Horaires de travail : règles et affichage

Les horaires de travail sont les heures auxquelles le salarié commence et finit son travail, avec ses pauses, jour par jour et sur la semaine. Le temps de travail dit combien d’heures on travaille, les horaires disent quand. C’est l’employeur qui les fixe et qui les affiche, et c’est lui qui doit prévenir avant de les changer.

Un horaire peut être fixe, identique d’une semaine à l’autre, ou pouvant varier selon le planning, comme dans la plupart des restaurants et des commerces. Le mot est masculin : on dit un horaire de travail, des horaires réguliers.

Qui fixe les horaires de travail ?

Fixer les horaires relève du pouvoir de direction de l’employeur. Une nouvelle répartition ou un réaménagement des horaires n’est pas un élément essentiel du contrat de travail : le salarié ne peut pas s’y opposer, et un refus peut conduire à un licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave (service-public.fr, fiche F2339, vérifiée le 13 juin 2024).

Ce pouvoir s’exerce dans les limites du Code du travail : 10 heures de travail effectif par jour, 48 heures sur une même semaine, 11 heures de repos entre deux journées et une pause de 20 minutes dès que la journée atteint 6 heures de travail (articles L. 3121-18, L. 3121-20, L. 3131-1 et L. 3121-16). Le repos quotidien fixe aussi l’amplitude horaire : 13 heures au plus entre le début et la fin de la journée.

L’horaire collectif et son affichage

Quand tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe travaillent selon le même horaire, l’employeur établit un horaire collectif, qui indique les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail (article D. 3171-1). Aucun salarié de l’équipe ne peut alors être employé en dehors de cet horaire, sauf notamment pour des heures supplémentaires dans la limite du contingent annuel.

L’affichage des horaires de travail est obligatoire : l’employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos (article L. 3171-1). L’horaire collectif :

• est daté et signé par l’employeur, ou par la personne à qui il a délégué ce pouvoir ;

• est affiché en caractères lisibles, de façon apparente, dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique, ou dans l’établissement de rattachement pour les salariés qui travaillent à l’extérieur (article D. 3171-2) ;

• est envoyé en double à l’agent de contrôle de l’inspection du travail avant d’être appliqué (article D. 3171-4) ;

• est rectifié et réaffiché dans les mêmes conditions avant toute modification, et la rectification est elle aussi transmise à l’inspection du travail (articles D. 3171-3 et D. 3171-4).

Quand un accord répartit la durée du travail sur plusieurs semaines, comme dans l’annualisation du temps de travail, l’affichage indique aussi le nombre de semaines de la période de référence et, pour chacune, l’horaire et la répartition de la durée du travail (article D. 3171-5). Ne pas afficher l’horaire, ou ne pas en transmettre le double à l’inspection du travail, est puni de l’amende des contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (articles R. 3173-1 et R. 3173-2).

Quand chacun a son horaire : le décompte individuel

Dans un restaurant ou un magasin, il est rare que toute l’équipe suive le même horaire : le planning change d’un salarié à l’autre et d’une semaine à l’autre. L’employeur établit alors pour chaque salarié les documents de décompte de sa durée de travail (article L. 3171-2). Il enregistre chaque jour les heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le nombre d’heures faites, et récapitule le total chaque semaine (article D. 3171-8).

Une brasserie de quinze salariés montre les deux cas côte à côte. Sa cuisine travaille aux mêmes heures toute l’année, de 10 h à 14 h 30 et de 18 h 30 à 22 h 30, du mardi au samedi, soit 8 heures 30 par jour et 42 heures 30 par semaine : c’est un horaire collectif, affiché dans la cuisine, daté, signé et envoyé à l’inspection du travail. En salle, les serveurs tournent selon un planning qui change chaque semaine : leurs heures sont enregistrées chaque jour et totalisées chaque semaine, serveur par serveur.

Chaque mois, un document annexé au bulletin de paie reprend notamment le cumul des heures supplémentaires depuis le début de l’année et les repos compensateurs acquis et pris (article D. 3171-12). Les documents de décompte restent à la disposition de l’inspection du travail pendant un an, y compris en horaires individualisés (article D. 3171-16). Un système de pointage tenu jour après jour fournit ces relevés sans travail de reconstitution en fin de mois.

Les horaires individualisés

Les horaires individualisés, qu’on appelle aussi horaires variables ou horaires flexibles, laissent chaque salarié choisir ses heures d’arrivée et de départ dans un cadre fixé par l’entreprise. L’employeur peut les mettre en place à la demande de certains salariés, après avis conforme du comité social et économique. Dans une entreprise sans représentant du personnel, c’est l’inspecteur du travail qui autorise le dispositif (article L. 3121-48).

