Stundenerfassung Excel

Was ist eine Stundenerfassung?

Eine Stundenerfassung ist ein Stundenzettel, der die von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden aufzeichnet. Sie wird normalerweise für die Gehaltsabrechnung verwendet, kann aber auch für andere Zwecke eingesetzt werden.

Die Stundenerfassung wird oft in Verbindung mit einer anderen Art von Stundenzettel, dem Projektstundenzettel, verwendet. Mit der Projektzeiterfassung wird die Arbeit erfasst, die für Ihr Projekt oder Ihren Auftrag geleistet werden muss. Sie verwenden Projektzeitblätter, um zu verfolgen, wie viel Zeit jede Person mit der Arbeit an Ihrem Auftrag oder Projekt verbringt, und Sie verwenden die Arbeitszeiterfassung, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden pro Tag zu erfassen.

Vorteile der Zeiterfassung in Excel

Die Zeiterfassung in Excel bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

Zeiterfassung in Projekten:

Mit der Zeiterfassung in Excel können Sie die für jedes Projekt oder jede Aufgabe aufgewendete Zeit leichter verfolgen. Sie können z. B. eine Liste von Aufgaben erstellen und dann die Start- und Endzeiten für jede Aufgabe eingeben. Sie können auch Kommentare zu den Aufgaben hinzufügen, an denen Sie gerade arbeiten, um später darauf zurückgreifen zu können.

Schnell arbeitende Stundenabrechnung:

Mit der Zeiterfassung in Excel müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, wie lange es dauert, Rechnungen zu erstellen und wie viel Geld am Ende des Monats übrig bleibt. Denn Ihre Rechnungen enthalten automatisch alle Arbeitsstunden, die für die Projekte der einzelnen Kunden aufgewendet wurden, sowie alle Überstunden, die aufgrund von unerwarteten Verzögerungen oder aus anderen Gründen angefallen sind.

Individuelle Stundensätze:

Sie können für jeden Kunden individuelle Stundensätze einrichten und dann die Namen der Kunden zusammen mit ihren Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in Ihre Kalkulationstabelle eingeben, so dass sie leicht wiedergefunden werden können, wenn sie weitere Informationen zu ihren Rechnungen benötigen oder pünktliche Zahlungen leisten wollen.

Einfache Verfolgung von Meilensteinen:

Mit der Zeiterfassung in Excel können Sie Meilensteine für jedes Projekt verfolgen, so dass Sie auf einen Blick sehen können, wie weit die Arbeiten fortgeschritten sind und ob die Fristen eingehalten werden oder nicht. So können Sie sicherstellen, dass die Projekte rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Einfache Zeiterfassung:

Wenn Sie die Zeiterfassung in Excel verwenden, können Sie die Anfangs- und Endzeiten für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, eingeben. Sie können auch Kommentare zu den Aufgaben hinzufügen, auf die Sie später zurückgreifen können. So können Sie Ihre Zeit leicht verfolgen und sehen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben.

Anforderungen an eine professionelle Zeiterfassung

Was macht die Excel-Zeiterfassung professionell? Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Gesetzgeber haben sehr unterschiedliche Positionen zu diesem Thema.

Anforderungen des Arbeitgebers

Die Zeiterfassung ist relevant für die Leistungsbeurteilung und die Lohnabrechnung. Intelligente Excel-Tabellen sollen diesen Prozess für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erleichtern. Um die regelmäßige Zeiterfassung zu verbessern, werden Sie diese Funktionen so transparent wie möglich integrieren.

Anforderungen aus Sicht der Mitarbeiter

Arbeitnehmer bevorzugen Zeiterfassungssysteme, die einfach zu bedienen sind. Schließlich bedeutet die regelmäßige Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten zusätzlichen Aufwand und Unterbrechung der Arbeitsabläufe. Excel-Zeiterfassungssysteme machen es daher einfach und übersichtlich, wo und wie man die relevanten Informationen einträgt. Eine klare Struktur, unterstützende Farben und die Beschränkung des Inhalts auf das Wesentliche können dabei helfen. Wenn Sie es Ihren Mitarbeitern leicht machen, haben Sie eine größere Chance, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen.

Gesetzliche Anforderungen

Aufgrund des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist es möglich, Ihre Arbeitszeit zu begrenzen. In der Regel handelt es sich dabei um einen 8-Stunden-Zeitraum (§ 3 ArbZG). Bei außergewöhnlichen Umständen kann der Arbeitgeber nach Art. 16 ArbZG kann der Arbeitgeber diese Aufgabe an den Arbeitnehmer delegieren, um sie aufzuzeichnen. Für die Richtigkeit der Angaben sind allein die Arbeitgeber verantwortlich. Sie müssen alle Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Eine Zeiterfassung darf in jeder gesetzlich zulässigen Form geführt werden.

