Factureren doe je zo: tips voor snellere betaling en minder fouten

Wat is factureren precies?

Factureren is het versturen van een officieel betaalverzoek voor geleverde goederen of diensten. Je factuur is een belangrijk onderdeel van je administratie en moet voldoen aan eisen van de Belastingdienst. Denk aan het vermelden van het kvk nummer, de factuurdatum, btw-tarief, beschrijving van de producten of diensten en gegevens van de afnemer.

Verkoop je aan andere ondernemers of rechtspersonen? Dan ben je verplicht een factuur te sturen. Bij verkoop aan particulieren gelden andere regels, maar een heldere factuur is ook dan handig voor je eigen boekhouding.

Gebruik je eigen huisstijl en voeg eventueel een betaallink toe om betaling makkelijker te maken. Hoe netter je facturen eruitzien, hoe sneller je meestal wordt betaald – en dat is gunstig voor je inkomstenstroom.

Wanneer ben je verplicht om een factuur te sturen?

Je bent verplicht een factuur te sturen als je levert aan andere ondernemers of rechtspersonen. Ook bij leveringen aan stichtingen, verenigingen of overheden hoort een factuur bij je facturatieproces. Verkoop je aan particulieren? Dan ben je in sommige gevallen – zoals bij taxivervoer of internationale handel – alsnog verplicht te factureren.

Stuur de factuur altijd binnen 15 dagen na levering van de producten of diensten. Vermeld de datum, de btw en gegevens van de afnemer. Gebruik een vaste opmaak in je huisstijl en verstuur de factuur digitaal via e-mail. Zo houd je je administratie overzichtelijk én voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.

Een duidelijke factuur zorgt ervoor dat je sneller wordt betaald, voorkomt fouten en voorkomt discussie achteraf.

Hoe factureer je professioneel?

Wat moet er in een factuur staan?

Een professionele factuur begint met een duidelijke opmaak in je huisstijl. Vermeld altijd het kvk nummer, de datum, de btw, wat je hebt geleverd en aan wie. Gebruik facturatiesoftware waarmee je snel en foutloos facturen kunt maken. Zo voorkom je dat er iets ontbreekt.

Verstuur je factuur per e-mail als PDF en voeg een betaallink toe voor directe betaling. Dat versnelt je inkomsten én maakt het makkelijker voor je klant. Werk je met terugkerende klanten? Dan kun je ook automatische facturering instellen.

Handige tips voor je facturatieproces

Zorg dat je facturen altijd compleet zijn: kvk nummer, btw, datum en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Gebruik een vast factuurnummer en noteer voor jezelf wat er op elke factuur staat. Zo houd je overzicht in je administratie en boekhouding.

Werk met facturatiesoftware waarin je standaard velden en sjablonen gebruikt. Voeg automatisch een betaallink toe zodat klanten sneller betalen. Door je facturen direct na levering te versturen, verklein je de kans op vergeten inkomsten.

Hoe Shiftbase je helpt met factureren

Met Shiftbase automatiseer je eenvoudig delen van je facturatieproces. Door gewerkte uren direct vanuit het rooster of tijdregistratie om te zetten naar een overzicht voor facturatie, bespaar je tijd én voorkom je fouten. Je ziet in één oogopslag welke diensten of gewerkte uren je aan welke afnemer moet doorberekenen.

De koppeling met je boekhouding maakt het nog makkelijker: exporteer de gegevens direct naar je boekhoudsysteem of deel ze veilig met je accountant. Werk je met meerdere klanten, projecten of medewerkers? Dan houd je het overzicht dankzij de duidelijke structuur en realtime inzicht in je inkomsten.

Zo zorg je dat elke factuur klopt en op tijd wordt verstuurd — zonder gedoe met losse Excel-bestanden of handmatige berekeningen.

Veelgemaakte fouten bij (elektronische) facturen sturen

Een veelvoorkomende fout is het vergeten van verplichte gegevens op de factuur, zoals het kvk nummer, de btw en de datum. Ook een onduidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten zorgt voor verwarring bij je afnemer.

Soms wordt de factuur te laat verstuurd, of zelfs vergeten. Dat heeft direct invloed op je inkomsten. Verstuur je factuur daarom altijd direct na levering per e-mail en zorg dat je facturatie goed aansluit op je administratie.

Zorg ook dat je bij verkoop aan particulieren duidelijk communiceert over het bedrag en de betaalmethode. Voeg een betaallink toe en controleer of je factuur klopt voordat je hem verzendt. Kleine fouten kunnen leiden tot extra vragen, vertraging of zelfs wanbetaling.

Wat zijn de voordelen van digitale en automatische facturatie?

Digitale facturatie laat je sneller factureren: met één klik maak je elektronische facturen en factuur sturen doe je direct per e-mail naar de afnemer of andere ondernemers. Je sjabloon vult automatisch het kvk nummer, datum, btw en een heldere omschrijving van de geleverde goederen of producten in, volledig in je huisstijl.

Voordelen op een rij:

• Facturen maken en versturen in seconden; minder handwerk in je administratie en boekhouding.

• Ingebouwde betaallink versnelt SEPA-betalingen en vergroot je inkomsten.

• Automatisch archiveren houdt je dossiers voor de Belastingdienst up-to-date.

• UBL-bestanden koppelen gegevens direct aan je software, waardoor facturatie en facturering vlekkeloos verlopen.

• Realtime overzicht van openstaande posten motiveert klanten om sneller te betalen.

Conclusie

Door gestructureerd te factureren houd je controle over je administratie, voorkom je fouten en krijg je sneller betaald. Of je nu aan particulieren verkoopt of zaken doet met andere ondernemers, elke factuur moet compleet zijn: van kvk nummer tot btw, van datum tot beschrijving van de geleverde goederen.

Gebruik digitale tools om facturen te maken, automatisch te versturen en direct een betaallink mee te sturen. Zo bespaar je tijd in je boekhouding en houd je overzicht in je facturatie.

Laat geen geld liggen. Optimaliseer je facturering, maak gebruik van je eigen huisstijl, en stuur je e-mailfacturen op tijd. Wat je daarvoor gebruikt – of het nu software is of een goed sjabloon – bepaalt hoeveel grip je hebt op je inkomsten.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen