Urlaubsplaner 2027: kostenlose Excel-Vorlage

Mit diesem Urlaubsplaner für Excel planst du das Urlaubsjahr 2027 für dein ganzes Team: wer wann frei hat, wie viel Resturlaub noch offen ist und an welchen Tagen es eng wird. Die Feiertage deines Bundeslands sind schon eingetragen und zählen nicht als Urlaubstage.

Was die Vorlage kann

• Urlaubskonto pro Person: Anspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, geplanter Urlaub und was übrig bleibt.

• Zwölf Monatsblätter: Kürzel für Urlaub, halbe Urlaubstage, Krankheit und Sonderurlaub, per Auswahlliste in jeder Zelle.

• Feiertage aller 16 Bundesländer: automatisch für das gewählte Jahr berechnet, dazu Platz für regionale Feiertage oder Betriebsurlaub.

• Engpässe auf einen Blick: Eine Zeile pro Monat zählt, wie viele Personen an jedem Tag fehlen, und färbt Tage ein, an denen eine Grenze erreicht ist, die du selbst festlegst.

• Für bis zu 30 Mitarbeitende: Urlaub zählt Montag bis Freitag, Wochenenden und Feiertage werden übersprungen.

So nutzt du den Urlaubsplaner

1. Wähl im Blatt „Feiertage“ dein Bundesland. Das Jahr steht in derselben Tabelle und lässt sich für 2028 einfach ändern.

2. Trag im Blatt „Team“ Namen, Urlaubsanspruch und Resturlaub aus dem Vorjahr ein.

3. Setz in den Monatsblättern die Kürzel: U für Urlaub, H für einen halben Tag, K für krank, S für Sonderurlaub.

4. Lies im Blatt „Team“ ab, wie viel Urlaub noch offen ist und wie viele Krankheitstage angefallen sind.

Was du bei der Urlaubsplanung rechtlich beachten musst

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr, gezählt in einer Sechstagewoche (§ 3 BUrlG). Bei einer Fünftagewoche sind das 20 Arbeitstage. Was im Einzelnen gilt, steht unter Urlaubsanspruch.

Die Urlaubswünsche deiner Mitarbeitenden musst du berücksichtigen, außer dringende betriebliche Gründe oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen dagegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei den Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Urlaub muss im laufenden Jahr genommen werden. Aus dringenden Gründen lässt er sich bis Ende März des Folgejahres übertragen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Verfallen kann er nur, wenn du rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hast, mehr dazu unter Urlaubsverfall.

Wird jemand im Urlaub krank und weist das mit einem ärztlichen Attest nach, zählen diese Tage nicht als Urlaub (§ 9 BUrlG). In der Vorlage trägst du dafür K statt U ein.

Wann Excel nicht mehr reicht

Eine Excel-Liste funktioniert, solange eine Person sie pflegt. Kommen Anträge per WhatsApp oder auf Zetteln, oder planst du mehrere Standorte, wird sie schnell unübersichtlich. In Shiftbase stellen deine Mitarbeitenden Urlaubsanträge in der App, du gibst sie aus einer Übersicht frei, und jede Person sieht ihren eigenen Urlaubssaldo. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen direkt im Dienstplan, damit du die Lücke sofort siehst. Mehr dazu beim Urlaubsplaner von Shiftbase.

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