Zeiterfassung Gesetz 2025: Pflichten für Arbeitgeber

Was bedeutet das Zeiterfassungsgesetz?

Das Zeiterfassungsgesetz verpflichtet Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, einschließlich der Arbeitnehmerinnen, systematisch zu dokumentieren. Grundlage dafür ist ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 sowie ein vorausgegangenes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH).

Ziel des Gesetzes:

• Schutz der Arbeitnehmerrechte

• Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten

• Transparente Kontrolle über Überstunden

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Rechtliche Aspekte

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfasst werden können. Das Stechuhr-Urteil des EuGH hat festgestellt, dass die Erfassung von Arbeitszeiten objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht vor, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter täglich und elektronisch erfassen müssen.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Zeiterfassung?

Arbeitgeber sind laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und auf Basis des EuGH-Urteils von 2019 sowie der folgenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Diese Pflicht dient nicht nur der rechtlichen Absicherung, sondern auch dem Schutz der Gesundheit und Rechte Ihrer Mitarbeitenden.

1. Erfassung der täglichen Arbeitszeit

Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und Arbeitsleistung dokumentieren. Dazu gehören:

• Regelarbeitszeiten

• Überstunden

• Pausen (einschließlich Lage und Dauer)

2. Bereitstellung eines geeigneten Zeiterfassungssystems

Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, ein rechtssicheres und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen, das flexibel auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnitten ist. Zulässig sind:

• Elektronische Zeiterfassungssysteme

• Digitale Apps oder Webtools

• Mechanische Stechuhren

• In Ausnahmefällen auch schriftliche Aufzeichnungen – sofern sie vollständig und fälschungssicher sind

3. Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorgaben

Die erfassten Daten müssen dazu dienen, die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen sowie Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen gemäß ArbZG und Arbeitsschutzgesetzes zu überprüfen und einzuhalten. Nur so lassen sich Überlastung und gesundheitliche Risiken vermeiden.

4. Datenschutz und Datensicherheit

Alle personenbezogenen Arbeitszeitdaten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie müssen:

• Daten sicher speichern

• Zugriff einschränken

• eine zweckgebundene Verwendung sicherstellen

• Mitarbeitende über die Verarbeitung informieren

5. Information und Schulung der Mitarbeitenden

Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden über das Zeiterfassungssystem, dessen Nutzung und Zielsetzung zu informieren und ihnen alle relevanten Informationen bereitzustellen. Eine Einweisung oder Schulung ist empfehlenswert, insbesondere bei neuen digitalen Lösungen.

6. Dokumentationspflicht und Aufbewahrung

Die erfassten Arbeitszeiten müssen für mögliche Betriebsprüfungen oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen dokumentiert und mindestens zwei Jahre (teilweise länger, z. B. bei Mindestlohnkontrollen) aufbewahrt werden. Dies gilt auch für die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen an Sonn- und Feiertagen.

Die Einführung und Umsetzung eines Zeiterfassungssystems ist keine Option, sondern gesetzliche Pflicht. Ein professionelles System schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern schafft auch Vertrauen und Transparenz im Unternehmen.

Checkliste für Arbeitgeber

Hier sind einige wichtige Punkte, die Arbeitgeber bei der Einführung einer Zeiterfassung beachten sollten:

• Die Arbeitszeiten müssen täglich und elektronisch erfasst werden.

• Das System zur Zeiterfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

• Die Erfassung von Arbeitszeiten muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

• Der Betriebsrat muss bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems beteiligt werden.

• Tarifpartner können Ausnahmen von der Pflicht zur Zeiterfassung vereinbaren.

• Die Pflicht zur Zeiterfassung kann nicht aufgehoben werden, sondern nur die Art und Weise der Erfassung angepasst werden.

• Verstöße gegen die Pflicht zur Zeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber sich an diese Punkte halten, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und keine Bußgelder riskieren.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Verstöße gegen die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können für Arbeitgeber finanzielle, rechtliche und reputationsbezogene Konsequenzen und Urteile haben. Folgende Sanktionen sind möglich:

⚠️ Bußgelder bei Verstößen

Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Einzelfall. Das EuGH-Urteil verdeutlicht die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Konsequenzen solcher Verstöße. Besonders hohe Strafen sind bei wiederholtem oder systematischem Fehlverhalten möglich.

⚖️ Strafrechtliche Konsequenzen

Vorsätzliche oder besonders schwerwiegende Verstöße können strafrechtlich verfolgt werden. Es drohen:

• Geldstrafen

• In Ausnahmefällen: Freiheitsstrafen

Der Gesetzgeber hat klare Regelungen zur Arbeitszeiterfassung festgelegt, um solche Verstöße zu verhindern.

📉 Reputationsschäden

Unternehmen, die ihre Pflichten missachten, riskieren:

• Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden und Kunden

• Negative Berichterstattung in Medien

• Reputationsschäden

• Erschwerte Rekrutierung neuer Talente

📄 Arbeitsrechtliche Streitigkeiten

Fehlende oder fehlerhafte Zeiterfassung kann zu:

• Klagen auf Überstundenvergütung

• Schadensersatzforderungen

• Konflikten im Team führen

🕵️ Intensivere Prüfungen durch Behörden

Bei Verstößen kann es zu verstärkten Kontrollen durch das Gewerbeaufsichtsamt oder den Zoll kommen. Diese führen oft zu:

• Mehr Aufwand und Bürokratie

• Strikten Nachbesserungspflichten

Ist die Pflicht zur Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit?

