Ein aktueller Beschluss des Bundesarbeitsgerichts besagt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen sollen. Aber sollte das etwa bedeuten, dass die alte Stechuhr zurückkommt? Derart antiquierte Systeme wirken in Zeiten der Digitalisierung völlig unwahrscheinlich.
Gerade in Zeiten von Home Office sind derart stationäre Systeme wie eine Stechuhr längst überholt. Denn praktisch ist es nicht möglich, dass Mitarbeiter vor Ort einstechen, um dann von zu Hause aus zu arbeiten. Ein reines Arbeiten auf Vertrauensbasis ist aber offenbar auch nicht angedacht.
Wichtig ist dem Gericht in der Tat, dass es sich um ein verlässliches und für alle Mitarbeiter einer Firma einheitliches System zur Arbeitszeiterfassung handelt.
Welche Alternativen gibt es zur Stechuhr?
Da sind einerseits analoge Systeme wie Excel-Tabellen. Diese Taktik ist aber nur in kleineren Unternehmen machbar. Denn solche Listen können zwar die Stunden erfassen, bedeuten aber für deine Mitarbeiter einen erheblichen Mehraufwand. Denn sie müssen zuverlässig zu jedem Arbeitsbeginn und Arbeitsende, aber auch zu Pausenzeiten an das Führen der Listen denken. Es bedeutet aber auch, dass sie mit Excel Überstunden berechnen können – ein klarer Vorteil eines solchen Modells.
Wer wenig Home Office Anteile im Unternehmen hat, kann auch über das digitale Äquivalent zur Stechuhr die Stunden erfassen lassen. Hier handelt es sich meistens um stationäre Systeme, die wie Lesegeräte funktionieren. Auch diese Terminals sind fest am Eingang installiert und sollen immer beim Kommen und Gehen betätigt werden. Deine Mitarbeiter bekommen in diesem Fall einen Chip, der sie am Terminal ein- und ausstempelt.
Eine weitere Möglichkeit ist die Zeiterfassung über biometrische Daten wie etwa einem Fingerabdruck. Entsprechende Terminals arbeiten mit einer Datenbank, auf die die Personalabteilung Zugriff hat. Nachteil daran: Wer im Home Office arbeitet, wird eben nicht vor Ort erfasst.
Welche Alternativen gibt es für Mitarbeiter im Home Office?
Deine Mitarbeiter, die nicht so oft im Büro anwesend sind, können über mobile Zeiterfassungssysteme ihre Arbeitszeiten systematisch erfassen. Dabei handelt es sich um Browser-Stempeluhren und Apps, die eine ähnliche Funktion wie das analoge Äquivalent haben. Hier stempeln sich deine Mitarbeiter per Klick ein und aus oder gehen digital in Pause. Genau in diese Richtung arbeiten auch Chatbots, bei denen deine Mitarbeiter eine App oder einen Desktop-Chat ansprechen und über diesen ein- und ausstempeln. Da besteht dann die Möglichkeit, bestimmte Keywords einzutippen und schon ist die Arbeitszeit erfasst.
Was aber, wenn deine Mitarbeiter viel unterwegs sind? Für solche Anwendungen eignen sich Systeme, die Ortungsdienste per GPS verwenden. Da besteht die Kontrolle dann weniger im Arbeitsbeginn oder Arbeitsende, sondern vielmehr darin, ob die Mitarbeiter zur von ihnen angegebenen Zeit wirklich an einem bestimmten Ort waren. Denk beispielsweise an Handwerksbetriebe oder Firmen mit einem großen Außendienst. Hier können sich entsprechende Systeme schnell bezahlt machen.
Wie sieht es mit den Kosten aus?
Fakt ist: Je aufwändiger ein System ist, desto teurer ist es auch. Du solltest dir also überlegen, ob du komplexere Software und andere digitale Systeme einsetzen willst, denn diese gehen schnell ins Geld. Arbeitnehmer machen sich solche Gedanken eher nicht, denn die Kosten für die Zeiterfassung trägt der Arbeitgeber. Leider gehen die Kosten hier auch im Unterhalt kaum zurück, denn solche Anschaffungen müssen gewartet werden und das erfordert in der Regel Spezialfirmen.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Arbeitszeiten fallen unter die sogenannten personenbezogenen Daten und diese sind ganz klar zu schützen. Spätestens seit der DSGVO dürfte klar sein: Die EU versteht keinen Spaß, wenn es darum geht, welche Daten erhoben werden, wie diese verarbeitet werden und wie und über welche Zeiträume sie gespeichert bleiben.
Wenn du dir als Arbeitgeber also nun überlegt hättest, du könntest das Nützliche mit dem Praktischen verbinden und deine Mitarbeiter bei der Gelegenheit gleich mal ein bisschen überwachen, fällt das unter Missbrauch von Systemen und ist verboten. Das wäre höchstens im Fall des Verdachts eines Betrugs machbar. Besonders die biometrischen Systeme werden strengstens beobachtet. In der Regel sind hier Angestellte und der Betriebsrat zu Rate zu ziehen und es müssen auch Zustimmungen vorliegen. Das gilt auch für die Erfassung von GPS-Daten.
Ab wann gilt etwas als Arbeitszeit?
Weder die Fahrt mit Auto oder Bus ins Büro oder zum Arbeitsplatz noch das Aufklappen eines Laptops im Home Office gelten natürlich als Arbeitszeit. In Zeiten der Dezentralisierung erscheint es daher umso wichtiger, dass du als Arbeitgeber vorgibst, welches definierte Tätigkeiten sind, die zur Arbeit des Mitarbeiters gehören. Bedenke hier unbedingt auch administrative Tätigkeiten wie etwa das Ausfüllen der Arbeitszeiterfassung oder das „eben schnell noch eine Mail im Feierabend schreiben“ – andersherum kannst du auch davon ausgehen, dass alle Arbeitsunterbrechungen wie etwa „dem Postboten die Tür öffnen“ entsprechend zu deinen Gunsten als Unterbrechung notiert werden.
Wenn du Fragen zum Thema Zeiterfassung und Alternativen zur Stechuhr hast, zögere bitte nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen.
