Livret d’accueil : contenu et exemple

Le livret d’accueil est le document que l’entreprise remet à un nouveau salarié, avant son arrivée ou le premier jour, pour qu’il trouve seul les réponses pratiques : où se changer, comment consulter son planning, comment pointer, qui prévenir en cas d’absence, quelles consignes de sécurité suivre. Il complète l’accueil par une personne, il ne le remplace pas.

Pour les salariés, aucun texte ne rend le livret d’accueil obligatoire. Il touche pourtant à plusieurs obligations de l’employeur, du règlement intérieur à la formation à la sécurité, qu’il aide à faire connaître sans s’y substituer. Le livret d’accueil des EHPAD et des établissements médico-sociaux est un autre document, destiné aux personnes accueillies et soumis à sa propre réglementation. Ici, il s’agit des salariés et de leur intégration.

Ce que contient un livret d’accueil

Les guides pensés pour un bureau ouvrent sur le mot du dirigeant et l’histoire de l’entreprise. Dans un restaurant ou un magasin, la recrue cherche d’abord à savoir où et quand elle travaille. Rangez donc les rubriques dans l’ordre où elle en aura besoin :

• Arriver : adresse et entrée du personnel, vestiaire, tenue, où laisser ses affaires, repas et pauses.

• L’équipe : qui fait quoi, le nom du manager et du référent, un organigramme simple quand il y a plusieurs sites.

• Le planning : quand il est publié, comment consulter ses services, indiquer ses disponibilités, demander un échange ou poser des congés.

• Le pointage : où et comment pointer à l’arrivée, en pause et au départ, et que faire en cas d’oubli.

• La sécurité : issues de secours, extincteurs, conduite à tenir en cas d’accident ou d’incendie, numéros d’urgence.

• Les règles : où trouver le règlement intérieur s’il existe, la convention collective applicable, les règles d’hygiène ou de caisse.

• La paie : date de versement du salaire, où trouver son bulletin, à qui poser une question sur ses heures.

• Les contacts : manager, référent, gérant ou ressources humaines, service de prévention et de santé au travail.

Le mot d’accueil et la présentation de l’entreprise ont leur place, en une page au plus. Une recrue qui commence un samedi à 18 h lira la page du pointage avant celle des valeurs.

Ce que la loi demande, et ce que le livret peut reprendre

Le livret d’accueil n’a pas de régime juridique propre. Plusieurs documents et informations qu’il mentionne en ont un, et il faut les connaître pour ne pas croire qu’une page du livret règle l’obligation.

Le règlement intérieur. Il est obligatoire dans les entreprises et établissements d’au moins cinquante salariés, au terme d’un délai de douze mois après le franchissement du seuil (article L. 1311-2). Il fixe exclusivement les mesures de santé et de sécurité, les règles de discipline et l’échelle des sanctions (article L. 1321-1), et il est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes qui ont accès aux lieux de travail ou aux locaux d’embauche (article R. 1321-1). Le livret dit où le trouver ou le joint en annexe, mais il ne peut pas en tenir lieu : le règlement intérieur est soumis à l’avis du comité social et économique, communiqué à l’inspecteur du travail (article L. 1321-4) et déposé au greffe du conseil de prud’hommes (article R. 1321-2).

La formation à la sécurité. L’employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité pour les travailleurs qu’il embauche (article L. 4141-2). Elle porte sur les conditions de circulation dans l’entreprise, l’exécution du travail et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre (article R. 4141-3), et l’information sur les risques est donnée dès l’embauche, de manière compréhensible pour chacun (article R. 4141-2). Les consignes écrites du livret servent de support. La formation, elle, se fait sur place, devant la friteuse, la trancheuse ou l’escabeau de la réserve.

Le document unique. L’employeur transcrit l’évaluation des risques dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (article R. 4121-1), qui est tenu à la disposition des travailleurs (article R. 4121-4). Le livret indique où le consulter.

Les affichages. Certaines informations doivent être affichées dans des locaux accessibles : l’adresse et le numéro du médecin du travail ou du service de santé au travail, des secours d’urgence et de l’inspection du travail (article D. 4711-1), les heures de début et de fin du travail et la durée des repos (article L. 3171-1), et la consigne de sécurité incendie (article R. 4227-37). Les reprendre dans le livret aide la recrue ; l’affichage reste dû.

Les informations individuelles. Le livret est commun à toute l’équipe. Les informations propres à chaque salarié, comme son poste, sa rémunération ou sa durée du travail, lui sont remises dans un ou plusieurs documents écrits (article L. 1221-5-1).

Exemple : le livret d’accueil d’un restaurant

Une brasserie de vingt salariés, ouverte midi et soir, sept jours sur sept. Son livret tient sur huit pages A5 et suit la journée d’un nouveau :

Avec vingt salariés, la brasserie n’est pas tenue d’avoir un règlement intérieur : la page 6 rassemble donc les règles de la maison, sans leur donner la valeur d’un règlement. La page 4 est celle qui vieillit le plus vite. Un nouveau jour de publication ou une nouvelle tablette au vestiaire, et le livret imprimé dit faux. Mieux vaut y décrire le principe et renvoyer vers l’outil où l’information est à jour.

Pour un magasin : ce qui change

Dans le commerce, le livret suit la même logique avec d’autres pages : l’ouverture et la fermeture du magasin, qui détient les clés et le code de l’alarme, les procédures de caisse et de retour, la réception des livraisons, la conduite à tenir face à un vol ou à un client agressif. Une enseigne à plusieurs magasins gagne à séparer une partie commune, valable partout, d’une feuille par magasin avec les horaires, l’équipe et les contacts du site.

Les fêtes de fin d’année et les soldes méritent une page à part quand l’équipe se renforce. Les renforts sont ceux qui ont le moins de temps pour être accueillis, et le plus besoin du livret.

Livret d’accueil papier ou numérique ?

Le papier a un avantage dans les métiers où l’on travaille debout : on le donne de la main à la main et on le relit au vestiaire. Il a un défaut : il ne se met pas à jour. Un livret numérique, en PDF ou sur une page interne, se corrige en une minute et s’ouvre sur le téléphone que chacun a sur soi. Beaucoup d’équipes combinent les deux : quelques pages imprimées pour le premier jour, le reste en ligne.

La partie la plus mouvante, le planning, n’a pas besoin d’être recopiée dans le livret. Dans Shiftbase, le planning publié arrive dans l’application et dans l’agenda de chaque salarié, et les changements partent en notification : le livret explique le principe, la recrue voit ses services dans le planning dès qu’elle est invitée. Pour pointer, elle utilise le Kiosk, ouvert dans le navigateur d’une tablette ou d’un ordinateur avec son code PIN, ou l’application sur son téléphone. La page du livret dit laquelle des deux et où se trouve la pointeuse.

Rédiger le livret et le garder à jour

Écrivez-le avec ceux qui sont arrivés récemment : ils savent ce qui leur a manqué. Le rapport d’étonnement des dernières recrues est la meilleure liste de ce qu’il faut ajouter. Faites relire chaque page par la personne qui en répond, le chef de cuisine pour l’hygiène, le responsable de caisse pour les retours.

Visez une douzaine de pages au plus, avec des phrases que l’on comprend en les lisant debout. Datez chaque version et relisez le livret à chaque changement d’organisation, de règles ou d’outil, et au moins avant chaque saison si vous embauchez des saisonniers. Un livret qui décrit une ancienne façon de pointer fait plus de dégâts qu’un livret absent.