Die Einführung einer gesetzlichen Pflicht zur Zeiterfassung hat in vielen Unternehmen Fragen zur Zukunft der Vertrauensarbeitszeit aufgeworfen. Vertrauensarbeitszeit ist ein Modell, bei dem Arbeitnehmer weitgehend selbst entscheiden können, wann und wie lange sie arbeiten, ohne feste Stechuhrzeiten. Hier wird betrachtet, wie sich die neuen Regelungen auf dieses Arbeitsmodell auswirken könnten, insbesondere in Bezug auf die Dokumentation von Pausenzeiten und Tätigkeiten nach Feierabend:

Integration statt Abschaffung: Die Pflicht zur Zeiterfassung bedeutet nicht notwendigerweise das Ende der Vertrauensarbeitszeit. Vielmehr erfordert sie eine Anpassung der Rahmenbedingungen. Arbeitgeber müssen zwar die Arbeitszeiten dokumentieren, können dies jedoch flexibel gestalten und dabei weiterhin auf das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit setzen.

Transparente Dokumentation: Auch in einem System der Vertrauensarbeitszeit ist es möglich, eine transparente Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Dies kann durch digitale Tools unterstützt werden, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten einfach zu erfassen und zu übermitteln.

Klare Kommunikation und Regelungen: Um Konflikte zu vermeiden, ist es wichtig, klare Regelungen und Richtlinien für die Zeiterfassung innerhalb der Vertrauensarbeitszeit zu etablieren. Dies schließt die Definition von Kernarbeitszeiten und Verfügbarkeiten ebenso ein wie die Handhabung von Überstunden und Pausen.

Bewahrung der Flexibilität: Das Ziel sollte sein, die Flexibilität, die die Vertrauensarbeitszeit bietet, zu bewahren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies kann durch eine flexible Handhabung der Zeiterfassung erreicht werden, bei der die Eigenverantwortung der Mitarbeiter weiterhin im Vordergrund steht.

Überprüfung der Arbeitskultur: Die Pflicht zur Zeiterfassung kann auch als Anlass genommen werden, die Arbeitskultur insgesamt zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Dies bietet die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Pflicht zur Zeiterfassung nicht zwangsläufig das Ende der Vertrauensarbeitszeit darstellt. Vielmehr kann sie als Chance gesehen werden, Vertrauensarbeitszeit unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen modern und transparent zu gestalten.

Digitale Zeiterfassung: Was HR jetzt beachten muss

Mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung stehen HR-Abteilungen vor neuen Herausforderungen und Verantwortlichkeiten, insbesondere im Kontext der Corona-Pandemie. Um eine effektive und konforme Implementierung sicherzustellen, sollten folgende Aspekte besonders beachtet werden:

Auswahl des richtigen Systems

Die Auswahl eines digitalen Zeiterfassungssystems sollte sorgfältig erfolgen. Es muss nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen. Funktionen wie die Erfassung von Pausenzeiten, Überstunden, E-Mails und flexiblen Arbeitszeiten sind dabei entscheidend.

Datenschutz und Sicherheit

Digitale Zeiterfassungssysteme sammeln und speichern eine große Menge an personenbezogenen Daten. HR muss sicherstellen, dass diese Systeme den Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO und dem entsprechenden Entwurf entsprechen und die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Integration in bestehende Systeme

Das neue Zeiterfassungssystem sollte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können. Dies umfasst die Kompatibilität mit anderen Personal- und Managementtools, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden und Prozesseffizienz zu gewährleisten.

Schulung der Mitarbeiter

Eine der Schlüsselkomponenten für den Erfolg der digitalen Zeiterfassung ist die Schulung der Mitarbeiter. Sie müssen nicht nur in der Handhabung des Systems geschult werden, sondern auch die rechtlichen Grundlagen, den Gesetzentwurf und die Bedeutung ihrer Datenverarbeitung verstehen.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Technologien und gesetzliche Rahmenbedingungen ändern sich stetig. HR muss regelmäßige Überprüfungen des Zeiterfassungssystems durchführen, um sicherzustellen, dass es weiterhin den Anforderungen und den Regelungen für tarifparteien entspricht und effektiv funktioniert.

Feedback und Anpassung

Es ist wichtig, Feedback von den Mitarbeitern zu sammeln, um eventuelle Probleme oder Unzufriedenheiten frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können. Dabei sollte der genaue Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausenzeiten erfasst werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die Flexibilität der Arbeitszeitmodelle zu unterstützen. Anpassungen und Updates des Systems sollten basierend auf diesem Feedback erfolgen, um eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit zu fördern.

Compliance und Berichterstattung

HR muss gewährleisten, dass das Zeiterfassungssystem eine lückenlose Dokumentation, Berichterstattung und Informationen ermöglicht, um bei internen Audits oder behördlichen Überprüfungen compliance-konform zu sein.

Die Implementierung einer digitalen Zeiterfassung bietet viele Vorteile, erfordert jedoch eine durchdachte Planung und kontinuierliche Pflege, um ihre Effektivität und Rechtskonformität zu gewährleisten. HR spielt dabei eine zentrale Rolle und muss alle Aspekte von technischen Details bis hin zu Mitarbeiterbelangen sorgfältig managen.

Fazit

Die Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung stellt eine signifikante Änderung für deutsche Unternehmen dar. Sie erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und eine Überprüfung der Tarifverträge. Durch diese Maßnahmen wird nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt, sondern auch der Schutz und die Transparenz für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhöht. Es ist eine Chance, die betriebliche Praxis zu modernisieren und die Arbeitsbeziehungen im Sinne der betrieblichen Demokratie zu stärken.