Aards bespaart 1 dag per maand met Shiftbase HR Pro

Vic Gruntjes en sommelier Chrissy van Roessel runnen Aards Eetbar & Wijnwinkel in Berkel-Enschot, samen met Café Mout ernaast en eventlocatie Hemels, die ze onlangs overnamen. Door HR Pro toe te voegen aan Shiftbase bracht Vic het complete aannameproces, van contract tot onboarding, samen in één systeem. En won hij elke maand een volle dag terug. 

Iedereen die een drukke horecazaak runt, herkent het wel. Een afwasser begint op vrijdag, het contract regel je "later", en later wordt de week waarin de salarissen eruit moeten. Tegen die tijd staan je nieuwe mensen allang op de vloer terwijl hun contract nog niet rond is, staat je Word-template vol met handmatig ingetikte gegevens en gaat er elke maand een volle dag op aan het rechtzetten van alles vlak voor de salarisverwerking.

Vic Gruntjes runt Aards Eetbar & Wijnwinkel in Berkel-Enschot samen met zijn partner, sommelier Chrissy van Roessel. Daarnaast heeft hij Café Mout ernaast en eventlocatie Hemels. Door HR Pro toe te voegen aan Shiftbase bracht hij zijn hele personeelsadministratie onder in één systeem. Het resultaat: een volle dag per maand terug, elke nieuwe medewerker met een getekend contract vóór de eerste dienst en geen stress meer rond de loonweek.

De uitdaging: het contract kwam altijd als laatste

Vic en Chrissy openden Aards in 2021, een dorpseetbar met een wijnwinkel van zo'n 350 flessen. Vic studeerde hotelmanagement en was nooit van plan zelf de keuken in te gaan, maar goede koks zijn buiten de grote steden lastig te vinden. Dus pakte hij zelf de pannen op. Vijf jaar later runt hij drie locaties met ongeveer 13 vaste medewerkers en zo'n 70 parttimers. Het grootste deel van het team werkt parttime en het verloop is constant: afwassers en seizoenskrachten komen en gaan, en bijna elke maand start er een
nieuw gezicht.

Lang was het contract het laatste wat geregeld werd. Een administratiekantoor verzorgde de contracten, maar dat ging via eindeloos heen-en-weer mailen en er slopen telkens kleine foutjes in. Vic werkte vanuit een Word-template en tikte de gegevens van elke nieuwe medewerker met de hand over. Juist zo ontstaan fouten: een bankrekeningnummer een cijfer ernaast, een startdatum een dag verkeerd. En in Nederland mag een contract alleen een proeftijd bevatten als het langer dan zes maanden loopt, dus één verkeerd ingetikte datum kon iemand zomaar de proeftijd kosten.

Omdat het papierwerk steeds bleef liggen tot de salarisverwerking erom vroeg, stonden nieuwe medewerkers vaak al volop te werken voordat hun contract klaar was. Elke maand kwam het op hetzelfde neer: een volle dag in de aanloop naar de loonweek om alles weer kloppend te krijgen. Vic kreeg zijn mensen snel genoeg ingeroosterd, maar de contracten liepen achter. En dat zat hem niet lekker.

De oplossing: een mail over een bèta waar hij meteen ja op zei

Vic gebruikte Shiftbase al voor zijn personeelsplanning en urenregistratie. Toen Camila van het productteam van Shiftbase hem benaderde over een vroege versie van HR Pro, de uitbreiding die het opstellen van contracten en de HR-administratie overneemt, was hij snel om. Hij zocht al een tijd naar precies dit: een manier om geen avonden meer kwijt te zijn aan papierwerk. En hij zag meteen hoeveel tijd het hem zou opleveren.

Voor Vic was de rekensom simpel:

Waar hij vroeger leunde op een administratiekantoor, een Word-template en een hele reeks mails, hoeft hij er nu nauwelijks meer naar om te kijken.

De resultaten op een rij

De verandering is in het hele aannameproces bij Aards terug te zien:

De impact: nu komt het contract eerst

Vic hoeft niet meer te improviseren om snel te schakelen. Iemand laten beginnen en het contract laten tekenen zijn nu één en dezelfde handeling geworden. Na een proefdienst en een kort gesprek vraagt hij de nieuwe medewerker om één ding, een e-mailadres, en stuurt hij ze HR Pro in. Ze vullen zelf hun gegevens in, het contract staat klaar vanuit zijn template en ze ondertekenen het digitaal voordat ze hun eerste dienst draaien. De gegevens kloppen, omdat niemand ze nog om elf uur 's avonds voor de salarisverwerking zit over te tikken. En die volle dag die Vic elke maand kwijt was, is gewoon terug.

Wat volgt, voor Aards en voor Shiftbase

Nu het aannemen op orde is, richt Vic zich op het stabiliseren van de drie locaties: het verloop terugbrengen en mensen helpen langer te blijven. De ruimte die hij in zijn administratie won, heeft hem al helpen groeien. Toen hij Hemels overnam, dat met een eigen wirwar aan contracten en roosters kwam, zette hij het snel over naar Shiftbase, bracht hij het aannemen onder in HR Pro en draaide het bijna vanaf dag één soepeler.

Op de lange termijn wil hij blijven doen waar hij goed in is: sterke horecaconcepten bouwen. Shiftbase ontwikkelt HR Pro stap voor stap mee met ondernemers als Vic. De uitbreiding komt eind deze maand algemeen beschikbaar, en daarna kijken we naar de volgende stap in de reis van de nieuwe medewerker: onboarding en training die volledig op de telefoon plaatsvinden, precies zoals Vics jonge team al gewend is te werken. Los de chaos van vandaag op en groei morgen door naar de volgende stap.