft mit Kosten für Anzeigen, Vermittlungsagenturen und Einarbeitung verbunden sind. Da interne Bewerber bereits mit der Unternehmenskultur und den Prozessen vertraut sind, sind weniger umfangreiche Schulungen erforderlich.

• Schnellerer Einstellungsprozess: Interne Personalbeschaffung kann den Einstellungsprozess beschleunigen, indem das Unternehmen sofort auf einen Pool qualifizierter Bewerber zurückgreifen kann. Dies eliminiert den zeitaufwändigen Prozess der Suche nach externen Bewerbern, was zu einer schnelleren Auswahl und Einstellung führt.

• Steigerung der Mitarbeitermoral und -loyalität: Die Möglichkeit, innerhalb des Unternehmens Karriere zu machen, stärkt die Arbeitsmoral und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die Aussicht auf einen klaren Karrierepfad im Unternehmen erhöht die Loyalität der Mitarbeiter und verringert die Fluktuationsrate.

• Bewahrung des institutionellen Wissens: Bestehende Mitarbeiter sind bereits mit den Abläufen, Werten und Zielen des Unternehmens vertraut. Indem Mitarbeiter aus den eigenen Reihen befördert werden, bleibt wertvolles institutionelles Wissen erhalten und wird an neue Positionen weitergegeben, was Kontinuität und organisatorische Stabilität fördert.

• Kulturelle Passung: Interne Bewerber kennen bereits die Unternehmenskultur, was das Risiko einer schlechten kulturellen Passung, wie sie bei externen Bewerbern auftreten kann, verringert. Mitarbeiter, die gut zur Unternehmenskultur passen, passen sich wahrscheinlich schneller an und erbringen gute Leistungen in ihrer neuen Rolle.

• Leistung und Wachstum fördern: Die Möglichkeit, innerhalb des Unternehmens aufzusteigen, motiviert Mitarbeiter zu besseren Leistungen und zur Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten. Dies führt zu einer qualifizierteren und leistungsfähigeren Belegschaft, die dem Unternehmen langfristig zugutekommt.

• Geringere Einarbeitungszeit: Bestehende Mitarbeiter haben bereits ein gewisses Maß an Wissen über die Richtlinien, Verfahren und Praktiken des Unternehmens. Daher ist der Zeitaufwand für die Einarbeitung und Orientierung in der Regel geringer als bei der Einstellung von externen Mitarbeitern.

• Stärkeres Engagement für das Unternehmen: Mitarbeiter, die intern befördert werden, fühlen sich oft stärker an das Unternehmen gebunden, da sie für ihre harte Arbeit und ihr Engagement anerkannt und belohnt werden.

• Identifizierung von Talent und Potenzial: Die interne Personalbeschaffung ermöglicht es dem Unternehmen, talentierte Mitarbeiter mit Wachstumspotenzial zu identifizieren und zu fördern. Dies trägt zum Aufbau eines starken Führungsnachwuchses bei, der den zukünftigen Erfolg des Unternehmens sichert.

Nachteile interne Personalbeschaffung

• Begrenzter Bewerberpool: Wenn sich der Einstellungsprozess nur auf vorhandene Mitarbeiter konzentriert, besteht die Gefahr, dass neue Perspektiven und Ideen, die externe Bewerber einbringen könnten, übersehen werden. Dies kann zu einem Mangel an Vielfalt und Innovation innerhalb der Organisation führen.

• Verfestigung von Ideen und Praktiken: Interne Bewerber sind möglicherweise bereits an die aktuelle Unternehmenskultur und -praktiken gewöhnt, was zur Beibehaltung vorhandener Ideen führt. Dies kann das Unternehmen daran hindern, sich neuen Trends und veränderten Marktbedingungen anzupassen.

• Verlust an Motivation und Mitarbeitermoral: Wenn interne Einstellungsprozesse nicht transparent oder fair gestaltet sind, kann dies bei Mitarbeitern, die nicht für eine Beförderungsposition ausgewählt wurden, Gefühle der Bevorzugung und Demotivation hervorrufen. Dies kann sich negativ auf die allgemeine Moral und Produktivität im Unternehmen auswirken.

• Interne Politik und Konflikte: Beförderungen können interne Konflikte und politische Kämpfe auslösen, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass bestimmte Personen bevorzugt werden. Diese negativen Auswirkungen können die Arbeitsmoral beeinträchtigen und eine toxische Arbeitsumgebung schaffen.

• Interne Rekrutierung: Das Risiko der Isolation: Eine ständige interne Rekrutierung kann das Unternehmen von neuen Ideen, frischen Perspektiven und verschiedenen Fähigkeiten, die externe Kandidaten mitbringen könnten, abschotten. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Pflege interner Talente und der Öffnung für neue Einstellungen zu finden.

