Personeelskosten in de horeca: wat is normaal?

In de horeca gaat gemiddeld 30 tot 35 procent van de omzet (exclusief btw) naar personeel. Een restaurant met bediening aan tafel en een uitgebreide kaart zit vaak aan de bovenkant, een snackbar of afhaalzaak eronder. Of jouw percentage gezond is, hangt af van je concept, je marge en je openingstijden.

Het weekgemiddelde vertelt alleen niet waar het geld weglekt. De bistro uit het voorbeeld verderop zit over de hele week op 33 procent en verliest toch geld op twee van de vijf dagen, terwijl de drukste avond te krap bezet is. Dat zie je pas als je per dag kijkt.

Wat valt onder personeelskosten in de horeca?

Personeelskosten zijn alles wat een gewerkt uur je kost, niet alleen het brutoloon. Reken het loon volgens de horeca-cao of je eigen afspraken mee, plus vakantiegeld, werkgeverslasten, pensioenpremie, toeslagen die je betaalt en wat je uitgeeft aan personeelsmaaltijden en werkkleding. Welke posten verplicht zijn en hoeveel ze opslaan op het brutoloon, staat uitgewerkt bij personeelskosten.

Tel ingehuurde krachten ook mee. Een zaak die op vrijdag en zaterdag uitzendkrachten of payrollers inzet, lijkt anders goedkoper dan hij is: die kosten komen als factuur binnen en vallen buiten de loonadministratie. Hetzelfde geldt voor je eigen uren als ondernemer. Sta je vier avonden per week zonder salaris achter de bar, dan ligt je percentage kunstmatig laag. Houd die uren apart bij, zodat je ziet wat de zaak kost op de avond dat je vrij neemt.

Zo bereken je het percentage personeelskosten

De formule: personeelskosten gedeeld door de omzet exclusief btw, keer 100. Draait je zaak in een week € 16.200 omzet en kost het personeel die week € 5.400, dan is je percentage 33,3.

Gebruik voor beide getallen dezelfde periode en reken met de uren die echt gewerkt zijn, niet met wat er in het rooster stond. De omzet haal je uit je kassa, de uren uit je urenregistratie. De rekenhulp voor arbeidsproductiviteit maakt dezelfde som en rekent ook uit hoeveel uur er bij je doel past.

Welk percentage is normaal voor jouw zaak?

Er is geen getal dat voor elke horecazaak klopt. Bediening aan tafel, een keuken die alles vers bereidt en lange openingstijden kosten uren. Een café haalt een groter deel van zijn omzet uit drank. Daar zijn per euro weinig handen voor nodig. Een lunchroom of afhaalzaak draait met een kleine bezetting en komt meestal lager uit dan een restaurant met een zaal vol tafels.

Vergelijk daarom vooral met jezelf: leg je percentage naast dezelfde week vorig jaar en naast het doel dat bij je marge past. Stijgt het, zoek dan uit welke van drie oorzaken het is. Je hebt meer uren gewerkt, de uren zijn duurder geworden (een cao-verhoging, meer uren met toeslag) of de omzet is gedaald. Een maand met 15 procent minder omzet tilt een percentage van 32 naar ruim 37 procent, zonder dat iemand een uur langer heeft gewerkt.

Waarom het weekgemiddelde misleidt

Neem een bistro met zestig plaatsen die van woensdag tot en met zondag open is. Een gewerkt uur kost de zaak in dit voorbeeld gemiddeld € 25, inclusief werkgeverslasten en vakantiegeld. De eigenaar wil onder de 32 procent blijven. Dit is het rooster van een gewone week in oktober:

Over de hele week zit de bistro met 33,3 procent net boven het doel. Dat lijkt op te lossen met een paar uur schrappen. Per dag zie je iets anders: woensdag en donderdag kosten bijna de helft van hun omzet aan loon, terwijl de zaterdag op 25 procent draait. Op zaterdag staan er dus te weinig mensen. Gasten wachten langer op hun bestelling, tafels worden minder vaak opnieuw bezet en die gemiste omzet zie je nooit terug in de kassa.

