Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel liste, dans l’ordre des embauches, tous les salariés d’un établissement. Il est obligatoire dès le premier salarié (article L. 1221-13 du Code du travail) et ses mentions se conservent cinq ans après chaque départ.

Qui doit tenir un registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés (article L. 1221-13). Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise (service-public.fr). Une entreprise qui exploite plusieurs restaurants ou magasins tient donc un registre par établissement.

Les associations et les fondations qui utilisent le chèque emploi associatif n’ont pas à le tenir (service-public.fr).

Qui inscrire sur le registre ?

Les nom et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L. 1221-13) : CDI, CDD, temps partiel, apprentis, intérimaires. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre de leur arrivée.

Les mentions obligatoires

Pour chaque salarié, le registre indique (article D. 1221-23) :

la nationalité, la date de naissance et le sexe
l’emploi et la qualification
les dates d’entrée et de sortie de l’établissement
pour un CDD, la mention « contrat à durée déterminée »
pour un salarié à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel »
pour un salarié temporaire, la mention « salarié temporaire » avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
pour un salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention correspondante, avec le nom et l’adresse du groupement
pour un apprenti ou un salarié en contrat de professionnalisation, la mention correspondante
pour un travailleur étranger soumis à autorisation de travail, le type et le numéro d’ordre du titre

Pour un stagiaire, il faut indiquer ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, le nom du tuteur et le lieu de présence. Pour un volontaire en service civique, ses nom et prénoms suffisent. Une copie des titres autorisant le travail des salariés étrangers est annexée au registre (service-public.fr).

Exemple : le registre d’un café de trois salariés

Un café ouvre en mars et embauche trois personnes. Son registre compte trois lignes, dans l’ordre des embauches :

un barista en CDI à temps plein : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification et date d’entrée
une serveuse en CDD à temps partiel : les mêmes informations, plus les mentions « contrat à durée déterminée » et « salarié à temps partiel »
un apprenti en cuisine : les mêmes informations, plus la mention « apprenti »

Quand la serveuse quitte le café à la fin de son CDD, sa date de sortie est ajoutée sur sa ligne, qui reste dans le registre : ses mentions se conservent encore cinq ans. Un stagiaire accueilli l’été suivant est inscrit dans la partie réservée aux stagiaires, pas à la suite des salariés.

Papier ou numérique ?

Aucune forme n’est imposée. Il peut être tenu sur papier ou sur un support numérique, après consultation du comité social et économique (service-public.fr). Ce qui compte, c’est que les inscriptions soient faites à l’embauche, dans l’ordre, et qu’elles ne puissent pas être effacées.

Qui peut le consulter, et combien de temps le garder ?

Le comité social et économique et les agents chargés de contrôler l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale, comme l’inspection du travail, peuvent le consulter : il est tenu à leur disposition (article L. 1221-15). Les mentions sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (article R. 1221-26).

Les sanctions

Ne pas tenir le registre, ou le tenir sans les mentions obligatoires, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe. L’amende s’applique autant de fois qu’il y a de personnes concernées (article R. 1227-7) : un registre absent dans un établissement de dix salariés, ce sont dix amendes.

Le registre et le dossier du personnel

Ce registre ne remplace pas le dossier du personnel : il dit qui travaille dans l’établissement et depuis quand, alors que le dossier rassemble le contrat, les avenants et les pièces de chaque salarié. Les deux se tiennent à partir des mêmes informations, recueillies à l’embauche.

Dans Shiftbase, la fiche de chaque salarié réunit ses coordonnées, le type et la durée de son contrat et ses documents, à côté du planning : les informations à reporter sur le registre sont au même endroit.

Questions fréquentes

Le registre unique du personnel est obligatoire dans tout établissement qui emploie des salariés, dès le premier salarié. Les associations et fondations qui utilisent le chèque emploi associatif en sont dispensées.

Les mentions obligatoires du registre du personnel sont, pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, et la mention du type de contrat pour un CDD, un temps partiel, un intérim ou un apprentissage.

Le registre du personnel peut être tenu sur un support numérique, après consultation du comité social et économique. Aucune forme n’est imposée, tant que les inscriptions sont faites dans l’ordre des embauches et ne peuvent pas être effacées.

Les mentions du registre unique du personnel se conservent cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement (article R. 1221-26 du Code du travail).

Les stagiaires sont inscrits sur le registre du personnel, dans une partie spécifique et dans l’ordre d’arrivée, avec les dates du stage, le nom du tuteur et le lieu de présence.

L’absence de registre du personnel est punie de l’amende des contraventions de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (article R. 1227-7 du Code du travail).