Checkliste für die interne Personalbeschaffung

Mit unserer Aufgabe umfassenden Checkliste können Sie den internen Rekrutierungsprozess in Ihrem Unternehmen effizient gestalten.

1) Nutzen Sie Ihr HR-Tool, um eine gründliche Suche durchzuführen und potenzielle Kandidaten innerhalb der bestehenden Belegschaft zu identifizieren, die über geeignete Qualifikationen verfügen oder ein Potenzial aufweisen, das mit der zu besetzenden Stelle übereinstimmt.

2) Arbeiten Sie mit der Fachabteilung zusammen, um deren wertvollen Input zu den spezifischen Anforderungen für die Stelle zu sammeln. Mit diesen Informationen erstellen Sie eine aussagekräftige und präzise Stellenausschreibung.

3) Verbreiten Sie die Stellenanzeige über interne Kanäle, indem Sie sowohl digitale Plattformen als auch, falls erforderlich, physische Aushänge nutzen, um eine maximale Sichtbarkeit innerhalb der Organisation zu gewährleisten.

4) Prüfen Sie die eingehenden internen Bewerbungen in Abstimmung mit der Fachabteilung mithilfe des HR-Tools. Bewertung der einzelnen Kandidaten auf der Grundlage ihrer Qualifikationen und ihrer Eignung für die Stelle.

5) Feststellen, ob die ausgewählten Kandidaten zusätzliche Schulungen benötigen, um die Stellenanforderungen zu erfüllen. Falls erforderlich, organisieren und bieten Sie entsprechende Weiterbildungsmöglichkeiten an, um ihre Fähigkeiten zu verbessern.

6) Überwachen Sie die Fortschritte bei der Besetzung der vakanten Stelle für die intern wechselnde Person. Falls erforderlich, ziehen Sie externe Rekrutierungsmöglichkeiten in Betracht, um die bestmögliche Besetzung der Stelle zu gewährleisten.

7) Erleichterung eines reibungslosen und effizienten internen Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter, die innerhalb der Organisation eine neue Rolle übernehmen. Stellen Sie die notwendige Unterstützung und Ressourcen bereit, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.

Wie erfolgt die interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung umfasst eine Reihe von Schritten und Verfahren, die in der Regel von der Personalabteilung durchgeführt werden. Hier sind die Schritte, die normalerweise bei der internen Personalbeschaffung befolgt werden:

Identifizierung des Bedarfs: Der erste Schritt in der internen Personalbeschaffung besteht darin, den Personalbedarf zu identifizieren. Dies kann durch den Rücktritt eines Mitarbeiters, die Schaffung einer neuen Position oder eine Umstrukturierung innerhalb der Organisation ausgelöst werden.

Jobanalyse: Der nächste Schritt ist die Jobanalyse, bei der die spezifischen Anforderungen der Position definiert werden, einschließlich der notwendigen Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen und Verantwortlichkeiten.

Internes Jobposting: Die vakante Position wird intern ausgeschrieben, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu bewerben. Dies kann über das Intranet des Unternehmens, E-Mail-Benachrichtigungen oder andere interne Kommunikationskanäle erfolgen.

Bewerbungsannahme: Mitarbeiter, die sich für die Position interessieren, reichen ihre Bewerbungen ein, die normalerweise einen aktualisierten Lebenslauf und ein Bewerbungsschreiben enthalten.

Auswahlprozess: Die Bewerbungen werden gesichtet und die potenziellen Kandidaten werden zur Durchführung von Interviews, Tests oder Bewertungen eingeladen. Das Auswahlgremium, das in der Regel aus Personalverantwortlichen und Abteilungsleitern besteht, bewertet die Bewerber anhand der festgelegten Kriterien.

Entscheidungsfindung: Nach Durchführung des Auswahlverfahrens wird eine Entscheidung getroffen und der ausgewählte Bewerber wird informiert. Bei internen Prozessen ist es wichtig, auch den nicht ausgewählten Bewerbern Feedback zu geben, um ihre moralische Unterstützung zu erhalten und sie für zukünftige Möglichkeiten zu motivieren.

Übergabe und Training: Sobald die Entscheidung getroffen wurde, findet die formelle Übergabe statt. Da der neue Mitarbeiter bereits Teil des Unternehmens ist, wird das Training in der Regel auf spezifische Aspekte der neuen Rolle beschränkt.

Leistungsbewertung: Nach einer gewissen Zeit wird die Leistung des Mitarbeiters in der neuen Position bewertet, um sicherzustellen, dass er die gestellten Anforderungen erfüllt und gut in der neuen Rolle zurechtkommt.

Diese Schritte können je nach der spezifischen Politik und den Praktiken des Unternehmens variieren, geben aber einen allgemeinen Überblick über den Prozess der internen Personalbeschaffung.