Alle Infos zum Urlaubsgeld: Pflicht, Kosten & Vorteile im Überblick

Ein engagiertes Team ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg – und zufriedene Mitarbeitende sind dabei dein größter Erfolgsfaktor. Eine bewährte Möglichkeit, Wertschätzung zu zeigen und Motivation zu steigern, ist das Urlaubsgeld.

In diesem Beitrag erfährst du, was Urlaubsgeld genau ist, ob und wann ein Anspruch besteht, wie es berechnet wird und welche steuerlichen sowie rechtlichen Aspekte du beachten solltest.

Was ist Urlaubsgeld?

Urlaubsgeld ist eine freiwillige Sonderzahlung, die du deinen Beschäftigten zusätzlich zum regulären Urlaubsentgelt zahlen kannst. Es handelt sich dabei um eine monetäre Zusatzleistung, die nicht gesetzlich vorgeschrieben ist – es sei denn, sie ist in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag ausdrücklich geregelt.

Wichtig für dich als Arbeitgeber:
Urlaubsgeld ist nicht dasselbe wie das gesetzliche Urlaubsentgelt, das du ohnehin während des Urlaubs zahlen musst. Es ist ein Bonus, der häufig als Zeichen der Wertschätzung verstanden wird – und sich positiv auf die Motivation und Bindung deiner Mitarbeitenden auswirken kann.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält im Juli zusätzlich zu seinem regulären Gehalt 500 € Urlaubsgeld – entweder freiwillig von dir gewährt oder durch Tarifvertrag geregelt.

📊 Urlaubsgeld vs. Weihnachtsgeld vs. Urlaubstage

Ist das Urlaubsgeld obligatorisch oder freiwillig?

Als Arbeitgeber fragst du dich vielleicht, ob du verpflichtet bist, Urlaubsgeld zu zahlen. Die kurze Antwort lautet: Nein, Urlaubsgeld ist grundsätzlich freiwillig. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, deinen Mitarbeitenden diese Sonderzahlung zu gewähren.

Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen Urlaubsgeld für dich verbindlich wird:

📋 Wann du verpflichtet bist:

• Tarifvertrag: Wenn dein Unternehmen tarifgebunden ist und der Tarifvertrag Urlaubsgeld vorsieht, musst du es zahlen.

• Betriebsvereinbarung: Gibt es eine entsprechende Vereinbarung mit dem Betriebsrat? Dann bist du ebenfalls zur Zahlung verpflichtet.

• Arbeitsvertrag: Ist das Urlaubsgeld im individuellen Arbeitsvertrag geregelt, zählt es zu den vertraglichen Pflichten.

🔁 Achtung bei „betrieblicher Übung“:

Wenn du mindestens drei Jahre in Folge Urlaubsgeld freiwillig gezahlt hast – ohne Vorbehalt – entsteht oft ein Rechtsanspruch darauf. In dem Fall wird die freiwillige Leistung zur verbindlichen Gewohnheit.

Fazit für dich als Arbeitgeber:

Du musst kein Urlaubsgeld zahlen, außer es ist tariflich, vertraglich oder durch betriebliche Übung geregelt. Dennoch kann es sich lohnen, Urlaubsgeld als strategisches Instrument zur Mitarbeitermotivation einzusetzen – besonders in Zeiten des Fachkräftemangels.

Was sind die finanziellen Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Wenn du Urlaubsgeld zahlst, solltest du die finanziellen und administrativen Folgen für deine Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht unterschätzen. Auch wenn es sich um eine freiwillige Sonderzahlung handelt, hat sie klare Auswirkungen auf deine Personalkosten und die Abrechnungspflichten.

Urlaubsgeld ist lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig

Du musst das Urlaubsgeld – genau wie das reguläre Gehalt – in deiner Lohnabrechnung korrekt ausweisen. Das bedeutet:

• Lohnsteuerpflichtig: Das Urlaubsgeld erhöht das zu versteuernde Einkommen deiner Mitarbeitenden.

• Sozialversicherungspflichtig: Es fallen Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.

• Höhere Lohnnebenkosten: Rechne mit rund 20 % zusätzlichen Arbeitgeberkosten, je nach Beitragssätzen.

Tipp: Nutze eine digitale Lohnbuchhaltungssoftware, um Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld automatisch korrekt zu berechnen und Fristen einzuhalten. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit bei der Abrechnung.