Excel-Zeiterfassungsbögen: Anleitung

Beispiel für eine Excel-Zeiterfassung. Ein Angestellter zeigt damit seinem Chef die geleisteten Stunden an.

Der Arbeitnehmer kann eintragen, wann er seine Schicht beginnt und beendet. Er zählt auch seine Pausen. Excel schätzt automatisch die Anzahl der geleisteten Stunden und alle kumulierten Plus- oder Minusstunden. Das vereinfacht die Lohnabrechnung für den Arbeitgeber. Urlaubs- und Krankheitstage werden automatisch für den Arbeitnehmer erfasst. Tatsächliche Arbeitsstunden und Minusstunden werden korrekt formatiert und eingefärbt.

Nachfolgend finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Erstellung einer Arbeitszeitblattvorlage.

Kopfzeilen und Spalten einrichten

Der Stundenzettel sollte die folgenden Informationen in der Kopfzeile enthalten, Spalten einrichten und wie folgt formatiert sein:

• Geben Sie den Namen jedes Mitarbeiters in Zelle A1 ein.
• Die SOLL-Stunden werden in der Zelle D1 als hh: mm (h = Stunden, m = Minuten) eingegeben. In der Tabelle werden wir diesen Wert als Referenz für Berechnungsformeln verwenden.
• Mit dieser aktuellen Datumsanzeige können die Mitarbeiter die richtige Zeile leichter finden. Geben Sie =TODAY() in die Zelle H1 ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
• In Zeile 2 können Sie die E-Mail-Adresse (Personalabteilung) und den Betreff der E-Mail angeben.
• In Zeile 3 sollten Sie die folgenden Spalten eingeben: "Datum", "Arbeitsbeginn", "Pausenbeginn", "Pausenende", "Arbeitsende", "Abwesenheit" und "Tatsächliche Arbeitsstunden".
• Sie können Tabellenblätter beliebig formatieren. Farben, Größen und Schriftarten sollten fett sein. Einheitliche Spaltenbreiten sorgen für Übersichtlichkeit.
• Ein Arbeitszeitblatt kann durch das Zusammenlegen von Zellen und deren unterschiedliche Ausfüllung getrennt werden. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf "Format übertragen", um den Gestaltungsprozess zu beschleunigen.
• Richten Sie Ihre Tabelle außerdem so ein, dass die obersten drei Zeilen auch beim Herunterscrollen sichtbar sind. Klicken Sie auf die Zelle A4. Wählen Sie unter der Registerkarte "Ansicht" die Option "Fenster einfrieren". Unterhalb der Zelle A4 sind alle Zeilen eingefroren.
  
  

Fortlaufendes Datum einfügen

Die Wochenenden sollten auf einem Arbeitszeitblatt in Excel farblich gekennzeichnet werden:

• Beginnen Sie mit der Stundenerfassung in Zelle A4. 
• Im Bereich "Nummer" der Registerkarte "Home" können Sie im Feld "Nummer" das Format "Datum, lang" auswählen. In der langen Form wird nun der Wochentag angezeigt.
• Wählen Sie die Zelle A4 aus und klicken Sie auf das kleine Quadrat in der unteren rechten Ecke. Ziehen Sie die Bereiche für eine Woche auf.
• Die Spalten sind markiert. Ziehen Sie einen Bereich bis zur Spalte H, indem Sie auf die Spalte A klicken und die Maustaste gedrückt halten.
• Wählen Sie "Bedingte Formatierung" unter "Formatvorlagen".
• Wählen Sie "Neue Regel..." aus dem Kontextmenü. Es erscheint ein neues Fenster.
• Wählen Sie "Eine Formel zur Auswahl der zu formatierenden Zellen verwenden".
• Unter Werte formatieren, für die diese Formel gilt, müssen Sie die Formel einfügen: =WEEKDAY($A1,2)>=6.
• Wählen Sie "Formatieren...". Es erscheint ein neues Fenster.
• Die Wochenendmarkierung mit einer beliebigen Farbe "ausfüllen". Geben Sie erneut "OK" ein. Es werden nun alle Samstage und Sonntage markiert.
• Sie müssen die Formatierung, die Regeln und die Formeln nur einmal einrichten. Sie können die gleichen Eigenschaften zu anderen Zellen hinzufügen, indem Sie auf das kleine Quadrat klicken und es nach unten ziehen.
  
