Stundenabrechnung: So sparen Sie Zeit!

Definition: Was ist Stundenabrechnung?

Die Stundenabrechnung ist eine Abrechnungsmethode, die von Unternehmen genutzt wird, um Dienstleistungen basierend auf der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden in Rechnung zu stellen. Sie kann für eine Vielzahl von Dienstleistungen angewendet werden, einschließlich arbeitsbezogener Tätigkeiten, Beratungsdiensten und projektbasierten Services.

Der Zweck der Stundenabrechnung besteht darin, alle von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Jeder Mitarbeiter hält einen digitalen oder physischen Stundenzettel mit seinen Arbeitsstunden bereit. Die Personalabteilungen nutzen diese gesammelten Daten, um monatliche Gehaltsabrechnungen zu erstellen und diese für die Analyse und Planung im nächsten Monat zu verwenden.

Warum ist die Stundenabrechnung für Unternehmen wichtig?

Durch die Verwendung der Stundenabrechnung können Unternehmen schnell erkennen, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde und somit ihren Kunden eine präzise Rechnung ausstellen. Darüber hinaus ermöglicht diese Art der Abrechnung Unternehmen, die Produktivität der Mitarbeiter zu überwachen und sicherzustellen, dass diese die vorgeschriebene Arbeitszeit einhalten.

Die Stundenabrechnung ist auch für Unternehmen von zentraler Bedeutung, da sie eine genauere Kalkulation ihrer Projekte ermöglicht. Wenn Unternehmen wissen, wie viele Stunden für die Durchführung eines Projekts benötigt werden, können sie die Kosten des Projekts besser abschätzen und ihre Finanzen entsprechend planen.

Stundenzettel Vorlage in Excel

Perfekte Übergangslösung bis Sie auf Shiftbase umsteigen!

Kostenloser Download

Wie funktioniert die Stundenabrechnung für Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter ist die Stundenabrechnung ein einfacher und transparenter Prozess. Jeder Arbeitstag wird aufgezeichnet und abgerechnet, was sowohl die Bezahlung als auch die Arbeitszeitkontrolle erleichtert. Hier sind die allgemeinen Schritte:

• Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen ihre täglichen Arbeitsstunden, normalerweise mithilfe einer digitalen Zeiterfassungslösung oder mittels traditionellen Stundenzetteln. Dies umfasst die Zeit, die sie beginnen und beenden ihre Arbeit, sowie Pausen.

• Übermittlung: Am Ende der Abrechnungsperiode (normalerweise monatlich) übermitteln die Mitarbeiter ihre Stundenzettel oder Arbeitszeitberichte an die Personalabteilung oder den verantwortlichen Manager.

• Überprüfung: Die Personalabteilung oder der Manager überprüfen und bestätigen die Arbeitszeiten. Bei Unstimmigkeiten oder Fragen nehmen sie Kontakt mit dem betreffenden Mitarbeiter auf.

• Abrechnung: Basierend auf den bestätigten Arbeitszeiten berechnet die Personalabteilung das Gehalt des Mitarbeiters. Bei Überstunden oder speziellen Arbeitsbedingungen können zusätzliche Faktoren in die Gehaltsberechnung einfließen.

• Auszahlung: Nach der Berechnung und Überprüfung wird das Gehalt des Mitarbeiters ausgezahlt.

Wie werden Feiertage in der Stundenabrechnung behandelt?

Feiertage in der Stundenabrechnung werden in der Regel spezifisch behandelt. Wenn ein Feiertag auf einen regulären Arbeitstag fällt und der Mitarbeiter an diesem Tag nicht arbeitet, wird die Arbeitszeit nicht in Rechnung gestellt. Der Feiertag wird als nicht gearbeiteter Tag markiert und hat keine Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung. Wenn jedoch ein Mitarbeiter an einem Feiertag arbeitet, kann eine spezielle Regelung gelten, wie beispielsweise ein höherer Stundenlohn oder zusätzliche Vergütung für die Feiertagsarbeit. Die genaue Handhabung von Feiertagen in der Stundenabrechnung kann je nach Unternehmen und arbeitsvertraglichen Vereinbarungen variieren.

Wie richten Sie ein Stundenabrechnungssystem ein?