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Wie ist die Berechnung bei Urlaubsgeld?

Die Berechnung des Urlaubsgeldes erfolgt in der Regel auf Basis des Bruttogehalts deiner Mitarbeitenden. Eine einheitliche gesetzliche Formel gibt es nicht – stattdessen hängen Höhe und Berechnungsmethode von tariflichen Regelungen, individuellen Arbeitsverträgen oder deiner freiwilligen Entscheidung ab.

Urlaubsgeld: Wie viel Prozent vom Brutto?

In vielen Fällen zahlst du das Urlaubsgeld als Prozentsatz des Bruttomonatsgehalts. Die gängigsten Varianten in der Praxis:

Manche Unternehmen zahlen auch einen festen Betrag, z. B. 500 € pauschal – unabhängig vom Gehalt.

Steuerliche Auswirkungen

Denk daran: Urlaubsgeld ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es wird mit dem regulären Gehalt abgerechnet und unterliegt den üblichen Abzügen.

Beispielrechnung zur Urlaubsgeldberechnung

Beispiel:
Du führst ein Unternehmen in der Automobilbranche.
Ein Mitarbeiter verdient 3.000 € brutto im Monat.
Laut Tarifvertrag beträgt das Urlaubsgeld 50 % des Bruttogehalts.
Urlaubsgeld = 3.000 € × 0,5 = 1.500 € brutto

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Wann wird Urlaubsgeld ausgezahlt?

Ein festgelegtes Auszahlungsdatum gibt es gesetzlich nicht. In der Praxis zahlen viele Arbeitgeber das Urlaubsgeld im Mai oder Juni, also kurz vor der Haupturlaubszeit. Das genaue Datum kann in deinem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag geregelt sein.

Tipp für dich als Arbeitgeber:

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben, solltest du:

• die Urlaubsgeldregelung schriftlich festhalten

• bei freiwilliger Zahlung jährlich eine „Freiwilligkeitsklausel“ ergänzen

• deine Lohnsoftware nutzen, um die Beträge korrekt und automatisch zu berechnen

Gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld - Sonderregelungen

Auch wenn es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, sind viele Sonderfälle in der Praxis rechtlich geregelt. Besonders dann, wenn du tariflich gebunden bist oder Urlaubsgeld freiwillig regelmäßig zahlst, solltest du auf bestimmte Situationen vorbereitet sein.

Laut einer aktuellen Auswertung des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) profitieren vor allem Beschäftigte in tarifgebundenen Unternehmen von Urlaubsgeld – oft sogar mehr als die Hälfte aller Mitarbeitenden.

Hier findest du die wichtigsten Sonderregelungen im Überblick:

👶 Urlaubsgeld während der Elternzeit

Wenn du Urlaubsgeld als Belohnung für Arbeitsleistung zahlst, musst du es während der Elternzeit nicht auszahlen – denn in dieser Zeit wird keine Arbeitsleistung erbracht.

Anders sieht es aus, wenn du das Urlaubsgeld als Zeichen der Loyalität oder Betriebstreue gewährst. In solchen Fällen besteht der Anspruch auch während der Elternzeit weiter.

Die Höhe hängt davon ab, ob dein Mitarbeiter während der Elternzeit:

• sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist oder
• keine Erwerbstätigkeit ausübt

Entsprechend wird auch die Besteuerung angepasst.

Rund um das Thema "Elterzeit"

• Elterneigenschaft
• Elterngeld berechnen
• Elternurlaub
• Elternzeit Lohnfortzahlung
• Elternzeit verkürzen
  

🤰 Urlaubsgeld im Mutterschutz

Während des Mutterschutzes hat die Arbeitnehmerin auch weiterhin ein Recht auf Urlaubsgeld. Der Grund dafür ist, dass diese Wochen als Zeitraum betrachtet werden, in denen die werdende Mutter eigentlich noch gearbeitet hätte.

📤 Urlaubsgeld bei Kündigung

Wird das Arbeitsverhältnis beendet, verlieren deine Mitarbeitenden nicht automatisch den Anspruch auf Urlaubsgeld. Entscheidend sind:

• die geleistete Arbeitszeit im Kalenderjahr
• und der verwendete Zweck des Urlaubsgelds

Wenn du das Urlaubsgeld bereits gezahlt hast und der Mitarbeiter kurz darauf kündigt, kannst du es anteilig zurückfordern, sofern es eine freiwillige Leistung war (z. B. zur Motivation).
Nicht zurückforderbar ist es jedoch, wenn es als Vergütung für bereits geleistete Arbeit galt.

