Jaargesprek

In een jaargesprek kijk je samen terug en vooruit. Hoe je je voorbereidt, hoe je het gesprek opbouwt en hoe je de afspraken daarna vastlegt.

Bijgewerkt op: 23 oktober 2026

Een jaargesprek is een vast gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker, meestal één keer per jaar, waarin jullie terugkijken op het afgelopen jaar en afspraken maken voor het volgende. Veel organisaties noemen het ook functioneringsgesprek. Meestal hangt er geen oordeel aan met gevolgen voor salaris of contract; dat gebeurt in een beoordelingsgesprek.

In een team dat in diensten werkt, is het jaargesprek vaak het enige moment waarop medewerker en leidinggevende een uur rustig samen zitten. Op de vloer gaat het over de dienst van vandaag. In het jaargesprek gaat het over het hele jaar, ook over het rooster zelf.

Wat bespreek je in een jaargesprek?

De onderwerpen spreek je vooraf samen af, zodat niemand verrast wordt. Bijna elk jaargesprek raakt deze punten:

de afspraken uit het vorige gesprek, en wat ervan terechtkwam
het werk zelf: waar de medewerker trots op is, waar het vastliep en wat daarbij hielp of in de weg zat
de samenwerking met collega's en met jou als leidinggevende
werkdruk en rooster: passen de contracturen nog bij wat iemand werkt, hoe bevallen de avonden en weekenden, is er genoeg rust tussen diensten
ontwikkeling, zoals een opleiding, een andere rol of meer verantwoordelijkheid als shiftleider
afspraken voor het komende jaar

Het rooster krijgt in teams met diensten vaak meer tijd dan je verwacht. Wie een jaar lang structureel meer uren draait dan in het contract staat, of juist minder, wil daar iets over zeggen. Neem de gewerkte uren en de contracturen mee naar het gesprek, dan gaat het over feiten.

Jaargesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

De namen lopen door elkaar, ook in cao's en personeelsregelingen. Wat telt, is of er een oordeel met gevolgen aan het gesprek hangt.

Gesprek	Waar het om gaat	Gevolgen
Jaargesprek of functioneringsgesprek	terugkijken en afspraken maken, als gesprek op gelijke voet	geen directe gevolgen voor salaris of contract
Beoordelingsgesprek	de leidinggevende geeft een oordeel over het functioneren	kan leiden tot een periodiek, een andere schaal of een verbetertraject
Planningsgesprek en voortgangsgesprek	doelen vastleggen aan het begin van het jaar en halverwege bijstellen	onderdeel van een vaste gesprekscyclus, bijvoorbeeld bij gemeenten

Hoe je een gesprek met een beoordeling voert en vastlegt, staat bij het beoordelingsgesprek.

Veel werkgevers zijn de afgelopen jaren overgestapt op het jaargesprek nieuwe stijl. Het formulier wordt korter en de feedback komt gedurende het jaar, in korte één-op-één-gesprekken zoals een BILA-gesprek. Het jaargesprek zelf vat dan samen wat al besproken is en legt de afspraken voor het jaar erna vast.

Is een jaargesprek verplicht?

Geen wet verplicht een werkgever om jaargesprekken te voeren. De plicht kan wel uit een cao of een personeelsregeling komen; sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld een eigen regeling jaargesprekken.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling (artikel 27 lid 1 onder g van de Wet op de ondernemingsraden). Een vast format voor jaargesprekken waarin je ook beoordeelt, leg je dus eerst aan de OR voor.

Verplicht of niet, het jaargesprek telt mee als het later misgaat. Wil je een arbeidsovereenkomst laten ontbinden omdat iemand ongeschikt is voor het werk, dan moet je laten zien dat je de medewerker daar tijdig op hebt gewezen en voldoende gelegenheid gaf om het functioneren te verbeteren (artikel 7:669 lid 3 onder d BW). Een verslag van een jaargesprek waarin dat staat, met de afspraken erbij, is een deel van dat bewijs. Hoe je dat verder opbouwt, lees je bij dossieropbouw.

Een jaargesprek voorbereiden als werkgever

Plan het gesprek ruim van tevoren, in werktijd en in een rustig dagdeel. Na een sluitdienst of tussen twee drukke diensten door wordt het geen goed gesprek. Geef de medewerker een week of twee om zich voor te bereiden en stuur de onderwerpen of het formulier mee.

Lees het verslag van vorig jaar terug en zoek bij elke afspraak op wat ervan terechtkwam. Vraag shiftleiders of collega's die veel met de medewerker werken naar concrete voorbeelden, goed en minder goed. Kijk ook naar wat je al weet: gewerkte uren tegenover contracturen, verzuim, hoe vaak iemand diensten ruilde of extra diensten oppakte. Lees ten slotte de functieomschrijving terug, zodat je ziet of het werk nog past bij wat erin staat.

Laat in het gesprek de medewerker eerst vertellen. Wie met de eigen lijst begint, krijgt vooral instemming terug. Sluit af met afspraken die je samen opschrijft, elk met een naam en een datum erbij.

Voorbeeldvragen voor een jaargesprek

Een goede vraag laat ruimte voor een eigen antwoord. Deze vragen werken in de praktijk:

Onderwerp	Vraag
Terugblik	Waar ben je het afgelopen jaar het meest tevreden over?
Terugblik	Welke afspraak van vorig jaar is niet gelukt, en wat zat in de weg?
Werk	Welke dienst of taak kost je de meeste energie?
Rooster	Past het aantal uren in je contract nog bij wat je wilt werken?
Rooster	Hoe bevalt de verdeling van avonden en weekenden?
Samenwerking	Wat kan ik als leidinggevende anders doen?
Ontwikkeling	Wat wil je over een jaar kunnen wat je nu nog niet kunt?
Vooruit	Wat moet er gebeuren om volgend jaar met plezier te blijven werken?

Voorbeeldantwoorden uit je hoofd leren heeft als medewerker weinig zin. Een eerlijk antwoord met één concreet voorbeeld zegt je leidinggevende meer dan een ingestudeerde zin.

Een jaargesprek voorbereiden als werknemer

Zoek de afspraken van vorig jaar op en schrijf op wat er sindsdien gebeurde. Noteer twee of drie dingen waar je trots op bent, elk met een voorbeeld, en de punten die je lastig vond. Bedenk wat je volgend jaar wilt: meer of minder uren, andere diensten, een opleiding. Schrijf ook op wat je van je leidinggevende nodig hebt. Wie met een eigen lijstje komt, bepaalt mee waar het gesprek over gaat.

Het verslag van een jaargesprek

Na het gesprek maakt de leidinggevende een kort verslag. Een jaargesprekformulier heeft meestal deze onderdelen:

datum en wie er bij het gesprek waren
de afspraken van vorig jaar en wat ervan terechtkwam
de besproken punten, kort en feitelijk
de nieuwe afspraken, met een naam en een datum
ruimte voor een reactie van de medewerker
handtekeningen van beiden

Laat de medewerker tekenen voor gezien. Daarmee staat vast dat het verslag ontvangen is, ook als de medewerker het niet met alles eens is; die reactie hoort er dan bij.

Het verslag gaat in het personeelsdossier. De medewerker heeft op grond van artikel 15 van de AVG recht op inzage in wat je daar bewaart. Een vaste wettelijke bewaartermijn voor jaargespreksverslagen bestaat niet: je bewaart ze niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je ze vastlegde.

Jaargesprekken vastleggen in Shiftbase

In Shiftbase staan contract, documenten en notities bij de medewerker zelf, naast het rooster. Het verslag van het jaargesprek komt in hetzelfde personeelsdossier, zodat je de afspraken van vorig jaar erbij hebt als het volgende gesprek eraan komt. Shiftbase houdt ook bij hoe medewerkers het werk ervaren, zodat je een patroon in het dossier ziet voordat iemand opzegt. De gewerkte uren en contracturen die je voor het gesprek nodig hebt, staan in hetzelfde systeem als het rooster. Probeer Shiftbase 14 dagen gratis.

Veelgestelde vragen

Een jaargesprek is een vast gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker, meestal één keer per jaar, waarin ze terugkijken op het afgelopen jaar en afspraken maken voor het komende jaar. Het heet ook wel functioneringsgesprek.

Een jaargesprek is niet wettelijk verplicht. De plicht kan wel in een cao of een personeelsregeling staan, en een ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op een regeling voor personeelsbeoordeling.

Een jaargesprek en een functioneringsgesprek zijn meestal hetzelfde gesprek onder een andere naam: een open gesprek over het afgelopen jaar, zonder oordeel met gevolgen. Een beoordelingsgesprek heeft dat oordeel wel, met mogelijke gevolgen voor salaris of contract.

In een jaargesprek bespreek je de afspraken van vorig jaar, het werk zelf, de samenwerking, werkdruk en rooster, ontwikkeling en de afspraken voor het komende jaar.

Je salaris mag je in een jaargesprek ter sprake brengen. Sommige werkgevers nemen een besluit over salaris wel apart, in een beoordelingsgesprek, zodat het jaargesprek een open gesprek blijft.

Het verslag van een jaargesprek teken je meestal voor gezien. Daarmee bevestig je dat je het ontvangen hebt, ook als je het niet met alles eens bent. Je reactie kun je in het verslag laten opnemen.

Voor het verslag van een jaargesprek geldt geen vaste wettelijke bewaartermijn. Volgens de AVG bewaar je het niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je het hebt vastgelegd.