Personeelsplanning

De voordelen van personeelsplanning software?

Personeelsplanning software wordt steeds vaker gebruikt voor het maken van werkroosters. Het maken van werkroosters kost een hoop tijd en is een ingewikkelde taak. Veel bedrijven maken het werkrooster dan ook nog met Excel. Met Shiftbase kunt u eenvoudig en snel werkroosters maken met grip op de verwachte kosten.

Eenvoudig en snel een planning maken

Met Shiftbase kunt u eenvoudig en snel (herhalende) diensten inroosteren. In het rooster zijn standaarddiensten aan te maken, welke het rooster ingesleept kunnen worden. Daarnaast kunnen diensten ook in het rooster worden toegevoegd, waarbij de standaarddiensten zijn aan te passen.

Herhalende diensten

Door het gebruik van herhalende diensten kan een werkrooster voor een langere periode vooruit gepland worden. Bij het inroosteren van een herhalende dienst, kan ingesteld worden om de hoeveel weken de dienst herhaald moet worden, en op welke dagen. Diensten kunnen herhaald worden tot een specifieke datum of zonder einddatum.

Diensten slepen
Herhalende diensten
Verschillende roosterweergaven

Beschikbaarheid

Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid aangeven via de mobiele app of computer. De aangegeven beschikbaarheid is terug te zien in het werkrooster, zodat de planner hier eenvoudig rekening mee kan houden. Daarnaast kan een leidinggevende ook de beschikbaarheid van collega’s invoeren. Dit is aangenaam wanneer medewerkers zelf niet in staat zijn om hun beschikbaarheid op te geven.

Beschikbaarheid herinneringen

In de software is de mogelijkheid aanwezig om automatisch beschikbaarheid herinneringen te versturen. Dit is handig als medewerkers nog geen beschikbaarheid hebben opgegeven. Hierdoor hoeft de planner niet achter de beschikbaarheid van de medewerkers aan.

Duidelijk overzicht van de beschikbare medewerkers
Automatisch beschikbaarheid herinneringen versturen

Loonkosten

In de strategische personeelsplanning zijn de verwachte kosten van het personeel inzichtelijk. Deze zijn per medewerker, per dag en per maand te zien. Daarnaast zijn ook de te verwachte wekelijkse kosten inzichtelijk.

Verwachte omzet

In de planning is de verwachte omzet zichtbaar. Hierdoor is in het werkrooster te zien wat het percentage personeelskosten bedraagt. Op basis van dit percentage kunt u vervolgens een rooster maken.

Budget

Stel maximaal in te roosteren budgetten in. Dit kan in de vorm van tijd of salaris. Vanaf het moment dat het ingestelde budget wordt overschreden, verschijnt er een melding om de planner te informeren.

Diensten ruilen

Medewerkers kunnen onderling diensten ruilen met goedkeuring van de planner. Wanneer een medewerker op een eigen dienst klikt, dan kan een ruilverzoek verstuurd worden naar geselecteerde medewerkers. Zodra één van de geselecteerde medewerkers aangeeft de dienst te willen overnemen, dan wordt de planner hiervan op de hoogte gebracht. Zodra de ruilaanvraag akkoord is, wordt de dienst automatisch gewijzigd in de personeelsplanning.

Laat medewerkers zelf voor vervanging zorgen
Met goedkeuring van de planner

Zelfroosteren

Zelfroosteren kan met behulp van open diensten. Met open diensten kunnen medewerkers uitgenodigd worden om een dienst te draaien. De geselecteerde medewerkers ontvangen een uitnodiging, en kunnen deze direct accepteren of afwijzen. Open diensten kunnen ook gebruikt worden om diensten te parkeren, en deze op een later moment in te roosteren.

Medewerkers uitnodigen voor een dienst
Medewerkers zelf diensten laten inroosteren

Occupatie

Met de occupatiefunctie, kunt u aangeven aan welke diensten het rooster moet voldoen. Zo kan er bijvoorbeeld een minimale, maximale of exacte hoeveelheid diensten worden ingesteld. Hierdoor is direct zichtbaar of het werkrooster voldoet aan de opgegeven occupatie.

Altijd een kloppend werkrooster
Duidelijk overzicht van de in te plannen diensten

Verlof en afwezigheid

In het rooster zijn de afwezigheden per medewerker zichtbaar. Hierdoor kan de planner eenvoudig rekening houden met alle afwezigheden. Iedere afwezigheid wordt weergegeven in een kleur dat bij het type afwezigheid hoort.

Afwezigheden worden weergegeven in het werkrooster
Iedere afwezigheid wordt in een eigen kleur getoond

Competenties

Met de personeelsplanning is het mogelijk om gebruik te maken van competenties. Binnen de instellingen kunt u de vaardigheden zelf beheren en vervolgens koppelen aan medewerkers en diensten. Tijdens het plannen is zichtbaar welke medewerkers over de benodigde competenties beschikken. Ook zijn er slimme filters aanwezig, zodat het in een oogopslag zichtbaar is of alle medewerkers op de juiste plek zijn ingedeeld.

De voordelen van werkrooster software

Eenvoudig in gebruik door het slepen van diensten
Iedere medewerker heeft toegang tot het laatste rooster
Beschikt over zeer veel functies
Gratis app voor iPhone en Android

Alle voordelen op een rij

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste functies

Open diensten

Nodig medewerkers per email en pushbericht uit voor het draaien van een dienst.

Occupatie

Geef per dag de diensten op waaraan het rooster moet voldoen. Zo heeft u altijd een kloppend rooster.

Beschikbaarheid

Laat medewerkers hun beschikbaarheid opgeven zodat de planner eenvoudig een werkrooster kan maken.

Diensten ruilen

Laat medewerkers onderling diensten ruilen. Dit kan met of zonder goedkeuring van de planner.

Vaardigheden

Maak een personeelsplanning aan de hand van vaardigheden. Deze kunt u koppelen aan diensten en medewerkers.

Weer

Bekijk de weersvoorspelling in het werkrooster, zodat u hier eenvoudig de occupatie op kunt afstemmen.

Diensten slepen

In het werkrooster zijn eenvoudig wijzigingen aanbrengen door het slepen van diensten.

Publiceren

Publiceer eenvoudig werkroosters, en deel deze per email of pushbericht met de medewerkers.

Verlofregistratie

Bekijk alle verlofregistraties overzichtelijk in het werkrooster, en houd hier rekening mee tijdens het plannen.