Die Implementierung eines Stundenabrechnungssystems kann je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren. Hier sind jedoch allgemeine Schritte, die Sie beachten sollten:

Analyse der Anforderungen: Bevor Sie ein Stundenabrechnungssystem einrichten, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens analysieren. Bedenken Sie, welche Art von Arbeitsstunden erfasst werden müssen, wie oft die Abrechnung erfolgen soll und welche Besonderheiten berücksichtigt werden müssen (z.B. Überstunden, Schichtarbeit).

Auswahl der richtigen Tools: Es gibt viele Softwarelösungen für die Stundenabrechnung auf dem Markt, sowohl für Kleinunternehmen als auch für Großunternehmen. Tools wie Shiftbase bieten umfassende Funktionen zur Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.

Einrichten des Systems: Richten Sie das ausgewählte Tool entsprechend Ihren Anforderungen ein. Dies kann die Definition von Arbeitszeiten, Gehaltsstufen, Überstundenregelungen und andere spezifische Parameter umfassen.

Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wie das System funktioniert und wie sie ihre Arbeitsstunden erfassen müssen. Dies kann durch Schulungen, Handbücher oder Anleitungen erreicht werden.

Testlauf und Anpassungen: Führen Sie einen Testlauf des Systems durch und passen Sie es bei Bedarf an. Es ist normal, dass in der Anfangsphase Anpassungen erforderlich sind.

Regelmäßige Überprüfungen: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig überprüfen, ob das System effektiv funktioniert und ob alle Mitarbeiter es korrekt verwenden. Bei Bedarf können weitere Schulungen oder Anpassungen vorgenommen werden.

Die Einrichtung eines effizienten Stundenabrechnungssystems kann die Produktivität steigern, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung verbessern und letztendlich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Vorteile der Stundenabrechnungen

Die Stundenabrechnung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Hier sind einige der wichtigsten:

Transparenz

Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit erhalten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter ein klares Bild der geleisteten Arbeit. Dies fördert die Transparenz und das Verständnis für Arbeitsabläufe und Kosten.

Genauigkeit

Mit der Stundenabrechnung können Unternehmen genaue Rechnungen für ihre Kunden erstellen und Mitarbeiter erhalten eine genaue Abrechnung ihrer geleisteten Arbeitsstunden. Das minimiert Fehler und Unstimmigkeiten.

Effizienzsteigerung

Die Stundenabrechnung kann dazu beitragen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Sie ermöglicht es, Projekte besser zu planen und zu verwalten, da die benötigte Arbeitszeit genauer abgeschätzt werden kann.

Kosteneinsparungen

Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit können Unternehmen Kosten sparen. Sie können Überstunden vermeiden und sicherstellen, dass sie für die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlen.

Arbeitszufriedenheit

Für Mitarbeiter kann die Stundenabrechnung zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen, da sie sicherstellen können, dass sie für die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden. Sie schafft auch ein Gefühl der Fairness und Gleichheit im Arbeitsumfeld.

Rechtliche Compliance

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, wie etwa Arbeitszeitgesetze oder Überstundenregelungen, zu gewährleisten. (Compliance Management)

Stundenabrechnung in der Praxis

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die gesamten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Der EuGH stellt klar, dass die Stundenabrechnung nicht nur Überstunden erfassen sollte. Durch die Verwendung verschiedener Zeiterfassungsmethoden können genaue Arbeitszeittabellen gewährleistet werden, die sowohl den Beginn und das Ende der Arbeitszeit als auch die Pausen aufzeichnen.

Im digitalen Zeitalter werden fast ausschließlich digitale Zeiterfassungssysteme zur Stundenabrechnung eingesetzt. Praktischerweise sind sowohl automatische als auch manuelle Stundenabrechnungssysteme mit Computern und Smartphones kompatibel. Das System erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf die Sekunde genau und fungiert als digitale Stechuhr, sodass die Mitarbeiter nach dem Einloggen nichts weiter tun müssen. Auf diese Weise können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ihre Arbeitszeiten im Blick behalten.

Die digitale Zeiterfassung ist unerlässlich für die Rechtssicherheit bei der Arbeit von zu Hause oder an Projektstandorten. Arbeitnehmer müssen auch außerhalb des traditionellen Arbeitsplatzes die deutschen arbeitsrechtlichen Bestimmungen einhalten – beispielsweise im Home-Office oder in Co-Working Spaces. Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen die genaue Zuordnung von Mitarbeiterstunden zu einem bestimmten Projekt.