Schichtplan Excel

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Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass die Verwaltung von Mitarbeiterschichten eine Herausforderung sein kann. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, diesen Prozess zu vereinfachen, dann brauchen Sie eine Schichtplan-Excel-Vorlage. Mit dieser Vorlage können Sie schnell und einfach einen Schichtplan für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Mit dieser Vorlage sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch Fehler vermeiden. Mit dieser Vorlage können Sie schnell sehen, welche Mitarbeiter in welchen Schichten arbeiten. So vermeiden Sie Planungskonflikte und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer da sind, wo sie sein müssen.

Eine Schichtplan-Excel-Vorlage ist die perfekte Lösung, wenn Sie nach einer einfacheren Möglichkeit zur Verwaltung von Mitarbeiterschichten suchen. Legen Sie noch heute los und sehen Sie, wie diese Vorlage Ihrem Unternehmen zu einem reibungsloseren Ablauf verhelfen kann!

Was ist eine Schichtplan-Excel-Vorlage?

Die Schichtplan-Excel-Vorlage ist eine kostenlose, einfach zu verwendende Excel-Vorlage, mit der Sie einen Plan für Mitarbeiterschichten erstellen können. Sie ist ideal, wenn Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verfolgen oder die Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter organisieren müssen. Diese Vorlage eignet sich auch hervorragend für Unternehmen, die die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Auge behalten wollen.

Die Excel-Vorlage für die Personaleinsatzplanung enthält:

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Registrieren Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter:

Die Mitarbeiter werden anhand ihres Namens, ihrer Position und ihrer ID-Nummer in der Vorlage registriert. Die ID-Nummer wird einem bestimmten Mitarbeiter von der Personalplanung zugewiesen. Die Informationen werden von der Personalabteilung oder den Mitarbeitern aktualisiert, wenn sie befördert werden oder einer neuen Abteilung beitreten.

Registrieren Sie die Einsätze der Mitarbeiter:

Mit der Vorlage Einsatzplanung können Sie Ihren Mitarbeitern Einsätze zuweisen. Sie können in diesem Abschnitt bis zu fünf Schichten eintragen, einschließlich Start- und Endzeit sowie Tage und Stunden für jede Schicht. Bei Bedarf können Sie auch unterschiedliche Schichten für verschiedene Abteilungen einrichten.

Zeigen Sie Informationen über geleistete Arbeitsstunden, Urlaub oder Abwesenheit an:

In diesem Abschnitt der Schichtplanvorlage können Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter einsehen, indem Sie einfach auf den Namen des Mitarbeiters oder den Namen der Schicht und dann auf "View Hours Worked" klicken.

Warum ist die Schichtplanung ein wichtiger Teil der Unternehmensführung?

Die Schichtplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung Ihres Unternehmens. Sie ermöglicht es Ihnen, die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen, was Sie für die Berichterstattung nutzen können.

Die Excel-Vorlage zur Schichtplanung hilft Ihnen, die Schichten Ihrer Mitarbeiter zu planen und genaue Daten über die von jedem Mitarbeiter geleistete Arbeit zu erhalten. Das Hauptmerkmal dieser Excel-Schichtplanungsvorlage ist, dass sie es den Benutzern ermöglicht, die Daten ihrer Mitarbeiter zu registrieren und Informationen über ihre Arbeitszeiten, Urlaube, Abwesenheiten oder andere damit zusammenhängende Themen anzuzeigen.

Sie können die Schichtplanungs-Excel-Vorlage für jedes Unternehmen verwenden, das Informationen über die Schichten seiner Mitarbeiter berechnen muss. Die Oberfläche der Software ist benutzerfreundlich, so dass sie auch von Anfängern leicht zu bedienen ist.

Vorteile der Verwendung einer Schichtplanvorlage?

Die Vorlage für einen Schichtplan hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen, darunter die folgenden:

Zeitersparnis:

Die Schichtplanvorlage spart Zeit, weil sie den Arbeitsaufwand für die Erstellung von Dienstplänen für mehrere Personen reduziert. Auf diese Weise können Sie sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren, z. B. auf Marketing und Vertrieb.

Verbessert den Zugang:

Die Vorlage für den Schichtplan verbessert den Zugang, da die Mitarbeiter ihre Pläne jederzeit online einsehen können, egal ob tagsüber oder nachts. Dies erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und erleichtert es den Mitarbeitern, Informationen über ihre Pläne zu finden oder bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Minimiert Fehler:

Die Schichtplanvorlage eliminiert das Fehlerpotenzial bei der Erstellung eines Plans. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen kostspielige Fehler vermeiden kann, die zu Produktivitäts- und Umsatzeinbußen führen können.

Sorgt für Effizienz:

Die Schichtplanvorlage trägt dazu bei, dass die Pläne effizient erstellt werden, was die Produktivität der Mitarbeiter erhöht und die Arbeitsbelastung insgesamt verringert. So können Sie sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren und die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern.

Steigert die Produktivität:

Die Vorlage für den Schichtplan kann dazu beitragen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem die Aufgaben in überschaubare Abschnitte eingeteilt werden. So können die Mitarbeiter ihre Arbeit schneller und effektiver erledigen, was zu einer höheren Produktivität führt.

Integrierbar mit anderen Bereichen Ihres Unternehmens: 

Die Schichtplanvorlage lässt sich in andere Unternehmensbereiche integrieren, z. B. in die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter ihren Zeitplan und ihre Gehaltsinformationen an einem Ort einsehen können.