Le dispositif permet de reporter des heures d’une semaine sur l’autre. Les heures faites une semaine donnée au-delà de la durée légale ou conventionnelle ne sont alors pas des heures supplémentaires, à condition de résulter du libre choix du salarié (article L. 3121-48). À défaut d’accord collectif, le report ne peut pas dépasser 3 heures d’une semaine à l’autre, et le cumul des reports ne peut pas porter le total des heures reportées à plus de 10 (article R. 3121-30).

En pratique, beaucoup d’entreprises distinguent des plages fixes, où tout le monde est présent, et des plages mobiles, où chacun choisit. Certains salariés ont droit, à leur demande, à un aménagement d’horaires individualisés : les bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, les aidants familiaux et les proches d’une personne handicapée, et les parents d’un enfant dont l’état de santé rend indispensables une présence soutenue et des soins contraignants (article L. 3121-49).

Fixes, en coupure ou décalés : les formes d’horaires

Faire passer un salarié d’un horaire fixe à un horaire variable, d’un horaire continu à un horaire discontinu, ou d’un horaire de jour à un horaire de nuit, n’est pas un simple changement : c’est une modification de son contrat, qui demande son accord (service-public.fr, F2339). Dans le dernier cas, les règles du travail de nuit s’ajoutent.

Le Code du travail ne fait pas du samedi un jour de repos. Il interdit de faire travailler un même salarié plus de six jours par semaine et donne le repos hebdomadaire en principe le dimanche (articles L. 3132-1 et L. 3132-3). Les hôtels, cafés et restaurants peuvent donner ce repos par roulement (articles L. 3132-12 et R. 3132-5), et les commerces suivent les règles du travail le dimanche.

Temps partiel : des horaires écrits

Le contrat d’un salarié à temps partiel est écrit. Il mentionne la durée hebdomadaire ou mensuelle, sa répartition entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les cas dans lesquels cette répartition peut changer, et la façon dont les horaires de chaque journée travaillée sont communiqués par écrit au salarié (article L. 3123-6). Un horaire donné de vive voix la veille ne remplit pas cette dernière condition.

Modifier les horaires de travail

Avancer l’heure de début d’un poste, déplacer un jour de travail ou réorganiser la semaine relève en principe du pouvoir de direction (F2339). Pour un horaire collectif, la rectification est affichée et transmise à l’inspection du travail avant de s’appliquer (articles D. 3171-3 et D. 3171-4). Le délai pour prévenir le salarié dépend de l’organisation de son temps de travail :

• à temps partiel : sept jours ouvrés avant la modification de la répartition de ses heures, ou au moins trois jours ouvrés si un accord collectif le prévoit, avec des contreparties en dessous de sept jours ouvrés (articles L. 3123-31 et L. 3123-24) ;

• avec une durée du travail répartie sur plusieurs semaines par accord : le délai fixé par l’accord, et sept jours s’il ne dit rien (article L. 3121-47) ;

• à temps plein avec un horaire hebdomadaire classique : le Code du travail ne fixe pas de délai chiffré, la convention collective peut en prévoir un.

Le salarié à temps partiel peut refuser, sans faute, une modification de la répartition de ses heures que son contrat ne prévoit pas. Même prévue au contrat, il peut la refuser si elle est incompatible avec des obligations familiales impérieuses, des études, un autre emploi ou une activité non salariée (article L. 3123-12). Les changements de dernière minute, le refus du salarié et le remplacement au pied levé sont traités dans notre article sur le changement de planning au dernier moment.

En salle : un service du midi qui devient une coupure

Dans la même brasserie, le gérant veut faire passer une serveuse embauchée pour le seul service du midi à un service en coupure, midi et soir. Passer d’un horaire continu à un horaire discontinu modifie son contrat : il lui faut son accord. Avancer sa prise de poste de 11 h 30 à 11 h resterait, en principe, un simple changement des conditions de travail.

En boutique : un mercredi déplacé au jeudi

Une vendeuse travaille 24 heures par semaine, le mercredi, le vendredi et le samedi, comme le prévoit son contrat. Pour les soldes, le responsable veut déplacer son mercredi au jeudi. C’est une modification de la répartition de ses heures entre les jours de la semaine : sans accord collectif qui fixe un autre délai, il la prévient au moins sept jours ouvrés avant (article L. 3123-31). Si la vendeuse suit des cours le jeudi, elle peut refuser sans que ce soit une faute (article L. 3123-12).

Organiser les horaires dans Shiftbase

Dans Shiftbase, les horaires de travail se montent dans le planning de la semaine. Vous créez des modèles de poste, recopiez une semaine dans la suivante et voyez tout de suite quand un poste tombe sur un congé ou dépasse les heures contractuelles d’un salarié. Les salariés saisissent leurs disponibilités dans l’application, ce qui évite de deviner qui peut travailler samedi.

Une fois publié, le planning arrive dans l’application et dans l’agenda de chacun, et chaque changement part en notification. Avec la gestion de planning de Shiftbase, les postes ouverts se pourvoient depuis l’application, les échanges entre collègues se valident en un geste, et chaque service publié sert ensuite de référence pour les heures pointées.