Überstundenzuschlag: Was Arbeitgeber wissen müssen

Überstunden gehören in vielen Branchen zum Arbeitsalltag – doch wann müssen sie zusätzlich vergütet werden? In diesem Beitrag erfahren Arbeitgeber, wann ein Überstundenzuschlag fällig wird, welche rechtlichen Grundlagen gelten und wie Sie Überstunden korrekt dokumentieren und abrechnen, um Risiken zu vermeiden.

Was ist Überstundenzuschlag?

Der Überstundenzuschlag ist ein finanzieller Aufschlag auf den regulären Stundenlohn eines Arbeitnehmers – als Ausgleich für geleistete Überstunden. In der Regel beginnt „Mehrarbeit“ dann, wenn die vertraglich festgelegte oder gesetzlich zulässige Arbeitszeit überschritten wird – meist also über acht Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche hinaus.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Sobald diese Arbeitszeitgrenzen überschritten werden und keine abgeltende Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung vorliegt, kann ein Anspruch auf Überstundenzuschlag bestehen.

Tipp von Shiftbase: Mit einer digitalen Zeiterfassung wie Shiftbase behalten Unternehmen die Überstundenanzahl, den Stundenlohn und potenzielle Zuschläge stets im Blick.

Wann besteht ein Anspruch auf Überstundenzuschläge?

Ein Anspruch auf Überstundenzuschläge besteht nicht automatisch, sondern nur, wenn dies vertraglich, tariflich oder per Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Detaillierte Erklärung für Arbeitgeber:
Als Arbeitgeber unterliegen Sie keiner gesetzlichen Verpflichtung, Überstunden mit einem Zuschlag zu vergüten – es sei denn, es wurde anderweitig festgelegt. Die drei Hauptquellen für einen Anspruch auf Überstundenzuschläge sind:

1️⃣ Tarifverträge
➤ Viele Tarifverträge regeln die Vergütung von Überstunden klar – z. B. mit einem Zuschlag von 25 % oder 50 %.
➤ Diese Regelungen sind verbindlich, wenn Ihr Unternehmen tarifgebunden ist.

2️⃣ Betriebsvereinbarungen
➤ In Unternehmen mit Betriebsrat können Überstundenregelungen (inkl. Zuschläge) durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt sein.
➤ Diese gelten dann für alle betroffenen Mitarbeitergruppen.

3️⃣ Arbeitsvertragliche Vereinbarungen
➤ Der Arbeitsvertrag kann definieren, ob und in welcher Form Überstunden vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden.
➤ Enthält der Vertrag die Klausel „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“, muss diese klar, transparent und rechtlich zulässig sein. Unklare Klauseln können unwirksam sein.

Wichtig für die Praxis:
Wenn Überstunden regelmäßig anfallen, aber nicht sauber dokumentiert oder nicht geregelt sind, drohen Nachzahlungen und Rechtsstreitigkeiten. Auch wenn kein Anspruch auf einen Zuschlag besteht, ist die Grundvergütung der Überstunden in vielen Fällen dennoch geschuldet.

Ab wann Überstundenzuschlag?

Ein Überstundenzuschlag ist nicht sofort, sondern ab der Überschreitung der regelmäßigen Arbeitszeit und nur bei entsprechender vertraglicher Grundlage zu zahlen.

🔍 Die wichtigsten Kriterien im Überblick

Arbeitszeitgrenze überschritten
Ein Überstundenzuschlag kommt dann ins Spiel, wenn die vereinbarte oder gesetzlich zulässige Arbeitszeit überschritten wird. Das bedeutet konkret:

• Mehr als 8 Stunden pro Tag

• Mehr als 40 Stunden pro Woche

• Oder die im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung geregelte Arbeitszeit

Die Zeit darüber hinaus gilt als Überstunden oder Mehrarbeit.

Nur bei vertraglicher oder tariflicher Regelung
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Überstunden mit einem Zuschlag zu vergüten. Ein Zuschlag ist nur zu zahlen, wenn:

• Ein Tarifvertrag ihn vorschreibt

• Eine Betriebsvereinbarung ihn regelt

• Oder er im Arbeitsvertrag ausdrücklich vereinbart wurde

Fehlen solche Regelungen, besteht kein Anspruch auf einen Zuschlag, wohl aber unter Umständen auf die Grundvergütung der Überstunden.

