So lange musst du die Unterlagen deiner Zeiterfassung aufbewahren

Es ist ein Phänomen, das viele Firmen, seien es nun KMU oder auch größere Unternehmen, kennen: Die Arbeitszeitnachweise, die die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfassen. Dafür hast du als Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten:

Papierform: Jeder deiner Arbeitnehmer füllt an jedem seiner Arbeitstage einen Nachweis auf Papier über seine Arbeitszeiten aus.
Excel: Du erstellst selbst eine Übersicht in Tabellenform, in die wiederum jeder Arbeitnehmer am Ende des Arbeitstags seine Arbeitszeit einträgt.
digitale Zeiterfassung: Über ein digitales System werden die Arbeitszeiten für deine Arbeitnehmer automatisch erfasst. Ein Eingreifen in dieses "Einstempel-System" ist nur dann nötig, wenn sich Fehler eingeschlichen haben und / oder das Ein- oder Ausstempeln vergessen wurde.

Gerade das System in Papierform und auch das der selbst erstellten Tabelle birgt nicht nur ein Platzproblem, sondern ist auch eine große Fehlerquelle. Denn letzten Endes haftest du als Arbeitgeber für Fehler in der Zeiterfassung.

Selbst, wenn die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst erfassen sollen, musst du Dinge wie die Dauer der täglichen Arbeitszeit kontrollieren und musst ein Auge darauf haben, dass die Unterlagen korrekt geführt werden. Das ist nicht nur steuerrechtlich, sondern auch nach dem geltenden Arbeitsrecht verpflichtend.

Welche Angaben muss der Stundenzettel enthalten?

Die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer sind lückenlos zu dokumentieren. Dazu gehören folgende Aufzeichnungen:

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden Arbeitstag
tägliche Ruhepausen, sofern eine Pflicht zur Pause nach der Arbeitszeit gegeben ist
bei festen Arbeitszeiten, die tatsächlich keine Abweichungen ergeben, besteht keine Pflicht, Aufzeichnungen zu führen
wer im Home Office arbeitet, muss lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit für den Arbeitgeber führen

Wie lange ist nun die Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel?

Grundsätzlich musst du zwischen arbeitsrechtlich und abgaberechtlich unterscheiden. Dabei fällt die arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflicht der Stundennachweise in der Regel kürzer aus. In Deutschland musst du die Arbeitsaufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Abgaberechtlich sieht die Aufbewahrungsfrist schon deutlich länger aus, weil du für deine Mitarbeiter die Verpflichtung hast, nachweisen zu können, dass du für die korrekten Arbeitsstunden deine Abgaben geleistet hast. In diesem Bereich sind die Aufbewahrungsfristen der Arbeitsaufzeichnungen sechs Jahre oder bis zu zehn Jahre, falls Überstunden geleistet wurden.

Im Zweifelsfall hast du als Arbeitgeber die jeweils längeren Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Denn was hilft es dir vor dem Finanzamt oder vor der Sozialversicherungskasse, wenn du zweifelsfrei nachweisen kannst, dich als Unternehmen an das geltende Arbeitsrecht gehalten zu haben, wenn aber eine Überprüfung beispielsweise auf das Mindestlohngesetz oder über Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig wird?

Wo genau ist das Gesetz für Mindestlohn für die Mitarbeiter anzuwenden?

Der Mindestlohn ist natürlich überall zu zahlen. Eine Überprüfung könnte aber in diesen Branchen erfolgen:

die Bauindustrie
das Personenbeförderungsgewerbe
das Gaststätten- und Hotelgewerbe
die Schausteller
das Speditions-/Transport- und Logistikwesen
die Gebäudereinigungsbranche
die Forstwirtschaft
die Fleisch verarbeitende Industrie
die Messebaubranche und im Bereich Ausstellungen tätige Firmen

Arbeitszeiterfassung und die DSGVO

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) macht auch vor dem Bereich der Arbeitszeiterfassung nicht Halt. Um dich datenschutzrechtlich abzusichern, musst du als Arbeitgeber nachweisen, dass deine Arbeitnehmer mit der Erfassung und Sicherung der Stundenzettel einverstanden sind.

Das ist eine Formsache, muss aber erledigt werden, um auch diese Vorgaben einzuhalten.

Wie kannst du als Arbeitgeber den Arbeitszeitnachweis lösen?

Am einfachsten sind tatsächlich digitale Systeme der Arbeitszeiterfassung, denn physische Stundenzettel können nur allzu schnell verloren gehen und sie benötigen im Lauf der Jahre, je nachdem, wie viele Mitarbeitende du hast, auch sehr viel Platz.

Wir haben uns auf diese Themen spezialisiert. Wenn du also Fragen zum Thema Arbeitszeiterfassung und Aufbewahrungsfristen hast, zögere bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen. Gerne beraten wir dich auch, wenn es um das Thema digitale Zeiterfassung geht, mit dem wir umfassende.