Du erfasst die Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden, prüfst sie, rechnest Zuschläge und Abwesenheiten ein und überführst das Ergebnis in die Lohnabrechnung. Gesetzlich bist du zur Dokumentation verpflichtet. Digitale Tools wie Shiftbase automatisieren diesen Prozess und reduzieren Fehler erheblich.
Was ist Stundenabrechnung?
Die Stundenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Personalabrechnung und Arbeitszeiterfassung. Du nutzt sie, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren und für die Lohnzahlung zu verwenden. Die Abrechnung kann sowohl tätigkeitsbezogen als auch projektbezogen erfolgen, zum Beispiel in Handwerksbetrieben, Agenturen oder Dienstleistungsunternehmen.
In der Praxis funktioniert die Zeiterfassung entweder digital über eine App oder ein Terminal, oder manuell über Stundenzettel. Die so gesammelten Daten werden anschließend von der Personalabteilung geprüft und in die Lohnbuchhaltung übernommen. Eine rechtssichere Stundenabrechnung schafft Transparenz, vermeidet Lohnfehler und schützt dich vor Bußgeldern.
Stundenabrechnung vs. Lohnabrechnung: Der Unterschied
Viele verwechseln die beiden Begriffe. So unterscheiden sie sich:
- Stundenabrechnung: Erfassung und Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden je Mitarbeitendem.
- Lohnabrechnung: Das fertige Abrechnungsdokument inklusive Bruttolohn, Abzügen, Steuern und Sozialabgaben.
Die Stundenabrechnung ist also der Input, die Lohnabrechnung der Output.
Stundenabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
So läuft eine rechtssichere Stundenabrechnung in der Praxis ab:
Schritt 1: Arbeitszeiten erfassen
Deine Mitarbeitenden dokumentieren ihre geleisteten Stunden über:
- Digitale Zeiterfassungs-Apps oder Terminals
- Manuelle Stundenzettel (Papier oder Excel)
- Automatische Erfassung über ein Workforce-Management-System
Hinweis: Seit dem EuGH-Urteil 2019 bist du als Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen.
Schritt 2: Zeiten prüfen und freigeben
Die Führungskraft oder die HR-Abteilung kontrolliert die erfassten Stunden auf:
- Vollständigkeit und rechnerische Korrektheit
- Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelungen
- Korrekte Erfassung von Überstunden und Abwesenheiten
Schritt 3: Vergütung berechnen
Nach der Freigabe berechnest du das Arbeitsentgelt:
- Geleistete Stunden × Stundenlohn
- Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit
- Abzüge für Minusstunden oder Fehlzeiten
Schritt 4: In die Lohnabrechnung überführen
Die geprüften Stunden fließen in die monatliche Lohnabrechnung ein, inklusive:
- Bruttolohnberechnung
- Sozialabgaben und Lohnsteuer
- Dokumentation in der Personalakte
Schritt 5: Archivieren und auswerten
Abgeschlossene Stundenabrechnungen werden archiviert und für Controlling sowie Personalplanung genutzt. Beachte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: nach MiLoG mindestens 2 Jahre, nach HGB 6 bis 10 Jahre je nach Dokumententyp.
Stundenabrechnung berechnen: Formel und Beispiele
Grundformel: Bruttolohn berechnen
Bruttolohn = Geleistete Stunden × Stundenlohn + Zuschläge – Abzüge
Rechenbeispiel: Vollzeitkraft
- Wöchentliche Arbeitszeit: 40 Stunden
- Monat: Oktober (23 Arbeitstage)
- Tägliche Arbeitszeit: 8 Stunden
- Stundenlohn: 18 Euro
Berechnung: 23 Arbeitstage × 8 Stunden = 184 Stunden 184 Stunden × 18 Euro = 3.312 Euro Bruttogehalt
Rechenbeispiel: Minijob
- Stundenanzahl im Monat: 43 Stunden
- Stundenlohn: 13,00 Euro (aktueller Mindestlohn 2025)
Berechnung: 43 Stunden × 13,00 Euro = 559 Euro Brutto
Wichtig: Der Minijob-Verdienstgrenze muss eingehalten werden. Bei Überschreitung ändert sich der Sozialversicherungsstatus.
Zuschläge richtig einrechnen
| Zuschlagsart | Typischer Satz |
|---|---|
| Nachtarbeit (23:00–6:00 Uhr) | 25% |
| Sonntagsarbeit | 50% |
| Feiertagsarbeit | 100% |
| Überstunden | 25–50% (je nach Tarifvertrag) |
Die genauen Sätze richten sich nach dem jeweiligen Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung.
Gesetzliche Grundlagen der Stundenabrechnung
Die Erstellung und Dokumentation von Stundenabrechnungen unterliegt in Deutschland mehreren Gesetzen. Hier die wichtigsten im Überblick.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das ArbZG regelt die Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie Sonn- und Feiertagsregelungen. Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit musst du zwingend dokumentieren.
Mindestlohngesetz (MiLoG): Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?
Für folgende Beschäftigtengruppen bist du zur lückenlosen Zeiterfassung verpflichtet:
- Minijobber
- Werkstudenten
- Beschäftigte in Branchen mit erhöhtem Kontrolldruck (Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik, Baugewerbe)
Die Aufzeichnungen musst du mindestens 2 Jahre aufbewahren.
EuGH-Urteil 2019 und Arbeitszeitreform 2026
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass alle EU-Mitgliedstaaten Systeme einführen müssen, mit denen die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst wird. In Deutschland wird diese Pflicht aktuell durch die Arbeitszeitreform 2026 im nationalen Recht konkretisiert. Du solltest jetzt handeln, um bei Inkrafttreten der Reform sofort gesetzeskonform zu sein.
DSGVO: Datenschutz bei der Zeiterfassung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Das bedeutet für dich:
- Zweckbindung: Daten nur für die Lohnabrechnung und Personalplanung nutzen
- Zugriffsbeschränkung: Nur berechtigte Personen dürfen die Daten einsehen
- Aufbewahrungsfristen korrekt einhalten
Aufbewahrungsfristen für Stundenabrechnungen
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Zeiterfassungsbelege (MiLoG) | 2 Jahre |
| Lohnabrechnungsunterlagen (HGB) | 6 Jahre |
| Buchungsbelege inkl. Gehaltsunterlagen | 10 Jahre |
Feiertage und Urlaub in der Stundenabrechnung
Entgeltfortzahlung an Feiertagen
Gesetzliche Feiertage gelten als bezahlte Abwesenheit. Dein Mitarbeitender erhält Lohnfortzahlung, wenn der Feiertag auf einen regulären Arbeitstag fällt und er arbeitsfähig und arbeitsbereit gewesen wäre (§ 2 EFZG). In der Stundenabrechnung buchst du den Feiertag mit der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit des Tages.
Beispiel: Der 3. Oktober fällt auf einen Dienstag. Ein Mitarbeitender mit 8 Stunden Soll-Arbeitszeit erhält 8 Stunden als bezahlten Feiertag gebucht, ohne tatsächlich gearbeitet zu haben.
Feiertagsarbeit und Zuschläge
Muss jemand an einem Feiertag arbeiten, gilt:
- Anspruch auf einen Ersatzruhetag (§ 11 ArbZG)
- Feiertagszuschläge nach Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung (üblich: 100%)
Sonderfall: Teilzeit und Schichtarbeit
Bei Teilzeitmodellen oder Schichtarbeit empfiehlt sich ein Durchschnittswertverfahren, um die Stunden pro Feiertag fair zu berechnen, ohne Mitarbeitende zu benachteiligen.
Stundenabrechnung Vorlage: Excel oder Software?
Excel-Vorlage: Vor- und Nachteile
Eine Excel-Vorlage zur Stundenabrechnung eignet sich nur bedingt für den dauerhaften Einsatz:
Vorteile:
- Kostenlos und schnell verfügbar
- Einfacher Einstieg für sehr kleine Teams
Nachteile:
- Keine automatische Feiertagserkennung
- Fehleranfällig und nicht manipulationssicher
- Keine DSGVO-sichere Speicherung
- Hoher manueller Aufwand bei Prüfung und Abrechnung
Stundenabrechnung Software: Wann lohnt sich der Wechsel?
Ab spätestens 5 Mitarbeitenden oder bei variablen Arbeitszeiten lohnt sich eine digitale Lösung. Sie erfasst Arbeitszeiten automatisch, erkennt Feiertage, berechnet Zuschläge und exportiert die Daten direkt in dein Lohnabrechnungssystem.
Vergleich: Manuell vs. Digital
| Kriterium | Excel/Manuell | Software (z. B. Shiftbase) |
|---|---|---|
| Zeitaufwand | Hoch | Gering |
| Fehlerquote | Hoch | Sehr gering |
| Rechtssicherheit | Eingeschränkt | Hoch |
| Skalierbarkeit | Gering | Hoch |
| DSGVO-Konformität | Aufwändig | Integriert |
| Kosten | Niedrig | Ab ca. 3–5 Euro/Mitarbeitendem |
Häufige Fehler bei der Stundenabrechnung und wie du sie vermeidest
- Pausen nicht korrekt abgezogen. Pausen sind keine Arbeitszeit. Trage sie systematisch ein und nutze automatische Pausenregeln in deiner Software.
- Zuschläge vergessen. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden häufig übersehen. Eine Software berechnet sie automatisch auf Basis der Schichtzeiten.
- Feiertage als reguläre Arbeitstage gebucht. Das führt zu Unter- oder Überzahlungen. Nutze ein System mit integriertem Feiertagskalender.
- Aufbewahrungsfristen ignoriert. Fehlende Dokumentation kann bei Prüfungen teuer werden. Archiviere alle Unterlagen digital und revisionssicher.
- Minijob-Verdienstgrenze überschritten. Kontrolliere monatlich, ob die kumulierten Stunden die Verdienstgrenze nicht überschreiten.
- Einfaches Ein- und Ausstempeln
- Automatische Berechnung von Boni
- Verknüpfung mit der Lohnbuchhaltung