Wat een open dag minimaal kost

Op een rustige woensdag kun je niet onbeperkt schrappen. Er moet een kok in de keuken staan, iemand de afwas doen, iemand achter de bar en minstens één persoon in de zaal. Vier mensen van 7,5 uur is samen 30 uur. Dat kost de bistro € 750. Bij € 1.800 omzet is dat 41,7 procent, hoe slim het rooster ook is.

Die ondergrens is een ondernemersbeslissing, geen roosterprobleem. Je kunt later opengaan, de keuken eerder sluiten, bar en zaal door één persoon laten doen of de woensdag accepteren als een dag die je in het weekend terugverdient. Wat niet werkt, is elke dag hetzelfde aantal mensen inroosteren omdat het rooster nu eenmaal zo is opgebouwd.

Uren verschuiven naar de drukke dagen

Reken het budget per dag terug vanuit de verwachte omzet: omzet keer je doelpercentage, gedeeld door wat een uur kost. Voor de zaterdag is dat € 5.000 × 0,32 ÷ € 25 = 64 uur. Kom je onder de minimale bezetting uit, dan wint de ondergrens. Zo ziet dezelfde week eruit met de uren op de plek waar de omzet zit:

De zaterdag krijgt er tien uur bij. Dat is minder dan het budget van 64 uur, omdat woensdag en donderdag door hun ondergrens boven het doel blijven en de zaterdag dat moet goedmaken. De bistro roostert in totaal negen uur minder, het weekpercentage zakt onder de 32 en de dag met de meeste omzet krijgt de bezetting die erbij hoort.

Doe deze som per dagdeel als lunch en diner heel verschillend lopen. Een lunch van € 500 met drie mensen van vier uur kost al 60 procent. Overuren beperken en diensten beter op elkaar laten aansluiten zijn de volgende stappen om loonkosten te verlagen met je rooster.

Bijsturen tijdens de week: let op de oproepregels

Een veelgehoord advies is om iemand eerder naar huis te sturen als de avond tegenvalt. Met oproepkrachten levert dat in Nederland minder op dan je denkt. Werkt een oproepkracht, of iemand met minder dan 15 uur per week zonder vaste werktijden, korter dan drie uur, dan heeft die recht op loon voor drie uur (artikel 7:628a lid 1 BW). Trek je een oproep in of verander je de tijden binnen de oproeptermijn, dan betaal je de dienst alsof hij gewerkt is. Wettelijk is die termijn vier dagen. De horeca-cao 2025-2026 verkort hem tot 24 uur voor oproepkrachten in de horeca.

Het moment om te sturen ligt dus eerder: als je het rooster publiceert en als je oproepkrachten oproept. Kijk dan naar de reserveringen, de weersverwachting voor het terras en evenementen in de buurt. Zet diensten waar je nog niet zeker van bent klaar als open dienst en vul ze in zodra de drukte zich aftekent, uiterlijk 24 uur van tevoren.

Keuken en bediening apart bekijken

Eén percentage voor de hele zaak verstopt waar het misgaat. De keuken schaalt slecht mee met de omzet: een kok staat er ook als er twintig couverts zijn. De bediening schaalt beter, want bij een volle zaal zet je er iemand bij en op een stille avond niet. Geef keuken en bediening daarom elk een eigen doel. Loopt het percentage van de keuken op, kijk dan naar de kaart en de mise-en-place. Loopt dat van de bediening op, dan zit het in het rooster.

Personeelskosten per dag zien terwijl je plant

In Shiftbase stel je per afdeling een doel voor je personeelskosten in: een percentage van de omzet, een gemiddeld uurloon of een productiviteit. Terwijl je het rooster maakt, kleurt elke afdeling per dag groen, geel of rood. Haal je op woensdag een dienst weg, dan zie je het percentage meteen zakken. Koppel je je kassasysteem, dan komt de echte omzet binnen en vergelijk je je planning met wat er die dag gebeurde.

De omzetprognose maakt van je omzetgeschiedenis een verwachte omzet per dag, zodat je de week plant op een getal in plaats van op gevoel. Hoe Shiftbase de rest van de personeelsplanning in de horeca regelt, van beschikbaarheid tot inklokken, zie je op de branchepagina. Je kunt het 14 dagen gratis proberen met je eigen rooster, zonder betaalgegevens.