Aards spart mit Shiftbase HR Pro einen vollen Tag pro Monat bei der Vertragsadministration

Vic Gruntjes und Sommelière Chrissy van Roessel führen das Aards Eetbar & Wijnwinkel in Berkel-Enschot, dazu das Café Mout nebenan und den Veranstaltungsort Hemels, den sie kürzlich übernommen haben. Mit HR Pro als Erweiterung zu Shiftbase hat Vic die gesamte Einstellungsadministration in einem System und gewinnt jeden Monat einen vollen Tag zurück. 

Wer einen gut besuchten Gastrobetrieb leitet, kennt das: Ein Spüler fängt freitags an, der Vertrag wird "später" geregelt, und aus später wird die Woche, in der die Gehälter rausmüssen. Bis dahin stehen die neuen Mitarbeiter schon im Betrieb, während die Verträge noch hinterherhinken, die Word-Vorlage ist voller manuell eingetragener Daten, und ein voller Tag im Monat geht drauf, das alles vor der Lohnabrechnung gerade zu biegen.

Vic Gruntjes führt das Aards Eetbar & Wijnwinkel in Berkel-Enschot mit seiner Partnerin, Sommelière Chrissy van Roessel, dazu das Café Mout nebenan und den Veranstaltungsort Hemels. Mit HR Pro als Erweiterung zu Shiftbase hat Vic den gesamten Einstellungsprozess in einem System. Das Ergebnis: ein voller Tag pro Monat zurückgewonnen, jeder neue Mitarbeiter mit unterschriebenem Vertrag vor der ersten Schicht und die Dread vor der Abrechnungswoche weg.

Die Herausforderung: Verträge kamen immer zuletzt

Vic und Chrissy eröffneten Aards 2021 in Berkel-Enschot, ein Dorfrestaurant mit angeschlossener Weinhandlung mit rund 350 Flaschen. Vic hat Hotelmanagement studiert und hatte nie vor, selbst in der Küche zu stehen, aber gute Köche sind außerhalb der großen Städte schwer zu finden, also hat er selbst den Kochlöffel in die Hand genommen. Fünf Jahre später führt er drei Betriebe: Aards, Café Mout nebenan und Hemels, ein Restaurant, das er kürzlich übernommen hat, mit rund 13 Vollzeitkräften und ca. 70 Teilzeitkräften insgesamt. Der Großteil des Teams arbeitet in Teilzeit, und die Fluktuation ist konstant: Spüler und Saisonkräfte kommen und gehen, fast jeden Monat fängt jemand Neues an.

Lange Zeit kamen Verträge als Letztes dran. Eine Verwaltungsstelle kümmerte sich darum, aber das Ganze lief über E-Mail-Pingpong, und kleine Fehler schlichen sich immer wieder ein. Vic arbeitete mit einer Word-Vorlage und trug die Daten jedes neuen Mitarbeiters von Hand ein. Wer jeden Vertrag unter Zeitdruck manuell einträgt, riskiert genau das: eine Bankverbindung um eine Stelle verschrieben, ein Startdatum einen Tag daneben. Die Probezeit darf bis zu sechs Monate betragen bis zu sechs Monate betragen. Ein falsch eingetipptes Datum kann dazu führen, dass sie zu kurz ausfällt oder die gesetzliche Grenze überschritten wird. .

Und weil das Papierkram immer aufgeschoben wurde, bis die Lohnabrechnung es erzwang, arbeiteten neue Mitarbeiter oft schon eine Weile, bevor ihre Verträge nachkamen. Jeden Monat lief alles an derselben Stelle zusammen: ein voller Tag kurz vor dem Zahltag, um alles wieder in Ordnung zu bringen.

Neue Mitarbeiter schnell in den Betrieb zu bringen, das klappte, aber dass die Verträge hinterherhinkten, ließ ihm keine Ruhe.

Die Lösung: eine E-Mail über eine Beta, der er sofort zugestimmt hat

Vic nutzte Shiftbase bereits für Dienstplanung und Zeiterfassung. Als Camila vom Shiftbase-Produktteam ihn wegen einer frühen Version von HR Pro anschrieb, dem Add-on, das die Einstellungs- und Vertragsadministration übernimmt, brauchte er nicht lange zu überlegen. Er hatte genau danach gesucht, einem Weg, keine Abende mehr mit Papierkram zu verlieren, und sah sofort, wie viel Zeit ihm das zurückgeben würde. 

Für Vic war die Rechnung einfach. 

Früher stützte er sich auf eine Verwaltungsstelle, eine Word-Vorlage und eine Kette von E-Mails. Heute muss er das kaum noch anfassen. 

Ergebnisse auf einen Blick 

Die Veränderung zeigt sich im gesamten Einstellungsprozess bei Aards: 

Die Auswirkung: Jetzt kommt der Vertrag zuerst 

 Heute muss Vic nicht mehr improvisieren, um schnell zu handeln. Jemanden einzustellen und seinen Vertrag unterschreiben zu lassen, ist jetzt ein und dieselbe Bewegung. Nach einer Probeschicht und einem kurzen Gespräch braucht er vom neuen Mitarbeiter nur eine Sache: eine E-Mail-Adresse. Er schickt ihn in HR Pro, der Mitarbeiter trägt seine Daten selbst ein, der Vertrag wird aus seiner Vorlage erstellt, und unterschrieben wird, bevor die erste Schicht beginnt. Die Daten stimmen, weil niemand sie um 23 Uhr vor der Lohnabrechnung einträgt. Und der volle Tag, den Vic früher jeden Monat verlor, ist einfach zurück. 

Was als Nächstes kommt, für Aards und für Shiftbase 

Nachdem die Einstellungsadministration geregelt ist, konzentriert sich Vic darauf, die drei Betriebe zu stabilisieren, die Fluktuation zu senken und dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter länger bleiben. Der gewonnene Freiraum hat ihm schon beim Wachsen geholfen: Als er Hemels übernahm, mit all dem Vertrags- und Dienstplanchaos, das dazu gehörte, hat er den Betrieb schnell auf Shiftbase migriert, die Einstellungsadministration in HR Pro abgebildet und ihn fast von Anfang an reibungsloser geführt. Langfristig möchte er das tun, was er liebt: gute Gastronomiekonzepte aufbauen.

Shiftbase entwickelt das Hand in Hand mit Betreibern wie Vic. HR Pro wird Ende des Monats allgemein verfügbar, und der nächste Fokus liegt auf dem Onboarding neuer Mitarbeiter: Einarbeitung und Schulung direkt auf dem Handy, so wie Vics junges Team es schon erwartet. Das Chaos von heute lösen, morgen in die nächste Phase wachsen.

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