Arbeitsproduktivität berechnen

Arbeitsproduktivität zeigt, wie viel ein Betrieb mit einer Stunde Arbeit erwirtschaftet. Für einen Schichtbetrieb ist das die wichtigste Zahl hinter dem Dienstplan: Sie entscheidet, ob eine Woche mit 400 geplanten Stunden Geld verdient oder verliert. Auf dieser Seite findest du die Formeln, Rechenbeispiele aus Gastronomie, Handel und Gebäudereinigung und den Rechner oben, der die Zahlen für deinen eigenen Betrieb ausrechnet.

Arbeitsproduktivität berechnen: die Formel

Arbeitsproduktivität = Umsatz ÷ gearbeitete Stunden
Macht ein Restaurant in einer Woche 26.000 € Umsatz mit 400 gearbeiteten Stunden, liegt die Arbeitsproduktivität bei 26.000 ÷ 400 = 65 € pro Stunde.

Zwei Regeln machen die Zahl verlässlich. Erstens: Umsatz und Stunden kommen aus demselben Zeitraum, also beide aus derselben Woche oder demselben Monat. Zweitens: Es zählen nur Stunden, die wirklich gearbeitet wurden. Urlaub, Krankheit und bezahlte Pausen gehören nicht hinein, sonst sieht eine Woche mit vielen Krankmeldungen produktiver aus, als sie war. Beim Umsatz nimmst du den Nettoumsatz ohne Mehrwertsteuer.

Drei Arten, Produktivität zu messen

In der Betriebswirtschaft gibt es nicht die eine Formel. Je nachdem, was ein Betrieb herstellt oder verkauft, misst man etwas anderes:

Die mengenbezogene Produktivität passt, wo es eine klare Einheit gibt: Brötchen, gereinigte Quadratmeter, kommissionierte Pakete. Die wertbezogene passt fast überall, weil jeder Betrieb Umsatz hat. Die Kennzahl pro Kopf eignet sich für den Vergleich von Jahren oder Standorten, aber nicht für den Dienstplan der nächsten Woche.

In der Volkswirtschaft heißt Arbeitsproduktivität noch etwas anderes: das Bruttoinlandsprodukt pro Erwerbstätigenstunde. Damit vergleicht das Statistische Bundesamt Branchen und Länder. Für den eigenen Betrieb hilft diese Zahl wenig, weil du sie nicht beeinflussen kannst.

Personalkostenquote: Lohnkosten im Verhältnis zum Umsatz

Personalkostenquote = Lohnkosten ÷ Umsatz × 100
Mit 8.800 € Lohnkosten bei 26.000 € Umsatz liegt die Quote bei 33,8 %. Zu den Lohnkosten gehört alles, was du für die gearbeiteten Stunden zahlst: Bruttolohn, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Zuschläge. Was dazu alles zählt, steht unter Lohnnebenkosten.

Arbeitsproduktivität und Personalkostenquote gehören zusammen. Die Produktivität sagt, was eine Stunde einbringt, die Quote, was sie kostet. Steigt der Stundenlohn, ohne dass der Umsatz pro Stunde mitwächst, steigt die Quote. In der Gastronomie gehen rund 34 % des Umsatzes an das Personal. Wie hoch die Quote in deiner Branche sein darf, steht unter Personalkostenquote im Verhältnis zum Umsatz.

Umsatz pro Mitarbeiter und pro Vollzeitkraft

Umsatz pro Vollzeitkraft = Jahresumsatz ÷ Zahl der Vollzeitkräfte
Ein Betrieb mit 1,2 Mio. € Jahresumsatz und 15 Vollzeitkräften kommt auf 80.000 € pro Vollzeitkraft. Rechne dabei in Vollzeitäquivalenten und nicht in Köpfen: Zwei Teilzeitkräfte mit je 20 Stunden sind zusammen eine Vollzeitkraft. Wie du das ausrechnest, zeigt der FTE-Rechner.

Der Umsatz pro Mitarbeiter ist gut für den Jahresvergleich oder den Vergleich zwischen zwei Filialen. Für die Woche, die du gerade planst, ist er zu grob. Dafür brauchst du den Umsatz pro gearbeiteter Stunde.

Wie viele Stunden passen in deinen Dienstplan?