Die Verwendung einer Schichtplanvorlage zur Erstellung von Dienstplänen für Ihr Unternehmen bietet viele Vorteile. Sie müssen die richtige Vorlage auswählen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter abgestimmt ist.

Wie kann ich mit Excel Schichtpläne erstellen? 

Jeder Microsoft Excel-Benutzer, der Makros aktiviert hat, kann die Schichtplanvorlage öffnen.

Diese Anwendung bietet auch eine Online-Version, wenn Sie Google Drive verwenden.

Sie können die Datei verwenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

Klicken Sie hier, um die Shiftbase-Planungsvorlage herunterzuladen.

Überprüfen Sie Ihren SPAM-Ordner (Junk-Mail) oder den Ordner für Sonderangebote, wenn Sie Google Mail verwenden. Vergessen Sie nicht, Ihren SPAM-Ordner (Junk-Mail) zu überprüfen, wenn Sie die Datei nicht erhalten haben. 

Anweisungen: Die erste Registerkarte der Rotationsschichten-Vorlagen heißt "Anweisungen". Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die einzelnen Registerkarten. Sie können Spanisch, Englisch oder Deutsch für Mitarbeiter wählen, die verschiedene Sprachen sprechen und die rotierenden Schichten aktualisieren müssen.

Dashboard: Auf dieser Registerkarte finden Sie alle notwendigen Informationen in einem visuellen Format. Was sehen Sie hier? 

  • Art der Schicht

  • Standort: Standort des Mitarbeiters 

  • Tag: Sie können den Zeitraum nach Tag, Monat oder Jahr filtern.

  • Kumulierte Informationen: Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, arbeitende Mitarbeiter, Überstunden, Urlaubsstunden, Abwesenheiten.

  • Überstunden vs. Abwesenheiten vs. Urlaub: Unten finden Sie zwei Diagramme mit stündlichen Daten.

  • Geleistete Stunden nach Standort: In diesem Diagramm wird auch eine Zusammenfassung der geleisteten Arbeitsstunden pro Mitarbeiter angezeigt. 

Mitarbeiterinformationen: Auf dieser Registerkarte können Sie die Mitarbeiterinformationen aktualisieren und anpassen.

Jede Spalte enthält neben der Mitarbeiter-ID auch Informationen über den Mitarbeiter. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel:

Stundenzettel: Auf dieser Registerkarte können Sie die Stunden der Wechselschichten aktualisieren. WICHTIG! Sie können nur die Zellen ändern, die zu den Spalten "Start", "Ende" und "Status" gehören.

  • Wählen Sie das Datum in Feld C3, das den ersten Tag jeder Woche anzeigt.
  • Sie sollten die ID, den Namen oder den Nachnamen nicht ändern, da diese automatisch angezeigt werden, wenn Sie sie auf der Registerkarte "Mitarbeiterinformationen" hinzufügen (siehe Spalte "Mitarbeiterinformationen" G4:H4).
  • Geben Sie die Start- und Endzeit des Mitarbeiters von Hand ein.

In der Spalte Status müssen Sie Folgendes eintragen:

Arbeitszeiten: Wählen Sie, wann der Mitarbeiter arbeitet und klicken Sie auf "Arbeiten".

Der Vertrag ist beendet: Wenn der Vertrag eines Arbeitnehmers beendet ist, gibt es nichts mehr auszufüllen.

Geben Sie die korrekte Anzahl der Urlaubs stunden ein. Wenn Sie den ganzen Tag frei haben, sollten es 8 Stunden sein.

Krankheitsurlaub: In diesem Fall müssen Sie die Anzahl der Stunden eintragen, die der Arbeitnehmer wegen Krankheit oder eines Arzttermins nicht gearbeitet hat.

Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn Ihr Mitarbeiter in Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub ist.

Nachdem Sie den Schichtplan ausgefüllt haben, müssen Sie die Informationen speichern:

Version: Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, klicken Sie auf "Daten speichern" und dann auf "Daten" > "Alle Daten aktualisieren". Um Informationen zu speichern, müssen Sie beides verbinden.

Version für Google Drive: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Daten speichern", um die Daten zu speichern.

Datenüberprüfung: Auf dieser Registerkarte können Sie Informationen über Ihr Unternehmen ändern und hinzufügen.

  • Job-Titel: Legen Sie Stellenbezeichnungen für die Stellen fest, die bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind.
  • Standort: Geben Sie ein, wo sich die Mitarbeiter befinden.
  • Schichttyp: Fügen Sie die Schichttypen für die Mitarbeiter hinzu.
  • Status: Wir empfehlen Ihnen, diese Status nicht zu ändern, da sich dadurch die auf der Registerkarte "Dashboard" angezeigten Ergebnisse ändern könnten.
  • Zeit: Verwenden Sie die Option "Rotierende Schichten" oder "Stundenzettel", um zusätzliche Stunden hinzuzufügen.
  • Beginn der Woche: Hier können Sie die Wochen des Jahres ändern. Wir haben alle Wochen für 2022 festgelegt, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
  • Übersetzung: Auf dieser Registerkarte können Sie die Benennungskonventionen für die verschiedenen Registerkarten ändern.

Mit dieser Excel-Vorlage für die Schichtplanung können Sie sofort mit der Kontrolle und Einteilung der Mitarbeiterschichten beginnen.

Sie sollten die Schichtplanung in Ihrem Unternehmen digital durchführen.

Möchten Sie Ihre Schichten digital planen und verwalten? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir Ihnen zeigen können, wie Sie die umfassende Shiftbase-Lösung für eine mühelose Schichtverwaltung und -planung nutzen können.

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