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9 März 2022

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Lohnabrechnung – das Wichtigste für Arbeitgeber zusammengefasst

Wer arbeitet, bekommt auch Geld. Dieses wird über die Lohn und Gehaltsabrechnung abgewickelt, die der Arbeitnehmer von der Buchhaltung des Arbeitgebers bekommt. Aber was musst du eigentlich beachten als Arbeitgeber, wenn es um die Lohn und Gehaltsabrechnung geht? Darauf wollen wir in diesem Artikel mal etwas genauer eingehen.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Das Gehalt ist eine fest definierte Größe. Sie wird in jedem Monat, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Zeit oder der erbrachten Leistung, überwiesen. Der Lohn ist im Unterschied dazu eher variabel gestaltet und kann sich nach den gearbeiteten Stunden oder auch der erbrachten Leistung definieren. Meistens bekommen Angestellte ein Gehalt und Arbeiter einen Lohn. Das lässt sich aber nicht ganz so pauschal darstellen, denn nicht jeder Arbeiter wird pro geleistetem Stück oder nach den tatsächlichen Arbeitsstunden bezahlt. Ein Blick auf die Abrechnung lohnt sich als Arbeitnehmer also auf jeden Fall.

Was bedeutet eine Lohnabrechnung?

Sowohl die Lohnabrechnung als auch die Gehaltsabrechnung zeigen, aus welchen Teilen sich der Lohn oder das Gehalt der Mitarbeiter zusammensetzt. Dazu wird eine immer gleiche Abrechnungsperiode gewählt, in der Regel monatlich und zwar vom 1. oder vom 15. eines Monats. Auf diese Art und Weise kannst du als Arbeitnehmer auch ganz einfach nachvollziehen, ob die Überweisung deines Lohns oder deines Gehalts korrekt ausfiel.

Was ist der Inhalt der Lohnabrechnung?

Neben den klassischen Pflichtangaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers gehört auf eine Lohnabrechnung, aber auch auf die Gehaltsabrechnung die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID und die Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses. Auch wenn ein Arbeitsverhältnis unbefristet ist, findest du auf der Abrechnung zumindest dein Eintrittsdatum in die Firma wieder. Außerdem listet die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung in einem übersichtlichen Dokument auf, welcher Zeitraum aktuell abgerechnet wird und die einzelnen Entgeltbestandteile.

Zu den Entgeltbestandteilen gehört neben dem Arbeitslohn an sich auch so etwas wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, diverse Sonderzulagen oder ein besonderes Leistungsentgelt. Auch vermögenswirksame Leistungen werden hier aufgeführt.

Wie kannst du den Brutto- und Nettolohn korrekt berechnen?

Lohn oder Gehalt werden netto ausgezahlt. Das bedeutet, dass von dem Lohn oder Gehalt noch Pflichtabgaben wie Steuern und Sozialabgaben, Sozialversicherungsbeiträge und die Krankenkasse, aber auch die Lohnsteuer, die sich je nach Lohnsteuerklasse berechnen, abgezogen werden.

Welche Zuschläge und Zulagen gibt es?

Zuschläge und Zulagen sind zwei unterschiedliche Gehaltsbestandteile. Zulagen sind steuer- und beitragspflichtig, das bedeutet, von ihnen gehen die üblichen Abzüge zum Nettolohn oder Nettogehalt noch ab. Zuschläge hingegen sind, sofern bestimmte Grenzen eingehalten werden, von Steuern und anderen Abgaben befreit.

Mögliche Zulagen sind:

  • Erschwerniszulagen für besonders schwierige Arbeitszustände wie Schmutz, Erschütterung, Hitze oder Gefahren. Dazu gehören also besondere körperliche Belastungen, starke Einflüsse von der Umgebung und auch eine gesteigerte Unfallgefahr. Die Gefahr muss nicht von der Tätigkeit selbst ausgehen, sondern kann auch vom Umfeld verursacht werden. Denke etwa an die Arbeit direkt an einer Autobahn, wo das Schneiden von Bäumen beispielsweise nicht besonders gefährlich ist, aber die Tatsache, dass du direkt am fließenden Verkehr entlang arbeitest, durchaus unfallträchtig werden könnte.

  • Leistungszulagen werden meist für besondere individuelle Leistungen und in der Regel prozentual gezahlt.

  • Funktionszulagen werden gewährt, wenn der Mitarbeiter bestimmte Funktionen wie Vorarbeiter, Ausbilder oder Schichtleiter ausübt.

  • Sozialzulagen werden dann bezahlt, wenn der Mitarbeiter beispielsweise Familie und / oder Kinder hat und / oder wenn gewisse Bedingungen in Sachen Haushalt oder Ortschaft erfüllt werden.

  • Persönliche Zulagen sind, wie es der Name bereits vermuten lässt, auf persönliche Faktoren zurückzuführen.

  • Wechselschichtzulagen entlohnen den Arbeitnehmer dafür, dass er bereit ist, in wechselnden Schichten zu arbeiten. Das gilt besonders dann, wenn auch Nachtschichten oder sehr späte beziehungsweise frühe Schichten in das Schema der Arbeitszeiten fällt. Denn diese sind nachgewiesenerweise körperlich und psychisch anstrengend und müssen besonders entlohnt werden.

