Arbeitszeitkonto Vorlage für Excel

Mit dieser Vorlage führst du das Arbeitszeitkonto einer Person für ein Jahr in Excel. Du trägst die Sollstunden pro Wochentag einmal ein und danach jeden Tag Beginn, Ende und Pause. Die Vorlage rechnet daraus Plus- und Minusstunden, den Saldo am Monatsende und zeigt mit einer Ampel, wann das Konto aus dem Rahmen läuft.

Was in der Arbeitszeitkonto-Vorlage steckt

  • Ein Übersichtsblatt mit Name, Jahr, Übertrag aus dem Vorjahr und den Sollstunden pro Wochentag

  • Zwölf Monatsblätter mit Datum, Wochentag und Sollzeit, die sich aus dem Jahr von selbst füllen

  • Pro Tag Beginn, Ende und Pause in Minuten; Schichten über Mitternacht rechnet die Vorlage richtig

  • Codes für Abwesenheit: U für Urlaub, K für Krankheit, F für Feiertag, FA für Freizeitausgleich

  • Eine Jahrestabelle mit Soll, Ist, Differenz, ausgezahlten Stunden und dem Saldo am Ende jedes Monats

  • Ein Ampelkonto mit eigenen Grenzen, vorbelegt mit 20 und 40 Stunden

So nutzt du die Vorlage

  1. Datei herunterladen und pro Person eine Kopie anlegen.

  2. Im Blatt „Übersicht“ Name, Jahr, Übertrag und die Sollstunden pro Wochentag laut Vertrag eintragen.

  3. Im Monatsblatt jeden Arbeitstag mit Beginn, Ende und Pause erfassen; Urlaub, Krankheit und Feiertage nur mit dem Code.

  4. Freie Tage zum Abbau von Plusstunden mit FA eintragen und ausgezahlte Stunden in der Jahrestabelle.

  5. Am Monatsende Saldo und Ampel prüfen und den Ausgleich für die nächsten Wochen planen.

So rechnet die Vorlage: ein Beispiel

Lena hat einen Vertrag über 40 Wochenstunden, also 8 Sollstunden von Montag bis Freitag. Am Montag arbeitet sie von 9 bis 17:30 Uhr mit 30 Minuten Pause: 8 Stunden, Differenz null. Am Dienstag sind es 8 bis 18 Uhr mit 45 Minuten Pause: 9,25 Stunden, also 1,25 Plusstunden. Am Mittwoch ist sie krank. Mit dem Code K zählt der Tag mit seinen 8 Sollstunden, denn Krankheit erzeugt keine Minusstunden (§ 4 Abs. 1 EFZG). Nach drei Tagen steht ihr Konto bei +1,25 Stunden.

Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr mit 30 Minuten Pause ergibt 7,5 Stunden, auch wenn das Ende auf dem nächsten Tag liegt. Welche Regeln für Plus- und Minusstunden gelten und was in die Vereinbarung gehört, steht im Lexikon unter Arbeitszeitkonto.

Wo Excel an seine Grenzen kommt

Eine Datei pro Person funktioniert, solange das Team klein ist und jemand die Zeiten regelmäßig abtippt. Mit mehreren Schichten am Tag, Aushilfen und Tauschwünschen wird das Nachtragen zur eigentlichen Arbeit, und Fehler fallen erst bei der Abrechnung auf.

In der Zeiterfassung von Shiftbase stempeln Mitarbeitende per App oder am Kiosk im Browser, Plus- und Minusstunden laufen gegen die Vertragsstunden mit, und jede Person sieht ihre Stunden und Überstunden in der App. Die Vorlage bleibt nützlich, wenn du das Prinzip erst einmal ausprobieren willst.

Häufig gestellte Fragen

Ja, die Arbeitszeitkonto Vorlage ist kostenlos und ohne Anmeldung herunterzuladen. Du darfst sie für deinen Betrieb anpassen und für alle Mitarbeitenden kopieren.

Die Vorlage ist für Excel gebaut und nutzt nur Standardfunktionen wie WENN, INDEX, REST und WOCHENTAG, die auch Google Tabellen kennt. Nach dem Hochladen solltest du einmal prüfen, ob die Auswahlliste für die Abwesenheitscodes übernommen wurde.

Krankheit zählt im Arbeitszeitkonto nicht als Minusstunde. Der Arbeitgeber zahlt das Entgelt für die Zeit fort, die an dem Tag maßgebend gewesen wäre (§ 4 Abs. 1 EFZG); in der Vorlage zählt ein Tag mit dem Code K deshalb mit seinen Sollstunden.

Einen freien Tag zum Abbau von Plusstunden trägst du mit dem Code FA ein. Der Tag zählt dann mit null Stunden, und der Saldo sinkt um die Sollzeit dieses Tages.

Die Ampel zeigt, wie weit der Saldo am Monatsende von null entfernt ist: Grün bis 20 Stunden, Gelb bis 40 Stunden, darüber Rot, jeweils im Plus wie im Minus. Die Grenzen trägst du im Blatt „Übersicht“ selbst ein, passend zu deiner Vereinbarung.

Für ein Arbeitszeitkonto brauchst du eine Grundlage im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag; ohne sie lassen sich Minusstunden nicht verrechnen. Was hineingehört, steht im Lexikon unter Arbeitszeitkonto.

Der beste Weg, dein Schichtteam zu planen.

Mit einer Vorlage kommst du durch diese Woche. Danach hält Shiftbase Dienstplan, Stunden und Abwesenheit zusammen, Woche für Woche.

Eine Woche Shiftbase-Dienstplan: oben, was in der Woche ansteht, darunter jede Schicht nach Abteilung

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