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28 Juli 2022

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Mitarbeiter-Zeiterfassung: Software & Tools im Vergleich

Eine gute Work-Life-Balance, bei der die Arbeitswelt und das Privatleben miteinander im Einklang stehen, ist das Ziel aller Berufstätigen. Doch um den Wunsch der Arbeitnehmer nach möglichst viel Flexibilität und Gestaltungsspielraum gerecht zu werden, muss gleichzeitig eine Möglichkeit gefunden werden, den Arbeitgebern zu garantieren, dass die Arbeit und Stundenzahl nicht vernachlässigt wird. Zeiterfassungssysteme bieten hier die perfekte Lösung für beide Seiten. Mit diesem Tool können Gleitzeiten implementiert, Überstunden erfasst und flexibleres Arbeiten ermöglicht werden. Um alle Vorteile der Zeiterfassung optimal nutzen zu können, muss jedoch zuerst das passende System gefunden werden. Abhängig von der Branche, der Mitarbeiterzahl und der Filialstruktur stehen hier verschiedene digitale und analoge Lösungen zur Auswahl. Damit du entscheiden kannst, welche spezielle für deinen Betrieb die beste ist, haben wir hier einen Vergleich der besten Zeiterfassungssysteme erstellt.

Flexibles Arbeiten dank Zeiterfassung: Definition & Rechtslage

Bei der Arbeitszeiterfassung protokolliert ein Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeiter, indem es jeden Tag den Beginn, die Dauer und das Ende der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie der Pausen erfasst. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die vertraglichen Arbeitszeiten eingehalten und Überstunden erfasst werden. Obwohl sich durch Zeiterfassungssysteme für beide Parteien Vorteile ergeben, ist ihr Einsatz in Deutschland bislang noch nicht verpflichtend. Eine Pflicht der Arbeitszeiterfassung besteht zurzeit nur für geringfügig Beschäftigte sowie für bestimmte Branchen (Baugewerbe, Gebäudereinigung, Paketdienste, Gaststätten- und Hotelbetriebe), um hier Schwarzarbeit vorzubeugen.

In allen anderen Unternehmensbereichen ist zwar abzusehen, dass die Gesetzeslage bald angepasst wird, bisher ist hier die Erfassung der Arbeitszeiten jedoch noch nicht verpflichtend – wohl aber die Dokumentation der Überstunden. Diese müssen in jedem Fall erfasst werden, damit beim Überschreiten der maximalen Arbeitszeiten ein Ausgleich gefunden werden kann. Am einfachsten geschieht dies durch das Notieren der Arbeitszeiten, weshalb die meisten Betriebe freiwillig ein analoges oder digitales Modell der Personalzeiterfassung wählen.

Die klassische Zeiterfassung: Stundenzettel, Excel-Tabelle & Stechuhr

Die klassischen Modelle sind nicht zwangsläufig überholt oder veraltet, sondern haben sich im Gegenteil über Jahre hinweg bewährt und werden immer noch häufig genutzt. Denn gerade für kleine Betriebe und Unternehmen mit vielen remote arbeitenden Mitarbeitern lohnen sich komplexe, elektronische Zeiterfassungssysteme nur selten, da Kosten und Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen.