Dreh die Formeln um, und du weißt, wie viele Stunden du einplanen kannst:
Passende Stunden = Umsatz × Zielquote ÷ Lohnkosten pro Stunde

Mit 26.000 € Umsatz, einer Zielquote von 30 % und 22 € Lohnkosten pro Stunde passen rund 355 Stunden in die Woche. Plant der Dienstplan 400 Stunden ein, liegen 45 Stunden über dem Ziel. Genau das rechnet der Rechner oben aus.

Nimm für die Planung den erwarteten Umsatz der nächsten Woche, nicht den der letzten. Dann weißt du es, bevor der Dienstplan steht. Wie man den Personalbedarf aus Umsatz und Reservierungen ableitet, steht unter Personalbedarf aus dem Umsatz planen.

Beispiele aus drei Branchen

Restaurant

Ein Restaurant misst den Umsatz pro gearbeiteter Stunde, am besten getrennt nach Küche und Service. Am Dienstagmittag liegt er oft bei der Hälfte des Freitagabends. Wer beide Schichten gleich besetzt, hat dienstags zu viele Leute und freitags zu wenige.

Einzelhandel

Im Handel ist der Umsatz pro Stunde und Verkaufsfläche üblich. Weil der Umsatz über den Tag stark schwankt, lohnt es sich, ihn pro Stunde des Tages auszuwerten und die Schichten danach zu legen statt nach festen Blöcken.

Gebäudereinigung

In der Reinigung ist die mengenbezogene Produktivität die übliche Zahl: gereinigte Quadratmeter pro Stunde. Sie hängt stark vom Objekt ab, ein Büro mit Teppich ist schneller sauber als ein Sanitärbereich. Deshalb vergleicht man dieselbe Art von Fläche miteinander.

Typische Fehler beim Berechnen

• Urlaubs- und Krankheitsstunden mitzählen. Die Produktivität sinkt dann scheinbar in jeder Erkältungswelle.
• Zeiträume mischen, etwa den Monatsumsatz mit den Stunden aus vier Wochen.
• Den Bruttolohn als Lohnkosten nehmen. Ohne Arbeitgeberanteile liegt die Quote rund ein Sechstel zu niedrig.
• Nur den Wochenschnitt ansehen. Ein guter Schnitt verdeckt einen Abend, an dem drei Leute zu viel da waren.
• Den Bruttoumsatz mit Mehrwertsteuer nehmen. Damit sieht jede Stunde um 7 bis 19 % produktiver aus, als sie ist.

Arbeitsproduktivität steigern

Mehr Umsatz pro Stunde entsteht selten dadurch, dass Menschen schneller arbeiten. Er entsteht, weil die richtigen Leute zur richtigen Zeit da sind. Fünf Hebel, die in Schichtbetrieben wirken:

Nach Auslastung planen. Leg den Umsatz pro Stunde des Tages neben die Besetzung und verschieb Schichten in die Stunden, in denen die Arbeit tatsächlich anfällt.

Überschneidungen kürzen. Eine halbe Stunde Übergabe für vier Leute sind zwei Stunden pro Tag. Prüf, ob alle bei der Übergabe dabei sein müssen.

Die richtigen Qualifikationen einplanen. Wer an der falschen Stelle steht, ist nicht unproduktiv, sondern falsch eingeteilt. Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer was kann.

Überstunden im Blick behalten. Dauerhafte Überstunden kosten Zuschläge und senken die Leistung pro Stunde, weil müde Teams langsamer arbeiten.

Unterbesetzung vermeiden. Zu wenige Leute steigern die Zahl kurzfristig und kosten auf Dauer Umsatz, Qualität und Mitarbeitende. Mehr dazu unter Unterbesetzung.

Produktivität im Dienstplan mit Shiftbase

In Shiftbase legst du pro Abteilung ein Ziel in drei Formen fest: Produktivität, durchschnittlicher Stundenlohn oder Lohnkosten als Anteil am Umsatz. Der Dienstplan zeigt dir grün, gelb oder rot, während du die Woche noch planst. So korrigierst du, bevor jemand einstempelt, statt erst in den Monatszahlen.

Den Umsatz holt Shiftbase automatisch aus Vectron, SIDES, Lightspeed und weiteren Kassensystemen. Du kannst ihn aber auch importieren oder eintippen. Plan und Ist stehen bei jedem Kennwert nebeneinander. Mehr dazu unter Lohnkosten.