💼 Minijob & Urlaubsgeld

Bei Minijobs darf das monatliche Einkommen seit Oktober 2022 die Grenze von 520 € brutto nicht überschreiten – diese Regelung gilt auch im Jahr 2025 weiterhin.

Urlaubsgeld zählt zum Gesamtverdienst dazu und kann die 520-Euro-Grenze schnell überschreiten, wenn du es zusätzlich zum regulären Gehalt zahlst.

Wichtig für dich als Arbeitgeber:
Wird durch das Urlaubsgeld die monatliche Verdienstgrenze überschritten, verliert der Minijob seinen Status als geringfügige Beschäftigung. Das hat Auswirkungen auf:

• Steuerfreiheit
• Sozialversicherungsbeiträge
• Abgaben an Minijob-Zentrale

Tipp: Plane Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld bei Minijobbern frühzeitig ein oder verzichte ggf. darauf, um die Geringfügigkeitsgrenze nicht zu gefährden.

🤒 Urlaubsgeld bei Krankheit

Wenn dein Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Auszahlung kurzfristig erkrankt ist, besteht der Anspruch auf Urlaubsgeld weiterhin.

Bei längerer Krankheit kann der Anspruch verfallen oder gekürzt werden, abhängig von:

• der Dauer der Erkrankung
• und der Art der vertraglichen Regelung

Die Grundlage ist hier das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

⚰️ Urlaubsgeld im Todesfall

Verstirbt ein Mitarbeiter, kann ein anteiliger oder voller Anspruch auf Urlaubsgeld bestehen. In diesem Fall können die Angehörigen die Auszahlung verlangen – abhängig von den geleisteten Arbeitstagen im laufenden Jahr.

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Wird Urlaubsgeld versteuert?

Ja – Urlaubsgeld ist grundsätzlich steuer- und sozialabgabenpflichtig. Es gilt als zusätzliches Einkommen und wird in der Lohnabrechnung als „sonstiger Bezug“ erfasst. Damit unterliegt es den gleichen Abzügen wie der reguläre Lohn.

Du musst das Urlaubsgeld korrekt versteuern und die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge abführen – sowohl auf Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite. Je nach Steuerklasse und Verdienst deines Mitarbeitenden kann das Nettourlaubsgeld dadurch spürbar niedriger ausfallen, als es zunächst erscheint.

🧾 Steuerfreie Alternative: die Erholungsbeihilfe

Wenn du deinen Mitarbeitenden etwas Gutes tun willst – ohne hohe Lohnnebenkosten – gibt es eine interessante Alternative:

Erholungsbeihilfe (Stand 2025 – steuerfrei):

Diese Beträge kannst du einmal jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren, wenn sie im Zusammenhang mit Urlaub oder Erholung stehen. Eine attraktive Option, um Wertschätzung zu zeigen – ohne steuerliche Belastung.

Weitere steuerfreie Zusatzleistungen:

• Tank- oder Einkaufsgutscheine
• Zuschüsse für ÖPNV oder Bahn
• Zuschüsse zu Kita oder Mittagessen

Steuerregelungen können sich ändern. Um rechtssicher zu handeln, empfiehlt es sich, regelmäßig aktuelle Informationen einzuholen oder eine Steuerberatung in Anspruch zu nehmen.

Fazit: Urlaubsgeld als Chance für dich als Arbeitgeber

Auch wenn du rechtlich nicht verpflichtet bist, Urlaubsgeld zu zahlen, kann diese freiwillige Sonderzahlung ein wertvolles Instrument zur Mitarbeiterbindung und Motivation sein. Ob tariflich geregelt, im Arbeitsvertrag verankert oder als freiwilliger Bonus – du solltest immer genau prüfen, welche Verpflichtungen bestehen und welche Gestaltungsspielräume du hast.

Behalte dabei stets die finanziellen Auswirkungen auf Lohnabrechnung, Steuern und Sozialabgaben im Blick. Mit einer durchdachten Umsetzung kannst du Urlaubsgeld strategisch einsetzen, um dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren – gerade im Wettbewerb um Fachkräfte.

Was kann Shiftbase für dich tun?

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