Basisrooster

Een basisrooster is een vast patroon van diensten dat na een vaste periode opnieuw begint, vaak na twee, vier of zes weken. Per medewerker staat erin welke diensten bij een normale week horen, zonder verlof, ziekte of ruilingen. Het rooster dat je team volgende week krijgt, begint bij dat patroon en past het aan op wat er die week anders is.

Wie zijn patroon kent, weet in september al welke zaterdagen in december vrij zijn. En de planner hoeft niet elke week bij een leeg rooster te beginnen.

Wat is een basisrooster?

Het woord wordt voor twee dingen gebruikt, die allebei nodig zijn. Het eerste is een rooster zonder namen, het tweede een patroon per persoon. Planners die het over een basisrooster hebben, bedoelen soms het ene en soms het andere.

Het anonieme basisrooster: diensten zonder namen

In de eerste laag leg je per dag vast welke diensten er zijn, hoe laat ze beginnen en eindigen en hoeveel mensen er per dienst nodig zijn. Dit heet ook wel het bezettingsrooster. Het zegt nog niets over wie er werkt. Wel laat het zien of je met de contracturen van je vaste team de bezetting rond krijgt.

Het persoonlijke basisrooster: een patroon per medewerker

In de tweede laag verdeel je die diensten over je mensen. Elke medewerker krijgt een eigen reeks diensten die na de cyclus opnieuw begint. In de zorg en in andere organisaties die dag en nacht doorlopen, is dit meestal wat met een basisrooster bedoeld wordt: een individueel rooster dat terugkomt en maanden of jaren meegaat.

Begin altijd bij de eerste laag. Wie meteen namen invult, merkt pas laat dat er op dinsdagavond structureel iemand ontbreekt.

Basisrooster, personeelsrooster en vast rooster

Het basisrooster is het patroon. Het personeelsrooster is de ingevulde versie voor een bepaalde week: met de vakantie van de één, de ruil van de ander en de extra kracht voor de drukke zaterdag. Ook een maandplanning begint bij het basisrooster. Je trekt het patroon door over de hele maand en verwerkt daarna per week wat er anders is.

Een vast rooster is de eenvoudigste vorm van een basisrooster, met een cyclus van één week. Iedereen werkt elke week op dezelfde dagen en tijden. Dat werkt voor een kantoor of een lunchroom die doordeweeks open is. Zodra avonden, weekenden of nachten eerlijk moeten rouleren, wordt de cyclus langer.

Hoe lang is de cyclus van een basisrooster?

De lengte volgt uit wat er moet rouleren. Wil je dat iedereen om het andere weekend vrij is, dan is twee weken genoeg. Moeten nachten of weekenden over vier groepen verdeeld worden, dan wordt het vier weken. Een cyclus van vier weken komt veel voor, omdat medewerkers hem nog kunnen onthouden en de weekenden er eerlijk in rouleren.

Een langere cyclus maakt de verdeling eerlijker, maar ook lastiger te controleren. Elke week van de cyclus moet kloppen met de rusttijden, en de overgang van de laatste week terug naar de eerste ook.

Voorbeeld: het basisrooster van een restaurant

Een restaurant is open van dinsdag tot en met zondag. Er zijn twee diensten: vroeg van 10.00 tot 16.00 uur en laat van 17.00 tot 23.00 uur. Op vrijdag- en zaterdagavond is er een extra persoon nodig. Dit is de anonieme laag:

Dat zijn 32 diensten per week. Het vaste team bestaat uit zeven medewerkers: vijf draaien vier diensten per week, twee draaien er vijf. Samen dekken ze 30 diensten, precies de bezetting zonder de pieken. De extra avonddienst op vrijdag en zaterdag zet je klaar als open dienst of vul je met een oproepkracht.

Het patroon van één medewerker

Anna draait vier diensten per week in een cyclus van vier weken. Ze werkt in week 1 en 3 het weekend en heeft in week 2 en 4 het weekend vrij.

Op papier klopt dit, maar twee plekken vragen aandacht. Na een late dienst die om 23.00 uur eindigt en een vroege die om 10.00 uur begint, zit precies 11 uur rust. Dat is het minimum uit artikel 5:3 van de Arbeidstijdenwet voor medewerkers vanaf 18 jaar. Loopt de avond uit tot half twaalf, dan wordt het 10,5 uur. De wet staat toe dat de rust één keer per zeven dagen wordt ingekort tot 8 uur, als de aard van het werk of de bedrijfsomstandigheden dat meebrengen. In week 4 zitten twee van die wissels. Lopen daar twee avonden uit, dan gaat het mis.