Mögliche Zuschläge auf dem Gehaltszettel sind:

  • Überstunden- und Mehrarbeitszuschläge für die Leistung von mehr Stunden, als es der Vertrag vorsieht

  • Nachtarbeitszuschläge, die für die Arbeit nach 20 Uhr gezahlt werden

  • Sonntagszuschläge, die dann gezahlt werden, wenn der Sonntag kein branchenüblicher Arbeitstag ist. In der Gastronomie beispielsweise gilt der Sonntag als gewöhnlicher Arbeitstag und der Sonntagszuschlag entfällt, es sei denn, es handelt sich um einen gesetzlichen Feiertag.

  • Feiertagszuschläge für gesetzliche bundeseinheitliche Feiertage

  • Schichtzuschläge für das Leisten von Schichten

Wie schreibe ich eine Lohnabrechnung?

Die manuelle Erstellung von Lohnabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen ist eher unüblich. Dafür gibt es gute Programme, in die du lediglich gewisse Kennzahlen eingeben musst und die dann Abzüge, Zulagen und andere Bestandteile des Gehalts deines Arbeitnehm

ers automatisch berechnen. Dazu solltest du wissen, in welcher Klasse die Lohnsteuer abgeführt wird, welchen Kranken- und Pflegeversicherungssatz der Arbeitnehmer zu zahlen hat, ob Kinder eingerechnet werden und ob die Verpflichtung zur Zahlung der Kirchensteuer besteht.

Liegt das Entgelt des Arbeitnehmers bei maximal 450 Euro pro Monat, fällt er unter die Minijobregelung. Die Entgeltabrechnung fällt entsprechend pauschal aus. Das gilt auch für solche Bestandteile wie die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer.

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Was bedeuten die Abkürzungen auf der Entgeltabrechnung?

Die Begriffe Lohn und Gehalt sind zwar, wie bereits oben erwähnt, nicht synonym zu verwenden. In den Abkürzungen unterscheidet die Lohnbuchhaltung jedoch nicht zwischen diesen beiden Lohnarten. Daher wollen wir hier einmal kurz darauf eingehen, welche Kürzel du auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen finden kannst:

  1. A = Abfindung, die unter Umständen bei der Kündigung durch den Arbeitgeber gezahlt wird.

  2. AV = Arbeitslosenversicherung, die ein Pflichtabzug der Brutto Bezüge ist.

  3. B = Arbeitnehmeranteil Seekasse, die dann abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer in einer Branche arbeitet, die von der Seeberufsgenossenschaft als Unfallversicherungsträger zugeordnet ist.

  4. BGRS = Beitragsgruppenschlüssel, der für die Meldung zur Sozialversicherung wichtig ist.

  5. E = Einmalbezug, der nicht zu den normalen Gehaltsbestandteilen zählt. Er wird auch nicht für den einzelnen Abrechnungszeitraum gezahlt. Darunter fällt beispielsweise das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

  6. F = Frei, was dann ausgegeben wird, wenn das Steuer-Brutto nicht dem Gesamtbrutto entspricht.

  7. GB = Gesamtbrutto, also das, was inklusive aller Zulagen und Zuschläge anfällt

  8. H = Hinzurechnungsbetrag für mehr als ein Beschäftigungsverhältnis

  9. J = Bestandteil des Gesamtbruttos

  10. Ki.Frbtr = Kinderfreibetrag

  11. KiSt = Kirchensteuer

  12. KK = Krankenkasse

  13. KK % = maßgeblicher Beitragssatz zur Krankenkasse inkl. Zusatzbeitrag

  14. KV = Krankenversicherung

  15. L = laufender Bezug, was unter anderem das Gehalt ist

  16. LSt = Lohnsteuer

  17. M = mehrjährige Versteuerung

  18. N = Nachberechnung, falls im Vormonat Fehler vorlagen

  19. MFB = Mehrfachbeschäftigung

  20. P = Pauschalversteuerung

  21. PGRS = Personengruppenschlüssel, wenn der Arbeitnehmer bestimmten Personen zugehört

  22. RV = Rentenversicherung

  23. S = sonstiger Bezug

  24. St = Steuerbrutto

  25. Steuer-ID = persönliche Steueridentifikationsnummer

  26. StKl = Steuerklasse

  27. SV = Sozialversicherung

  28. Um = Umlageverfahren

  29. V = Vorjahr

  30. VKZ = Verarbeitungskennzeichen

  31. W = Wertguthaben

  32. Z = einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose

Was solltest du sonst noch über die Lohnabrechnung wissen?

Für die Erstellung deiner Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen ist der Arbeitgeber zuständig. Allerdings solltest du dich auf moderne Softwarelösungen verlassen, wenn es darum geht, eine korrekte Entgeltabrechnung für deine Angestellten zu erstellen. Dazu gehören auch Dinge wie der digitale Dienstplan. Denn auf diese Art und Weise sind direkt solche Faktoren wie Schichtarbeit und besondere Zeiten, Feiertage und Mehrarbeit dokumentiert. Dokumentation gehört zu jeder guten Abrechnung dazu, denn Lohnabrechnungen unterliegen auch der Prüfung, sollte es zu einer Betriebsprüfung kommen.

Viele Unternehmen übergeben die Lohnabrechnung dem Steuerberater, da dieser die Buchhaltung ebenfalls übernimmt. Natürlich steht es dir als Arbeitgeber frei, die Lohnabrechnung selbst zu übernehmen. Dann solltest du dir allerdings bewusst machen, dass diese korrekt abzulaufen hat. Darauf können einerseits deine Angestellten bestehen, aber auch das Finanzamt.

Wenn du Fragen zu deiner Lohnabrechnung hast, zögere bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen.