Stundenabrechnung

Du erfasst die Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden, prüfst sie, rechnest Zuschläge und Abwesenheiten ein und überführst das Ergebnis in die Lohnabrechnung. Gesetzlich bist du zur Dokumentation verpflichtet. Mit Shiftbase werden die erfassten Zeiten direkt zur Grundlage der Abrechnung, ohne dass du Stunden abtippen musst.

Was ist Stundenabrechnung?

Die Stundenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Personalabrechnung und Arbeitszeiterfassung. Du nutzt sie, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren und für die Lohnzahlung zu verwenden. Die Abrechnung kann sowohl tätigkeitsbezogen als auch projektbezogen erfolgen, zum Beispiel in Handwerksbetrieben, Agenturen oder Dienstleistungsunternehmen.

In der Praxis funktioniert die Zeiterfassung entweder digital über eine App oder ein Terminal, oder manuell über Stundenzettel. Die so gesammelten Daten werden anschließend von der Personalabteilung geprüft und in die Lohnbuchhaltung übernommen. Eine saubere Stundenabrechnung schafft Transparenz, vermeidet Lohnfehler und hilft dir bei Prüfungen.

Stundenabrechnung vs. Lohnabrechnung: Der Unterschied

Viele verwechseln die beiden Begriffe. So unterscheiden sie sich:

• Stundenabrechnung: Erfassung und Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden je Mitarbeitendem.

• Lohnabrechnung: Das fertige Abrechnungsdokument inklusive Bruttolohn, Abzügen, Steuern und Sozialabgaben.

Die Stundenabrechnung ist also der Input, die Lohnabrechnung der Output.

Stundenabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

So läuft eine Stundenabrechnung in der Praxis ab:

Schritt 1: Arbeitszeiten erfassen

Deine Mitarbeitenden dokumentieren ihre geleisteten Stunden über:

• Digitale Zeiterfassungs-Apps oder Terminals

• Manuelle Stundenzettel (Papier oder Excel)

• Automatische Erfassung über ein Workforce-Management-System

Hinweis: Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 musst du die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden erfassen. Grundlage ist das EuGH-Urteil von 2019, das ein objektives, verlässliches und zugängliches System verlangt. Papier oder Excel sind zulässig, wenn sie das leisten.

Schritt 2: Zeiten prüfen und freigeben

Die Führungskraft oder die HR-Abteilung kontrolliert die erfassten Stunden auf:

• Vollständigkeit und rechnerische Korrektheit

• Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelungen

• Korrekte Erfassung von Überstunden und Abwesenheiten

Schritt 3: Vergütung berechnen

Nach der Freigabe berechnest du das Arbeitsentgelt:

• Geleistete Stunden × Stundenlohn

• Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit

• Abzüge für Minusstunden oder Fehlzeiten

Schritt 4: In die Lohnabrechnung überführen

Die geprüften Stunden fließen in die monatliche Lohnabrechnung ein, inklusive:

• Bruttolohnberechnung

• Sozialabgaben und Lohnsteuer

• Dokumentation in der Personalakte

Schritt 5: Archivieren und auswerten

Abgeschlossene Stundenabrechnungen werden archiviert und für Controlling sowie Personalplanung genutzt. Beachte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre, Lohnkonto und Buchungsbelege 6 bis 8 Jahre (Details in der Tabelle unten).

Stundenabrechnung berechnen: Formel und Beispiele

Grundformel: Bruttolohn berechnen
Bruttolohn = Geleistete Stunden × Stundenlohn + Zuschläge – Abzüge

Rechenbeispiel: Vollzeitkraft

• Wöchentliche Arbeitszeit: 40 Stunden

• Monat mit 22 Arbeitstagen

• Tägliche Arbeitszeit: 8 Stunden

• Stundenlohn: 18 Euro

Berechnung: 22 Arbeitstage × 8 Stunden = 176 Stunden
176 Stunden × 18 Euro = 3.168 Euro Bruttogehalt

Rechenbeispiel: Minijob

• Stundenanzahl im Monat: 43 Stunden

• Stundenlohn: 13,90 Euro (Mindestlohn 2026)

Berechnung: 43 Stunden × 13,90 Euro = 597,70 Euro Brutto

Wichtig: Die Minijob-Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat muss im Durchschnitt eingehalten werden. Liegt der regelmäßige Verdienst darüber, ändert sich der Sozialversicherungsstatus.

Zuschläge richtig einrechnen

Die genauen Sätze richten sich nach dem jeweiligen Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung.

Gesetzliche Grundlagen der Stundenabrechnung

Die Erstellung und Dokumentation von Stundenabrechnungen unterliegt in Deutschland mehreren Gesetzen. Hier die wichtigsten im Überblick.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das ArbZG regelt die Höchstgrenzen der täglichen Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag und jede Arbeit an Sonn- und Feiertagen musst du nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnen.

Mindestlohngesetz (MiLoG): Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?

Nach § 17 MiLoG musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufzeichnen für:

• Minijobber (außer in Privathaushalten)

• Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik und Baugewerbe

Die Aufzeichnungen musst du mindestens 2 Jahre aufbewahren.

EuGH-Urteil 2019, BAG-Beschluss 2022 und geplante Reform

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System verpflichten müssen, das die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt (1 ABR 22/21). Wie die Erfassung genau aussehen muss, soll eine Reform des Arbeitszeitgesetzes regeln. Sie ist geplant, aber nicht beschlossen (Stand: 1. Oktober 2026).

DSGVO: Datenschutz bei der Zeiterfassung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Das bedeutet für dich:

• Zweckbindung: Daten nur für die Lohnabrechnung und Personalplanung nutzen

• Zugriffsbeschränkung: Nur berechtigte Personen dürfen die Daten einsehen

• Aufbewahrungsfristen korrekt einhalten

Aufbewahrungsfristen für Stundenabrechnungen

Feiertage und Urlaub in der Stundenabrechnung

Entgeltfortzahlung an Feiertagen
Gesetzliche Feiertage gelten als bezahlte Abwesenheit. Dein Mitarbeitender erhält Lohnfortzahlung, wenn der Feiertag auf einen regulären Arbeitstag fällt und er arbeitsfähig und arbeitsbereit gewesen wäre (§ 2 EFZG). In der Stundenabrechnung buchst du den Feiertag mit der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit des Tages.

Beispiel: Ein Feiertag fällt auf einen Dienstag. Für einen Mitarbeitenden mit 8 Stunden Soll-Arbeitszeit buchst du an diesem Tag 8 Stunden als bezahlten Feiertag, ohne dass er tatsächlich gearbeitet hat.

Feiertagsarbeit und Zuschläge
Muss jemand an einem Feiertag arbeiten, gilt:

• Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen (§ 11 ArbZG)

• Feiertagszuschläge nur nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag (üblich: 100 %), ein gesetzlicher Anspruch besteht nicht

Sonderfall: Teilzeit und Schichtarbeit
Bei Teilzeitmodellen oder Schichtarbeit empfiehlt sich ein Durchschnittswertverfahren, um die Stunden pro Feiertag fair zu berechnen, ohne Mitarbeitende zu benachteiligen.

Stundenabrechnung Vorlage: Excel oder Software?

Excel-Vorlage: Vor- und Nachteile

Eine Excel-Vorlage zur Stundenabrechnung eignet sich nur bedingt für den dauerhaften Einsatz:

Vorteile:

• Kostenlos und schnell verfügbar

• Einfacher Einstieg für sehr kleine Teams

Nachteile:

• Keine automatische Feiertagserkennung

• Fehleranfällig, Änderungen sind schwer nachvollziehbar

• Zugriffsrechte und Datenschutz musst du selbst regeln

• Hoher manueller Aufwand bei Prüfung und Abrechnung

Stundenabrechnung Software: Wann lohnt sich der Wechsel?

Ab etwa 5 Mitarbeitenden oder bei variablen Arbeitszeiten lohnt sich eine digitale Lösung. Sie erfasst Arbeitszeiten automatisch, erkennt Feiertage, berechnet Zuschläge und exportiert die Daten für dein Lohnabrechnungsprogramm.

Vergleich: Manuell vs. Digital

Häufige Fehler bei der Stundenabrechnung und wie du sie vermeidest

1. Pausen nicht korrekt abgezogen. Pausen sind keine Arbeitszeit. Trage sie systematisch ein und nutze automatische Pausenregeln in deiner Software.

2. Zuschläge vergessen. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden häufig übersehen. Eine Software berechnet sie automatisch auf Basis der Schichtzeiten.

3. Feiertage als reguläre Arbeitstage gebucht. Das führt zu Unter- oder Überzahlungen. Nutze ein System mit integriertem Feiertagskalender.

4. Aufbewahrungsfristen ignoriert. Fehlende Dokumentation kann bei Prüfungen teuer werden. Archiviere alle Unterlagen geordnet und für die Dauer der Frist lesbar.

5. Minijob-Verdienstgrenze überschritten. Kontrolliere monatlich, ob die kumulierten Stunden die Verdienstgrenze nicht überschreiten.

Mit Shiftbase erfassen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten per App, Terminal oder Browser, und du hast die Stunden jederzeit im Blick. Shiftbase 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.