De tweede plek is de overgang van week 1 naar week 2. Tussen zondagavond 23.00 uur en dinsdagochtend 10.00 uur zit 35 uur, een uur minder dan de 36 uur per zeven dagen uit artikel 5:5. Dat mag, omdat de wet ook 72 uur rust per veertien dagen toestaat, verdeeld over blokken van minstens 32 uur. Het vrije weekend in week 2 geeft Anna ruim genoeg rust. Voor een medewerker onder de 18 werkt dit patroon niet: jongeren hebben elke zeven dagen 36 uur aaneengesloten rust nodig, en 12 uur tussen twee diensten. Zulke wissels zie je alleen als je de hele cyclus achter elkaar naloopt.

Haar collega’s draaien hetzelfde patroon een of twee weken verschoven, of een eigen patroon. Het basisrooster klopt pas als de diensten per dag optellen tot de bezetting uit de eerste tabel.

Een basisrooster opstellen

1. Bepaal de bezetting per dienst. Kijk naar de drukte per dag en dagdeel, uit je kassa, je reserveringen of het aantal cliënten. Dat wordt de anonieme laag.

2. Zet de contracturen ernaast. Tel hoeveel diensten je vaste team samen kan draaien. Het verschil met de bezetting is het gat dat je met flexkrachten vult, of het overschot dat je terug moet brengen.

3. Kies de lengte van de cyclus. Twee weken voor om en om een vrij weekend, vier of meer als avonden, nachten en weekenden over meer mensen rouleren.

4. Verdeel de diensten per persoon. Begin bij wie het minst flexibel is: vaste vrije dagen, studie, zorg voor kinderen of ouders. Daarna schuif je de rest eromheen.

5. Loop de rust na over de hele cyclus. Let vooral op late diensten die gevolgd worden door vroege en op de overgang van de laatste week naar de eerste.

6. Bespreek het patroon met je team. Het patroon gaat lang mee. Een fout die nu niemand opvalt, zit er over een half jaar nog in.

Hoe je van beschikbaarheid ophalen tot publiceren een volledig rooster maakt, lees je in het stappenplan voor rooster maken.

Wanneer moet een basisrooster bekend zijn?

Voor de wet is je basisrooster een arbeids- en rusttijdenpatroon, zoals bedoeld in artikel 4:2 van de Arbeidstijdenwet. Stel je het vast of verander je het, dan maak je het zo tijdig mogelijk bekend. De termijn staat meestal in de cao. Staat er niets in de cao, dan geldt wat je met de medewerker hebt afgesproken. Is ook dat er niet, dan maak je het minstens 28 dagen van tevoren bekend.

Geldt het basisrooster voor een groep medewerkers en heb je een ondernemingsraad, dan kan het om een arbeids- en rusttijdenregeling gaan. Voor het vaststellen of wijzigen daarvan heb je de instemming van de ondernemingsraad nodig (artikel 27 lid 1 onder b Wet op de ondernemingsraden).

Een basisrooster in de zorg

In de zorg draait bijna elke afdeling op een basisrooster. Er zijn dag-, avond- en nachtdiensten, zeven dagen per week, en de bezetting per dienst ligt vast. Het basisrooster is daar meestal een individueel rooster met een cyclus van meerdere weken, waarin nachten en weekenden om beurten rouleren. Sommige organisaties combineren het met zelfroosteren: het basisrooster legt de bezetting vast en medewerkers kiezen binnen die kaders hun eigen diensten.

Voor- en nadelen van een basisrooster

Het grootste voordeel is voorspelbaarheid. Medewerkers kunnen hun privéleven om het patroon heen plannen, en voor de planner ligt het grootste deel van de week al vast voordat die begint. Alleen wat afwijkt, zoals een zieke collega of een vakantieweek, vraagt nog werk. Weekenden en avonden zijn eerlijk verdeeld, omdat het patroon dat voor iedereen op dezelfde manier regelt.

Het nadeel is dat een basisrooster uitgaat van een normale week. Een zaak waar de drukte sterk wisselt, zoals een terras dat op het weer draait of een winkel in december, past het patroon elke week flink aan en heeft er minder aan. Ook studenten en oproepkrachten met wisselende beschikbaarheid passen slecht in een vast patroon. Zij vullen de diensten die buiten het basisrooster vallen.

Een basisrooster in Shiftbase

Met de personeelsplanning in Shiftbase zet je het patroon één keer neer en rolt het daarna vanzelf door. Een dienst die terugkomt, maak je aan met de optie Herhaal: je kiest de dagen, of de dienst elke week, om de week of met een andere tussenpoos terugkomt, en tot wanneer. Wijzig je later één dienst uit de reeks, dan kies je of dat alleen voor die dienst geldt of voor alle volgende.

De anonieme laag leg je vast als bezetting per afdeling of team, met een minimum, een maximum of een exact aantal per dienst. In het rooster zie je dan per dag hoeveel diensten er nog ontbreken. Een week die goed staat, kopieer je naar een volgende week, en diensten buiten het patroon zet je klaar als open dienst. In Nederland toetst Shiftbase het rooster drie maanden vooruit aan de Arbeidstijdenwet. Een dienst die een regel schendt, krijgt een uitroepteken, zodat je een te korte wissel ziet voordat het rooster live gaat.