  1. Stundenzettel: Auch heute erfassen viele kleinere Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter immer noch händisch. Eine schnellere und einfachere Methode als den Griff zu Stift und Papier gibt es wohl nicht, dennoch bringt diese Dokumentationsweise auch viele Nachteile mit sich. Oft kommt es zu einem regelrechten Zettelchaos, möglicher Betrug gestaltet sich relativ einfach und die Nacharbeit kann sehr aufwendig sein, wenn die Daten anschließend auch per Hand ausgewertet werden müssen.
  1. Excel-Tabelle: Den ersten Schritt zur Digitalisierung bietet die Excel-Tabelle, jedoch kann sich auch hier die Nacharbeit noch relativ umfangreiche gestalten, wenn die Daten manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen. Außerdem sind sie ebenso wie die Stundenzettel relativ fehler- und betrugsanfällig, wenn Zeilen versehentlich gelöscht, Daten geändert oder verschiedene Datei-Versionen für Verwirrung sorgen.
  1. Stechuhr/Stempelanlage: Bei den klassischen Stechuhren wurde täglich die aktuelle Uhrzeit beim Betreten und Verlassen der Firma auf die Stempelkarte gedruckt. Diese Methode war jedoch recht unflexibel und aufwendig in der Archivierung, weshalb sie bald durch eine modernere Hardware-Lösung ersetzt wurde. Bei diesen elektronischen und digitalen Stempelanlagen wird die Arbeitszeit nun mit einem Chip-Token bzw. einer Chip-Karte erfasst. Der Vorteil der Digitalisierung ist hier, dass die Daten direkt an die Verwaltung weitergeleitet und über eine Software ausgelesen werden können. Die Nachteile sind allerdings, dass die Anschaffungskosten für Gerät und Software recht hoch sind, die Programmierung der Chips zeitaufwendig ist und die Stechuhren nur stationär genutzt werden können.

Die digitale Zeiterfassung: Software, App & Online-Systeme

Digitale Zeiterfassungssysteme sind die moderne Lösung zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Sie sind transparent, sicher und effizient, da mit ihren Daten direkt im Anschluss die Löhne, Überstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstage berechnet werden können. Deshalb eignen sie sich vor allem für mittelgroße Unternehmen, die sich zeitlichen Aufwand in der Nachbereitung sparen möchten.

  1. Zeiterfassung Software: Bei diesem Modell kann die Arbeitszeit digital bzw. in der Cloud erfasst werden. Das morgendliche Einstempeln der Mitarbeiter erfolgt so quasi an ihrem Computer. Durch das automatische Erfassen von Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen gibt es keinen nachträglichen Verwaltungsaufwand, jedoch ist die Installation der Software recht teuer und die Handhabung nur bedingt flexibel.
  2. Zeiterfassungssysteme App: Die Software-Lösung gibt es natürlich auch als App-Version für Mobilgeräte. Diese mobilen Anwendungen sind sehr einfach zu bedienen und eignen sich auch fürs Homeoffice, den Außeneinsatz, Dienstreisen oder Mitarbeiter, die nicht am PC arbeiten. Durch die vielen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten können hier auch noch weitere Daten (wie der Standort, die Arbeitsaufgaben oder die einzelnen Projektzeiten) erfasst werden. Dadurch muss bei mobilen Zeiterfassungssystemen jedoch besonders stark auf den Datenschutz geachtet und ggf. Dienstgeräte angeschafft werden.

  3. Online-Zeiterfassung: Ähnlich wie bei der Desktop-Softwarelösung stempeln sich auch hier die Mitarbeiter über ihren Computer ein und aus. Dieses Mal geschieht dies jedoch über einen Browser und die Arbeitszeiten werden in einem Webportal hinterlegt. Da die Datenspeicherung online erfolgt, muss auch hier besonders auf den Datenschutz geachtet werden.

Fazit

Wer die Qual hat, hat die Wahl. Bislang gibt es keine Lösung, die perfekt für alle Unternehmen ist. Deshalb ist vorab immer ein Zeiterfassungssysteme Test nötig, um ein Modell zu finden, das für die eigene Betriebsgröße, das bereitgestellte Budget und die firmeninternen Anforderungen ideal ist. Während kleinere Unternehmen meist auf simple und kostenlose Zeiterfassungsmethoden setzen, lohnt es sich für größere Betriebe oft in komplexere Systeme mit zusätzlichen Funktionen zu investieren. Das spart nicht nur Zeit in der Nacharbeit, sondern ermöglicht auch mehr als die reine Stundenerfassung. Die beste Zeiterfassung kann für viele auch eine Kombilösung sein, wenn die digitale Stempeluhr oder Stundenzettel mit einer Software oder App verbunden wird.