Anordnung oder Duldung durch den Arbeitgeber
Überstunden müssen in der Regel angeordnet, genehmigt oder geduldet sein. Werden sie „einfach so“ vom Arbeitnehmer geleistet, entsteht kein automatischer Vergütungsanspruch.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Arbeitnehmer mit einer 40-Stunden-Woche arbeitet 45 Stunden.
Im Tarifvertrag steht: „Überstunden werden mit 25 % Zuschlag vergütet.“
→ Die 5 Überstunden müssen nicht nur mit dem regulären Stundenlohn, sondern mit 25 % extra bezahlt werden.

Wichtig: Ohne diese tarifliche Regelung wäre kein Zuschlag, sondern nur der normale Stundenlohn fällig – wenn überhaupt.

Wie hoch ist der Überstundenzuschlag?

Es gibt keine gesetzliche Mindesthöhe für Überstundenzuschläge. In vielen Tarifverträgen ist ein Zuschlag von 25 % bis 50 % üblich. Entscheidend ist, was im jeweiligen Vertrag steht. Für Arbeitgeber empfiehlt sich daher, bei der Anordnung von Überstunden immer zu prüfen, welche vertraglichen oder tariflichen Regelungen gelten.

Wie berechnet man den Überstundenzuschlag?

Die Formel lautet grundsätzlich:

Stundenlohn x Überstundenzuschlag (%) = Überstundenzuschlag pro Stunde

Mit der Software Shiftbase können Unternehmen Überstunden, Zuschläge und Stundenlöhne automatisiert berechnen und dokumentieren – DSGVO-konform und transparent.

Ist Überstundenzuschlag steuerfrei?

Nein, Überstundenzuschläge sind grundsätzlich nicht steuerfrei. Sie werden wie reguläres Gehalt behandelt und unterliegen sowohl der Lohnsteuer als auch den Sozialversicherungsbeiträgen – mit wenigen Ausnahmen.

Die steuerliche Behandlung im Detail

1. Überstundenvergütung ist steuerpflichtiger Arbeitslohn
Sowohl der Grundlohn für die Überstunden als auch ein eventueller Zuschlag (z. B. 25 % oder 50 %) zählen zum steuerpflichtigen Einkommen. Das bedeutet:

• Lohnsteuer

• Kirchensteuer (falls zutreffend)

• Solidaritätszuschlag

• Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

➡️ Es gibt keine gesonderte Steuerregelung für Überstundenzuschläge im normalen Arbeitsalltag.

2. Ausnahmen: Steuerfreiheit bei Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
Wichtig: Zuschläge für Überstunden an Sonn- und Feiertagen oder in der Nachtzeit können unter bestimmten Bedingungen steuerfrei sein – allerdings nur bis zu bestimmten Höchstgrenzen (§ 3b EStG):

• Sonntagsarbeit: Zuschläge bis 50 % steuerfrei

• Feiertagsarbeit: Zuschläge bis 125 % steuerfrei

• Nachtarbeit: Zuschläge bis 25 % steuerfrei (zwischen 20:00 und 6:00 Uhr)

➡️ Aber: Diese Steuerfreiheit gilt nur für den Zuschlag, nicht für den Grundlohn der geleisteten Arbeitsstunde.

3. Auswirkungen auf den Steuersatz
Der zusätzliche Verdienst durch Überstunden erhöht das zu versteuernde Gesamteinkommen. Das kann dazu führen, dass Arbeitnehmer:

• in einen höheren Grenzsteuersatz rutschen

• oder mehr Sozialabgaben zahlen

Für Arbeitgeber bedeutet das: Netto ≠ Brutto – trotz höherer Auszahlung entstehen keine linearen Nettozuwächse.

Überstundenregelung für spezielle Arbeitsverhältnisse

Das Arbeitsrecht in Deutschland sieht vor, dass Überstunden in verschiedenen Arbeitsverhältnissen unterschiedlich gehandhabt werden können, abhängig von den spezifischen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie den geltenden Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.

Sind Überstunden bei Teilzeitarbeit zulässig?

Ja, auch bei Teilzeitarbeit sind Überstunden grundsätzlich zulässig. Wichtig ist jedoch, dass die Mehrarbeit die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreitet und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen sowie den individuellen oder kollektiven Arbeitsverträgen steht. Für Teilzeitbeschäftigte gelten dieselben rechtlichen Rahmenbedingungen für Überstunden wie für Vollzeitbeschäftigte, einschließlich des Anspruchs auf entsprechende Vergütung oder Freizeitausgleich für geleistete Überstunden.

Können Sie für Überstunden bei Freizeitausgleich nehmen?

Ja, Arbeitnehmer können für geleistete Überstunden Freizeitausgleich in Anspruch nehmen, sofern dies mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Diese Vereinbarung kann entweder im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag festgelegt sein. Der Freizeitausgleich ist eine Alternative zur finanziellen Vergütung von Überstunden und ermöglicht es Arbeitnehmern, die für Überstunden aufgewendete Zeit durch freie Tage oder Stunden auszugleichen. Die genauen Bedingungen für den Freizeitausgleich, wie das Verhältnis von Überstunden zu Freizeitstunden, sollten klar definiert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Warum ein Überstundenkonto für Arbeitgeber unverzichtbar ist

Ein Überstundenkonto ist ein wichtiges Instrument für Arbeitgeber, um die geleistete Mehrarbeit transparent und gesetzeskonform zu dokumentieren. Es erfasst, wann und wie viele Überstunden ein Mitarbeiter geleistet hat – und ob diese durch Freizeitausgleich oder Zuschlag abgegolten wurden.

Ein korrekt geführtes Überstundenkonto schützt Ihr Unternehmen gleich mehrfach:

• Rechtssicherheit: Bei Streitfällen oder Prüfungen durch das Finanzamt oder den Zoll (Mindestlohnkontrolle) haben Sie nachvollziehbare Nachweise zur Hand.

• Klarheit für Mitarbeitende: Beschäftigte sehen jederzeit, wie viele Überstunden sie angesammelt haben – und wie diese abgegolten werden.

• Transparente Abrechnung: Überstunden, Zuschläge und Freizeitausgleich lassen sich korrekt berechnen und der Lohnbuchhaltung übergeben.

Was gehört ins Überstundenkonto?

Ein vollständiges Überstundenkonto enthält:

• Datum und Uhrzeit der Mehrarbeit

• Anzahl der geleisteten Überstunden

• Grund der Mehrarbeit (z. B. Krankheitsvertretung, Auftragsspitze)

• Anordnung oder Duldung durch den Arbeitgeber

• Abgeltungsform (Auszahlung, Freizeitausgleich, Zeitgutschrift)

Fazit: Überstundenzuschlag klar regeln – Risiken vermeiden, Transparenz schaffen

Für Arbeitgeber ist der Umgang mit Überstunden und Überstundenzuschlägen kein Randthema, sondern ein zentraler Bestandteil eines rechtssicheren und fairen Arbeitsverhältnisses. Zwar besteht kein gesetzlicher Anspruch auf einen Zuschlag, doch Tarifverträge, Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen können konkrete Verpflichtungen schaffen.

Wer ohne klare Regelung agiert, riskiert:

• Nachzahlungen durch fehlerhafte Vertragsklauseln

• Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz

• Unzufriedenheit im Team durch Intransparenz

• Probleme bei Lohnabrechnung und Steuerprüfung

Die Lösung:
Ein digital geführtes Überstundenkonto, kombiniert mit einer präzisen Dokumentation der Arbeitszeit und der Anwendung klar definierter Überstundenregelungen.

Mit Shiftbase haben Arbeitgeber ein starkes Tool an der Hand, das:

✔️ Überstunden automatisch erfasst
✔️ Zuschläge korrekt berechnet
✔️ Regelkonform mit Tarifverträgen und Gesetzen arbeitet
✔️ Und Ihre HR-Prozesse effizient und transparent gestaltet

➡️ So schaffen Sie Vertrauen im Team, reduzieren Risiken – und behalten auch bei Mehrarbeit, Vergütung und Arbeitszeit stets den Überblick.