Lohnarten

Lohnarten sind die Grundlage jeder professionellen Entgeltabrechnung. Sie entscheiden, wie Zahlungen an deine Mitarbeitenden richtig zugeordnet, versteuert und ausgewertet werden, von Grundgehalt bis Bonus. Hier liest du als Arbeitgeber, welche Lohnarten es gibt, wie sie funktionieren und wie du sie praxisnah und korrekt in deiner Lohnbuchhaltung einsetzt.

Was sind Lohnarten? - Erklärung

Lohnarten sind verschiedene Kategorien oder „Typen“ von Zahlungen, die du an deine Mitarbeitenden leistest, also zum Beispiel Grundlohn, Überstundenvergütung, Zuschläge, geldwerte Vorteile oder auch Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld. Jede dieser Zahlungen erfüllt einen bestimmten Zweck und wird in der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterschiedlich behandelt – sei es steuerlich, sozialversicherungsrechtlich oder buchhalterisch.

Lohnarten sind somit nicht bloß ein technischer Begriff aus dem Personalwesen, sondern ein zentrales Instrument, um die Entgeltabrechnung korrekt, nachvollziehbar und rechtskonform zu gestalten. Wenn du als Arbeitgeber Lohnarten sauber definierst und korrekt zuordnest, schaffst du Klarheit, sowohl für deine HR-Abteilung als auch für deine Mitarbeitenden und das Finanzamt.

Kurz gesagt: Lohnarten sind der Schlüssel zu einer transparenten und effizienten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Welche Lohnarten gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Lohnarten, die in der Entgeltabrechnung verwendet werden, um die unterschiedlichen Formen der Vergütung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu klassifizieren. Diese Vielfalt ermöglicht es Unternehmen, die Bezahlung ihrer Mitarbeiter genau und gerecht zu gestalten, angepasst an die jeweiligen Arbeitsleistungen, Qualifikationen und Vereinbarungen. Im Folgenden findest du eine Übersicht der gängigsten Lohnarten:

Grundlohnarten

• Stundenlohn: Bezahlung basierend auf der tatsächlich gearbeiteten Zeit.

• Monatsgehalt: Feste Summe, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden.

• Akkordlohn: Vergütung nach erbrachter Leistung, oft in Produktionsberufen angewandt.

• Prämienlohn: Zusätzliche Zahlung für besondere Leistungen oder Erreichen bestimmter Ziele.

Zusätzliche Lohnarten

• Überstundenlohn: Zusätzliche Bezahlung für Arbeit über die reguläre Arbeitszeit hinaus.

• Schichtzulagen: Zusätzliche Vergütung für Arbeit zu ungewöhnlichen Zeiten (Nacht-, Feiertagsarbeit).

• Urlaubsgeld: Einmalige oder jährliche Extra-Zahlung zur Urlaubszeit.

• Weihnachtsgeld: Jährliche Sonderzahlung, oft als 13. Gehalt.

Sozialleistungen und steuerfreie Lohnarten

• Vermögenswirksame Leistungen: Vom Arbeitgeber unterstützte Sparbeiträge.

• Kinderzuschläge: Steuerfreie Zahlungen an Arbeitnehmer mit Kindern.

• Dienstwagen: Nutzung eines Firmenwagens auch für private Zwecke.

• Essensmarken/Zuschüsse: Unterstützung für Mahlzeiten während der Arbeitszeit.

Sonstige Lohnarten

• Tantiemen: Anteil am Unternehmensgewinn, oft an leitende Angestellte gezahlt.

• Entsendungszulagen: Zusätzliche Vergütung für im Ausland eingesetzte Mitarbeiter.

• Abfindungen: Einmalzahlungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Diese Übersicht verdeutlicht, dass die Gestaltung der Lohnarten flexibel auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer sowie die Anforderungen des Unternehmens und der jeweiligen Branche angepasst werden kann. Jede Lohnart spiegelt einen spezifischen Teil des Gesamtentgelts wider und dient dazu, die Arbeitsleistung, die Arbeitsbedingungen oder besondere Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer finanziell zu honorieren. In der Lohnbuchhaltung ist die präzise Erfassung und Zuordnung dieser verschiedenen Lohnarten essentiell, um eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben zu gewährleisten.

🔍 Lohnarten Übersicht

Hier ist eine kurze und übersichtliche Tabelle, die verschiedene Lohnarten zusammenfasst:

Diese Tabelle bietet einen schnellen Überblick über die gängigsten Lohnarten, die in der Entgeltabrechnung eine Rolle spielen können. Jede Lohnart reflektiert unterschiedliche Aspekte der Vergütung und Arbeitsleistung und ermöglicht es Arbeitgebern, ein flexibles und faires Vergütungssystem zu gestalten.

Was sind typische Beispiele für Lohnarten bei Arbeitnehmenden?