  

Konfigurieren von Abwesenheitsoptionen

Hinzufügen eines Dropdown-Menüs zu Ihrer Abwesenheitsspalte auf dem Stundenzettel:

• Beachten Sie den ersten Wochentag der Spalte F ("Abwesenheit"). Hier ist es F5.
• Wählen Sie "Daten" in der Multifunktionsleiste.
• Wählen Sie "Datenüberprüfung" unter "Datentools". Es öffnet sich ein neues Fenster.
• Wählen Sie "Zulassen" unter "Zulässigkeitskriterien" > "Liste".
• Entfernen Sie das Kästchen "Leere Zellen ignorieren".
• Sie können die Optionen des Dropdown-Menüs im Dialogfeld "Quelle" individuell anpassen. Ein Semikolon trennt die Optionen. Wir verwenden das Beispiel: Urlaub; Mobiles Büro; Krankheit.
• Bestätigen Sie mit einem Klick auf "OK".

Spalte F hat nun ein Dropdown-Menü. Kopieren Sie es einfach und fügen Sie es in die verbleibenden Tage ein, und drücken Sie dann [Strg] + [C] / [Strg] + [V]. Sie können auch das Quadrat in der unteren rechten Ecke verwenden.

ECHTE Arbeitsstunden berechnen

So berechnen Sie automatisch die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in Excel:

• Spalte G ("Echte Stunden").
• "Home" > "Zahl" > "Standard" > "Mehr..." Neues Fenster erscheint.
• Wählen Sie unter "Kategorie" "Benutzerdefiniert" und geben Sie unter "Typ" folgende Formatierung an [hh]: mm (damit wird Excel angewiesen, beim Aufsummieren die absolute Stundenzahl zu berücksichtigen, statt immer bei Null nach 12:00 Uhr zu beginnen) (damit wird Excel angewiesen, beim Aufsummieren die absolute Stundenzahl zu berücksichtigen, statt immer bei Null nach 12:00 Uhr zu beginnen).
• OK, der Eintrag.
• Kopieren Sie diese Formel in die erste Zelle des Wochentags in Spalte G (in unserem Fall G5): =IF(OR(F5= "Urlaub"; F5= "Krankheit");$D$1; E5-(D5-C5)-B5.

Die Formel instruiert Excel: "Wenn "Urlaub" oder "Krankheit" in Spalte F ("Abwesenheit") eingetragen ist, sollten die 8 SOLL-Tagesstunden aus Zelle D1 als IST-Arbeitsstunden verwendet werden (bei "Mobile Office" sollte nichts passieren). Wenn Spalte F leer ist, sollten die Arbeitsstunden mit dieser Formel geschätzt werden: E5 (Arbeitsende) - (D5 (Pausenende) - C5 (Pausenbeginn) - B5 (Arbeitsbeginn)." Verwenden Sie für die anderen Wochentage die kleine Quadratformel. $D$1 garantiert, dass die gleichen SOLL-Tagesstunden referenziert werden.

Addieren Sie nun die Arbeitsstunden zu den Wochenstunden:

• Fügen Sie in Spalte G =SUMME(G5:G9) in die Samstagszelle (G10 in unserem Beispiel) ein.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Formeln über die Schaltfläche AutoSummen die Option Summe. Excel ermittelt die richtige Formel.
  
  

Plus-/Minusstunden berechnen lassen

Mit dem folgenden Trick können Sie mit Excel den Stundenlohn eines Mitarbeiters plus/minus berechnen:

• Die Vorgehensweise für Spalte H ("Plus-/Minusstunden") ist dieselbe wie für Spalte G ("tatsächlich geleistete Arbeitsstunden").
• In Excel können negative Zeiten standardmäßig nicht angezeigt werden, daher müssen Sie auf "Optionen" gehen. Suchen Sie den Abschnitt "Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe". Stellen Sie sicher, dass Sie ein Häkchen vor "1904-Daten verwenden" setzen. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
• Zelle H5 enthält die Formel: =G5-$D$1 (um Excel anzuweisen, die tatsächlichen Arbeitsstunden mit den Soll-Arbeitsstunden zu verrechnen).
• Wenden Sie die Formel an jedem Tag der Woche an.
• Sie können die Formel =SUMME(H5:H9) auch manuell eingeben oder die Funktion "AutoSumme" verwenden.