Wanneer moet je vakantiegeld uitbetalen? In de meeste gevallen gebeurt dit in mei of uiterlijk in juni, en bedraagt het 8% van het bruto jaarsalaris dat een werknemer heeft opgebouwd. Voor veel werknemers is dit het moment waar ze naar uitkijken. Voor jou als werkgever of HR-manager betekent het vaak een periode van extra druk. Het is niet alleen een aanzienlijke financiële overmaking, maar ook een administratieve puzzel die moet kloppen. Hebben we alle wisselende uren goed in beeld? Zijn de toeslagen correct meegenomen? Een goede voorbereiding bepaalt of deze maand uitloopt op stress of slechts een extra administratieve handeling is.
Wat houdt vakantiegeld uitbetalen precies in?
Vakantiegeld, officieel vakantiebijslag genoemd, is een wettelijk verplicht spaarpotje dat je als werkgever opbouwt voor je personeel. Wettelijk is vastgelegd dat dit minimaal 8% van het bruto jaarsalaris moet zijn. Het achterliggende idee is simpel: werknemers moeten tijdens hun verlof niet alleen doorbetaald krijgen, maar ook financieel de ruimte hebben om daadwerkelijk te kunnen ontspannen of op reis te gaan.
Voor jou als werkgever is dit geen keuze, maar een verplichting uit de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Dit betekent dat je over elke euro die een werknemer verdient in het opbouwjaar (meestal van 1 juni tot en met 31 mei) een reservering moet maken. Het maakt hierbij niet uit of iemand een vast contract heeft, parttime werkt of als oproepkracht in dienst is; iedereen bouwt dit recht op.
Wanneer moet vakantiegeld op de rekening staan?
De hoofdregel is helder: je betaalt het vakantiegeld minimaal één keer per jaar uit. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers voor de maand mei. Dit is niet alleen een gewoonte, maar ook een strategische keuze; zo hebben jouw medewerkers het geld binnen voordat de grote zomervakantie begint. Wettelijk gezien heb je iets meer speling, maar de harde deadline ligt in juni. Betaal je later, dan kan een werknemer aanspraak maken op een wettelijke verhoging wegens vertraging.
Toch zijn er twee situaties waarin je van dit standaardmoment afwijkt:
-
Maandelijkse uitbetaling: Zeker in branches met veel flexwerkers of oproepkrachten is het gebruikelijk om het vakantiegeld direct maandelijks bij het loon uit te betalen. Dit moet wel schriftelijk zijn overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao. Voor de werkgever spreidt dit de kosten en voorkomt het een piek in de uitgaven in mei.
-
Bij uitdiensttreding: Vertrekt een collega voordat de maand mei is aangebroken? Dan moet het opgebouwde tegoed direct bij de eindafrekening worden uitbetaald. Je mag dit niet vasthouden tot het reguliere uitbetalingsmoment.
| 📌 Situatie | 💶 Uitbetalingsmoment | 📝 Opmerking |
|---|---|---|
| ⚙️ Standaard | Mei of juni | Meest voorkomend bij vaste contracten |
| 📦 All-in loon | Maandelijks | Vaak bij oproepkrachten/studenten; moet apart op de loonstrook staan |
| 🛑 Einde contract | Direct (eindafrekening) | Alles wat tot die datum is opgebouwd wordt in één keer betaald |
Hoe bereken je de hoogte van het vakantiegeld?
In de basis lijkt de rekensom eenvoudig: je pakt het bruto jaarsalaris van het afgelopen jaar en neemt daar 8% van. Stel dat een medewerker precies € 40.000 bruto heeft verdiend, dan reserveer je € 3.200 aan vakantiegeld. Tot zover is het duidelijk.
De uitdaging zit hem echter in de uitzonderingen en de variabele beloningen. Want wat telt nu precies mee als 'bruto jaarsalaris'? Sinds een aantal jaren is de wetgeving hier strenger in: overwerk telt mee. Heeft een werknemer extra uren gedraaid en zijn die uitbetaald? Dan moet je over dat bedrag ook vakantiegeld berekenen. Hetzelfde geldt vaak voor onregelmatigheidstoeslagen en provisies, tenzij hier in de cao expliciet andere afspraken over zijn gemaakt.
Vakantiegeld en belasting: Waarom is netto minder dan verwacht?
Zodra de loonstroken in mei de deur uitgaan, volgt bij de HR-afdeling vaak de vraag: "Klopt mijn uitbetaling wel? Ik houd netto veel minder over dan ik dacht." Het is goed om hierop voorbereid te zijn. Vakantiegeld wordt namelijk niet belast zoals het reguliere maandsalaris, maar valt onder de zogeheten 'bijzondere beloningen'. Hierop is het bijzonder tarief van toepassing.
Hoe zit dat? Bij het normale maandloon wordt direct rekening gehouden met loonheffingskortingen. Hierdoor betalen werknemers maandelijks minder belasting. Omdat deze kortingen al 'verbruikt' zijn voor het reguliere loon, kunnen ze niet nogmaals worden toegepast op het vakantiegeld. Daarnaast wordt gekeken naar het totale jaarinkomen om te bepalen in welke belastingschijf de top van het inkomen valt. Hierdoor ligt het belastingpercentage op vakantiegeld vaak hoger dan werknemers gewend zijn.
Waarom foutloze urenregistratie de basis is
We zagen het net al: de rekensom (8%) is op zich niet ingewikkeld. De échte uitdaging zit hem in de bron van je data. Een berekening is immers maar zo betrouwbaar als de cijfers die je erin stopt.
Werk je met wisselende roosters, oproepkrachten of veel overwerk? Dan is het handmatig bijhouden van de vakantiegeldopbouw in Excel vaak vragen om problemen. Een vergeten overuurtje in november of een verkeerd geboekte toeslag in februari sluipt er makkelijk in. Als je dit in mei voor het hele team moet reconstrueren, kost dat je zeeën van tijd en zorgt het voor onnodige stress.
Van puzzelen naar een druk op de knop
Dit is precies waar slimme software het proces voor je overneemt. Door de urenregistratie en roosterplanning te digitaliseren, bouw je het hele jaar door automatisch aan een kloppend dossier. Met Shiftbase worden gewerkte uren direct geregistreerd (via de app of klokklok) en door jou geaccordeerd. Het systeem weet precies welke uren als overwerk gelden en welke toeslagen van toepassing zijn.
Het resultaat? Wanneer de maand mei aanbreekt, hoef je niet meer te graven in oude roosters. De data staat klaar. Je draait een export die direct communiceert met je loonadministratie of payroll-pakket. Zo verandert de uitbetaling van vakantiegeld van een hoofdpijndossier in een eenvoudige administratieve handeling.
| 🧮 Handmatig / Excel | 🚀 Met Shiftbase |
|---|---|
| ❌ Risico op menselijke rekenfouten | ✅ Automatische berekening van toeslagen |
| ❌ Uren achteraf reconstrueren | ✅ Real-time inzicht in opbouw |
| ❌ Veel handwerk voor de HR-manager | ✅ Exportklaar voor de boekhouder |
| ❌ Discussie over gewerkte uren | ✅ Transparant voor werkgever én werknemer |
Conclusie
Vakantiegeld uitbetalen is een jaarlijks terugkerend moment dat voor veel werkgevers, zeker in 2026, nog steeds voelt als een administratieve horde. De regels rondom belastingen, de uitzonderingen bij ziekte en de verplichting rondom overwerk maken het complexer dan een simpele druk op de knop.
Toch hoeft het geen stressvolle maand te zijn. De sleutel ligt in je voorbereiding gedurende het jaar. Als je basis – de urenregistratie en het inzicht in toeslagen – op orde is, is de uitbetaling in mei slechts een formaliteit.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
