Onboarding neue Mitarbeiter – das solltest du dazu wissen

Wenn Mitarbeiter einen neuen Job annehmen, ist es wichtig, dass sie gut im Arbeitsprozess und damit im Unternehmen ankommen. Dazu gibt es das sogenannte Onboarding oder auch den Onboarding Prozess. Welche Tipps du dabei beachten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist Onboarding?

Der Onboarding Prozess beginnt im Prinzip schon mit der Einstellung des neuen Mitarbeiters, also mit der Vertragsunterzeichnung. Dann geht es aber natürlich weiter. Der Arbeitnehmer soll durch die Onboarding Prozesse, um beim Bild des Schiffs zu bleiben, an Bord des Unternehmens kommen, also seinen Platz im Unternehmen finden.

Der Begriff Onboarding Prozess kommt dabei aus dem Personalmanagement und beschreibt die Maßnahmen, die der neue Mitarbeiter durchläuft, bis er sich im Unternehmen zurechtfindet. Dabei muss aber nicht nur der neue Mitarbeiter gewisse Dinge durchlaufen. Auch die neuen Kollegen sind gefragt und zwar nicht nur am ersten Tag, indem es einen Rundgang durch alle Abteilungen gibt. Stattdessen ist es die ganze Einarbeitung, die unter dem Begriff Onboarding Prozess zusammengefasst wird.

Warum ist es wichtig, den Onboarding Prozess zu optimieren?

Beim Onboarding Prozess geht es für den neuen Mitarbeiter und auch für das Unternehmen um weit mehr als nur einen "schönen ersten Arbeitstag". Vielmehr geht es besonders der HR Abteilung um zwei wesentliche Ziele:

• Der neue Mitarbeiter soll sich nicht wegen Unwohlsein gegenüber den anderen Mitarbeitern zurückziehen und damit schon nach kurzer Zeit wieder kündigen. Eine starke Anfangsfluktuation kann durch ein gutes Onboarding wahrscheinlich vermieden werden.

• Die Einarbeitung soll möglichst zügig abgeschlossen sein. Wenn erst einmal ein bestimmter Onboarding Prozess, idealerweise sogar mit einer Onboarding Checkliste, abläuft, ist es sehr wahrscheinlich, dass der neue Mitarbeiter gut im Team ankommt und dann nicht nur einen guten ersten Arbeitstag hat, sondern jeder Arbeitstag ein guter Tag wird.

Wenn der Onboarding Prozess optimiert ist, zahlt sich die zuvor teure Personalsuche langfristig aus. Denn in Zeiten von Fachkräftemangel kann eine gute Integration dafür sorgen, dass der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz auch über die Probezeit hinaus behalten möchte.

Damit können gefundene Talente sich gut im Team einbringen und sind nicht länger nur der neue Mitarbeiter, sondern einer von vielen produktiven Kollegen. Letztlich wird dadurch sogar die allgemeine Produktivität im Team gesteigert. Der neue Mitarbeiter ist nur während des Onboarding Prozesses der "Neue" und nach dem Durchführen der Maßnahmen auf Betriebstemperatur mit dem Unternehmen und den anderen Mitarbeitern.

Ein gutes Onboarding zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass es eine angenehme Willkommenskultur im Unternehmen gibt. Das wirft dann auch direkt ein positives Licht auf das Unternehmen als Arbeitgeber. Denn wenn sich ein Unternehmen auch für einen neuen Mitarbeiter einsetzt, also die Zufriedenheit und das gute Gefühl der neuen Mitarbeiter als wichtig erachtet, dann wird das häufig gleichgesetzt mit der Tatsache, dass die Mitarbeiterzufriedenheit auch ein Teil des Geschäftserfolgs für diesen Arbeitgeber ist.

Was erwarten Mitarbeiter von einem Onboarding?

Der erste Arbeitstag gilt für viele Mitarbeiter als eines der Erlebnisse, die sich für lange Zeit im Gedächtnis einbrennen. Wir wurde ich von den Kollegen aufgenommen? Wie hat sich das Unternehmen wir gegenüber verhalten? Es ist ein bisschen so wie ein erstes Date oder andere erste Begegnungen. Tatsächlich sieht dein neuer Mitarbeiter seine neuen Kollegen zum ersten Mal – da solltest du schon ein wenig Zeit in deinen neuen Kollegen stecken.

Dein neuer Angestellter erwartet in der Tat mehr von dir als nur ein simples "Hallo" oder dass du ihm zeigst, wo die Toiletten und die anderen Büros sind. Er möchte in Prozesse eingeführt werden. Er möchte buchstäblich erfahren, wie die Firma erwartet, dass die Aufgaben erfüllt werden.

Die Komplexität des Onboardings hängt natürlich maßgeblich von der Stelle ab, die erfüllt werden soll. Ein Manager muss deutlich mehr über die allgemeinen Arbeitsabläufe wissen als ein Team Member. Es hängt auch davon ab, wie umfangreich der Arbeitsplatz an sich ist.

Natürlich sollte sich der neue Arbeitnehmer nicht nur auf die Einführung durch das Unternehmen verlassen. Ein wenig Eigeninitiative zeigt, dass man wirklich Interesse am Erfolg des Onboardings hat.

Onboarding-Phasen – der Onboarding Plan

Grundsätzlich gibt es eine Onboarding Definition, die festlegt, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter vom ersten Tag und in der ersten Woche, gegebenenfalls auch im weiteren Verlauf vor sich gehen sollte.

Phase 1 – vor dem ersten Tag

Hier geht es um einen guten Start und darum, die wesentlichen Informationen und Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Das kann ebenso die Bereitstellung der Software Lösungen sein wie auch ein allgemeiner Guide über das bevorstehende Programm. Diese Phase steigert in der Regel die Motivation des Neuen maßgeblich.

Phase 2 – am ersten Tag und in der ersten Woche

Jetzt geht es um die Einführung des Mitarbeiters in die neuen Aufgaben. Er sollte seine Kollegen kennenlernen, aber auch die Prozesse, Ziele und die allgemeine Kultur – hier geht es um den ersten Eindruck. In der Regel kann der Kollege danach schon gut selbstständig arbeiten.

Phase 3 – restliche Probezeit und darüber hinaus

Jetzt geht es darum, die Onboarding Maßnahmen zu konsolidieren – der Kollege wird durch regelmäßiges Feedback und Teambuilding an Bord gehalten. Nach dem Taking on Board geht es nun auch darum, dass sich jede Seite weiterhin wohlfühlt.

Onboarding-Checkliste für den gesamten Prozess

Der Onboarding Ablauf variiert natürlich je nachdem, ob Führungskräfte oder Mitglieder des Teams in die Arbeit eingeführt werden. Wir haben dir eine Checkliste hinterlegt. Wenn du Fragen dazu hast, nimm doch gerne Kontakt auf.