Auf jeden Fall. In der Lohnbuchhaltung unterscheiden wir verschiedene Lohnarten, je nachdem, wofür ein Betrag gezahlt wird, wie er versteuert wird und ob er sozialversicherungspflichtig ist. Diese Zuordnung ist zentral für die korrekte Entgeltabrechnung – und für die Kommunikation mit Steuerberater, Finanzamt oder Sozialversicherungsträgern.

Hier sind typische Lohnarten, die du kennen solltest, inklusive kurzer Erklärung:

➡️Regelmäßiger Arbeitslohn

• Was ist das? Der monatliche Grundlohn oder das feste Gehalt.

• Beispiel: 3.000 Euro Monatsgehalt für eine Vollzeitkraft im Innendienst.

• Merkmal: voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

➡️Überstundenvergütung

• Was ist das? Bezahlung für zusätzliche Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte Stundenzahl hinaus.

• Beispiel: 20 Überstunden à 20 €/h → 400 € zusätzlich zum Monatslohn.

• Merkmal: ebenfalls steuer- und SV-pflichtig.

➡️Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge

• Was ist das? Zuschläge für besondere Arbeitszeiten.

• Beispiel: 25 % Zuschlag für Nachtarbeit → 100 € zusätzlich.

• Merkmal: teilweise steuerfrei, unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen.

➡️Sachbezüge / geldwerte Vorteile

• Was ist das? Leistungen, die nicht in bar, sondern als Vorteil gewährt werden.

• Beispiel: Dienstwagen zur privaten Nutzung oder Tankgutscheine.

• Merkmal: häufig steuer- und beitragspflichtig, je nach Freibetrag.

➡️Einmalzahlungen

• Was ist das? Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

• Beispiel: 1.200 € Weihnachtsgeld im November.

• Merkmal: steuer- und SV-pflichtig, aber gesondert zu behandeln in der Abrechnung.

➡️Vermögenswirksame Leistungen (VL)

• Was ist das? Arbeitgeberzuschuss zum Vermögensaufbau der Mitarbeitenden.

• Beispiel: 40 € monatlich in einen Bausparvertrag.

• Merkmal: kann steuerfrei sein, abhängig von Voraussetzungen.

➡️Tantieme / Gewinnbeteiligung

• Was ist das? Beteiligung am Unternehmenserfolg.

• Beispiel: 2 % vom Jahresgewinn als Bonuszahlung.

• Merkmal: steuer- und beitragspflichtig, aber motivierend bei Führungskräften.

➡️Auslagenersatz / steuerfreie Erstattungen

• Was ist das? Rückerstattung von beruflich bedingten Kosten.

• Beispiel: 200 € für Reisekosten oder 30 € Verpflegungspauschale.

• Merkmal: steuerfrei, wenn korrekt nachgewiesen.

Was sind Lohnarten in der Lohnbuchhaltung?

In der Lohnbuchhaltung dienen Lohnarten als strukturierte Kategorien zur einheitlichen Zuordnung und Auswertung von Zahlungen an deine Mitarbeitenden. Man könnte sagen: Lohnarten sind das „Ordnungssystem“ deiner gesamten Entgeltabrechnung. Jede Zahlung – egal ob Gehalt, Zuschlag oder geldwerter Vorteil – wird dabei mit einer klar definierten Lohnart versehen, die automatisch alle zugehörigen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regeln mitliefert.

Warum ist das wichtig für dich als Arbeitgeber?

Weil die saubere Verwendung von Lohnarten dafür sorgt, dass…

• deine Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und rechtskonform erstellt werden,

• Steuern und Sozialabgaben automatisch richtig berechnet werden,

• die Zahlen buchhalterisch zugeordnet werden können (z. B. für Kostenstellen),

• Auswertungen und Statistiken intern oder für Behörden leicht abrufbar sind,

• Schnittstellen zu DATEV, Finanzamt, Sozialversicherung oder Controlling einwandfrei funktionieren.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Wenn du etwa 150 € als steuerfreien Fahrtkostenzuschuss auszahlen möchtest, dann muss diese Zahlung mit der richtigen Lohnart (z. B. „Fahrtkostenzuschuss, steuerfrei“) versehen sein. Nur dann weiß das System, dass dieser Betrag nicht versteuert wird und keine Sozialabgaben anfallen. Falsch zugeordnete Lohnarten führen hier schnell zu unnötigen Korrekturen oder sogar Betriebsprüfungsrisiken.

Welche Merkmale definieren eine Lohnart in der Buchhaltung?

Jede Lohnart ist in der Lohnsoftware wie Shiftbase durch bestimmte Eigenschaften hinterlegt:

• Steuermerkmale (z. B. steuerpflichtig / steuerfrei)

• Sozialversicherungspflicht (ja / nein)

• Abrechnungszeitraum (laufend oder einmalig)

• Auswertungskennzeichen (für interne Reports)

• Verbuchung (z. B. Zuordnung zu Kostenstellen oder Kontenrahmen)

Diese automatisierten Zuordnungen helfen deiner Buchhaltung, alles effizient, sicher und gesetzeskonform abzuwickeln, und sparen Zeit sowie Kosten.

Welche Lohnarten sind steuerfrei?

Ja, es gibt verschiedene steuerfreie Lohnarten, die du als Arbeitgeber nutzen kannst, um deinen Mitarbeitenden zusätzliche Vorteile zu bieten, ohne dass darauf Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen. Diese Zahlungen sind finanziell attraktiv für deine Beschäftigten und sparen deinem Unternehmen Kosten.

Allerdings gelten für steuerfreie Lohnarten klare gesetzliche Voraussetzungen. Werden diese eingehalten, sind die Zahlungen sowohl lohnsteuerfrei als auch sozialversicherungsfrei.

Hier sind die wichtigsten steuerfreien Lohnarten im Überblick:

1️⃣ Fahrtkostenzuschüsse (z. B. ÖPNV)

• Was: Zuschuss für den Arbeitsweg mit Bus, Bahn oder Jobticket.

• Steuerfreiheit: Ja, wenn er zusätzlich zum Lohn gezahlt wird.

• Tipp: Die steuerfreien Beträge dürfen nicht mit dem regulären Gehalt verrechnet werden („Zusätzlichkeitskriterium“).

2️⃣ Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

• Was: Lohnzuschläge für Arbeitszeiten außerhalb der Regelarbeitszeit.

• Steuerfreiheit: Ja, unter bestimmten Bedingungen und gesetzlichen Höchstgrenzen (z. B. bis zu 25 % bei Nachtarbeit).

3️⃣ Verpflegungsmehraufwand (Spesen)

• Was: Erstattung von Verpflegungskosten bei Dienstreisen.

• Steuerfreiheit: Ja, bis zur gesetzlich festgelegten Pauschale (aktuell z. B. 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit).

4️⃣ Erstattung von Reisekosten

• Was: Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten bei Dienstreisen.

• Steuerfreiheit: Ja, wenn Nachweise vorliegen und die Beträge angemessen sind.

5️⃣ Kindergartenzuschuss

• Was: Zuschuss zu den Betreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder.

• Steuerfreiheit: Ja, wenn die Zahlung direkt an die Kita oder zweckgebunden erfolgt.

6️⃣ Sachzuwendungen bis 50 € (monatlich)

• Was: Gutscheine, Tankkarten, Prepaid-Karten etc.

• Steuerfreiheit: Ja, wenn es sich um sogenannte steuerfreie Sachbezüge handelt und die Freigrenze eingehalten wird (50 € pro Monat seit 2022).

7️⃣ Betriebliche Gesundheitsförderung

• Was: Zuschuss für zertifizierte Maßnahmen (z. B. Rückenschule, Stressbewältigung).

• Steuerfreiheit: Ja, bis 600 € pro Jahr pro Mitarbeitendem.

8️⃣ Vermögenswirksame Leistungen (VL)

• Was: Arbeitgeberbeiträge für Sparverträge (z. B. Bausparvertrag, Fondssparen).

• Steuerfreiheit: Teilweise – je nach Einkommenshöhe können Mitarbeitende staatliche Förderung erhalten, der Arbeitgeberanteil ist jedoch oft steuerpflichtig.

Wichtig für dich als Arbeitgeber:
Damit diese Zahlungen steuerfrei bleiben, müssen sie in der Lohnabrechnung korrekt mit der passenden Lohnart abgebildet werden.

Praxisfehler vermeiden:
Vermeide es, steuerfreie Leistungen als Gehaltsumwandlung darzustellen (also z. B. einen Fahrtkostenzuschuss vom Bruttogehalt abzuziehen). In solchen Fällen entfällt die Steuerfreiheit.

Fazit: Lohnarten richtig nutzen, dein Schlüssel zu klaren und effizienten Abrechnungen

Lohnarten sind weit mehr als nur technische Codes in der Lohnbuchhaltung. Sie bilden das Fundament für eine rechtssichere, strukturierte und transparente Gehaltsabrechnung. Wer als Arbeitgeber hier den Überblick behält, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld – etwa durch die korrekte Nutzung steuerfreier Zahlungen, sauber getrennte Entlohnungsformen oder digitale Unterstützung.

Ob Grundgehalt, Zuschlag, Prämie oder geldwerter Vorteil: Jede Zahlung muss im Lohnsystem eindeutig zugeordnet sein – steuerlich, sozialversicherungsrechtlich und buchhalterisch. Eine professionelle Lohnsoftware unterstützt dich genau dabei: Sie sorgt für automatisch richtige Zuordnungen, prüft gesetzliche Rahmenbedingungen und ermöglicht dir, auch bei komplexeren Gehaltsmodellen den Durchblick zu behalten.

Gerade in Zeiten steigender administrativer Anforderungen, wachsender Belegschaften oder flexibler Arbeitszeitmodelle lohnt es sich, das Thema Lohnarten nicht als Pflicht, sondern als strategischen Vorteil zu betrachten. Denn mit einer klugen Lohnstruktur und einer klaren Abbildung in der Software schaffst du Vertrauen bei deinen Mitarbeitenden und Stabilität in deiner Abrechnung.