Flexpool

Een flexpool is een vaste groep flexibele krachten die je oproept bij drukte of uitval. Wie erin zit, hoe je hem opzet en wat de wet vraagt.

Een flexpool is een vaste groep mensen die je oproept als het druk is of als iemand uitvalt. Ze staan niet elke week in het rooster. Wel kennen ze je bedrijf, je kassa en je klanten. Daardoor sta je bij een ziekmelding of een drukke zaterdag niet met lege handen. Je hoeft dan ook niet elke keer een onbekende in te werken.

Wat is een flexpool precies?

Het woord dekt twee dingen. Bij een uitzendbureau is een flexpool een groep flexwerkers die het bureau voor jouw bedrijf klaarzet. Het bureau is dan hun werkgever. Bij een eigen flexpool gaat het om je eigen mensen: oproepkrachten, parttimers die graag meer uren willen en collega’s van een andere vestiging. Die tweede vorm richt je zelf in. Daar gaat de rest van dit lemma over.

In het onderwijs en de kinderopvang heet hetzelfde vaak een invalpool. Ruimer is de flexibele schil: alle medewerkers zonder vaste uren of met een tijdelijk contract. De flexpool is het deel daarvan dat je direct een bericht stuurt als er een gat valt. Met flexwerken bedoelen mensen meestal flexibele tijden of werkplekken voor vaste medewerkers. Dat is weer iets anders.

Met een open dienst hangt het samen, maar het is niet hetzelfde. De open dienst is het gat in het rooster. De flexpool is de groep mensen die je vraagt om het te vullen.

Wie zit er in een flexpool?

Het contract bepaalt hoe je een medewerker uit de pool mag oproepen. In een eigen flexpool kom je deze vormen het vaakst tegen.

Wie	Contract	Wat het betekent bij oproepen
Oproepkracht	Nulurencontract of min-maxcontract	Mag nee zeggen als je minder dan vier dagen vooraf oproept
Parttimer met ruimte	Vast aantal uren per week	Uren boven het contract zijn meeruren
Collega van een andere vestiging	Eigen contract bij dezelfde werkgever	Uren op beide vestigingen tellen samen voor rust en maximale werktijd
Uitzendkracht	Contract met het uitzendbureau	Je regelt de inzet via het bureau, dat ook het loon betaalt

Een oproepkracht die je via de flexpool vaak inzet, bouwt intussen rechten op. Heeft het oproepcontract twaalf maanden geduurd, dan bied je binnen een maand vaste uren aan, minstens het gemiddelde van dat jaar (artikel 7:628a lid 5 BW). De andere regels staan bij de oproepkracht.

Een flexpool over twee winkels: zo loopt een zaterdag

Een franchisenemer heeft twee supermarkten in dezelfde stad: één aan de Markt en één in de wijk. Op donderdag blijkt dat de winkel in de wijk zaterdag twee extra vakkenvullers nodig heeft voor een grote levering. De planner werkt een vaste volgorde af.

Eerst het eigen team. Fleur heeft deze maand 6 minuren openstaan. Zij krijgt de eerste dienst, want die uren betaal je toch al.
Dan de flexpool. Daan werkt normaal aan de Markt, heeft 24 uur in zijn contract en staat deze week op 22. Een dienst van 5 uur in de wijk levert hem 3 meeruren op. Noor is oproepkracht en krijgt de vraag op donderdag voor zaterdag. Dat is minder dan vier dagen vooraf, dus ze mag weigeren. Ze zegt ja.
Pas daarna het uitzendbureau. Een uitzendkracht kent de winkel niet. Bovendien betaal je het bureau een uurtarief waar zijn marge in zit.

Daan sloot vrijdag de winkel aan de Markt om 22.00 uur. Begint hij zaterdag om 7.00 uur in de wijk, dan heeft hij 9 uur rust gehad. Voor de Arbeidstijdenwet tellen de uren op beide winkels samen, want het is dezelfde werkgever. De norm is 11 uur rust per 24 uur. De wet staat één keer per week een kortere rust van minstens 8 uur toe, als de aard van het werk of de bedrijfsomstandigheden dat nodig maken (artikel 5:3 ATW). De planner zet Daan daarom op de middagdienst.

Een eigen flexpool opzetten

Of de pool werkt, hangt af van duidelijke afspraken. Leg daarom vooraf vast:

voor welke functies en vestigingen de pool is, en welke vaardigheden daarvoor nodig zijn;
wie erin mag, bijvoorbeeld eigen oproepkrachten, parttimers die meer willen werken en collega’s van andere vestigingen;
hoe je oproept en hoe snel iemand moet reageren;
in welke volgorde je mensen vraagt: eerst minuren en het eigen team, dan de pool, dan een bureau;
hoe je de extra uren verdeelt, zodat niet steeds dezelfde twee mensen alles krijgen.

Houd de pool zo klein dat iedereen regelmatig iets hoort. Iemand die maanden niet gevraagd wordt, haakt af of staat er alleen nog op papier. Stuur oproepen via de app in plaats van te bellen. Dan ziet de hele pool tegelijk dat er werk is en zie jij wie heeft gereageerd.

Een flexpool in Shiftbase

In Shiftbase is Flexpool een soort team. Je maakt het aan in de afdeling die mensen wil lenen, via Instellingen en dan Organisatie. Daarna wijs je medewerkers van andere afdelingen of vestigingen aan dat team toe. Ze houden hun eigen standaardteam: alleen in een flexpool zitten kan niet.

Bij het maken van het rooster staan de flexpoolmedewerkers in de lijst van de afdeling waar ze kunnen invallen. Plan je ze in, dan staan ze daar als Geleend. Op de andere dagen verschijnen ze niet in dat rooster. Zo blijft de personeelsplanning per winkel overzichtelijk en zet je toch iemand van de andere winkel in als het nodig is.

Wat verandert er voor flexpools vanaf 2028?

Veel eigen flexpools draaien op nulurencontracten. De Wet meer zekerheid flexwerkers is op 7 juli 2026 aangenomen door de Eerste Kamer. Het nulurencontract wordt vervangen door het bandbreedtecontract, met een minimum en een maximum aantal uren. De nieuwe regels voor oproepcontracten staan al in het Burgerlijk Wetboek, met ingang van 1 januari 2028. Voor bijbanen, zoals die van scholieren en studenten, blijven uitzonderingen.

Kijk daarom per persoon in je pool hoeveel uur iemand gemiddeld werkt en welk contract daarbij past. Een vaste kern op een bandbreedtecontract met daarnaast een kleine groep echte invallers is vaak beter te plannen dan een lange lijst namen op nul uur. Wat er per contractvorm verandert, staat in ons stappenplan bij de Wet meer zekerheid flexwerkers.

Werken in een flexpool

Voor medewerkers is een flexpool een manier om zelf te bepalen hoeveel ze werken. Studenten combineren het met hun studie. Parttimers vullen er hun week mee aan als het eigen rooster ruimte laat. Ook zorginstellingen werken veel met flexpools van eigen medewerkers die op verschillende locaties invallen. Hoeveel zekerheid iemand heeft, hangt af van het contract: een oproepkracht heeft andere rechten dan een parttimer met vaste uren.

Veelgestelde vragen

Een flexpool en een invalpool zijn grotendeels hetzelfde: een groep mensen die je oproept als iemand uitvalt of als het druk is. Invalpool is vooral het woord in het onderwijs en de kinderopvang, waar invallers zieke leerkrachten of pedagogisch medewerkers vervangen. Buiten die sectoren is flexpool het gangbare woord.

Een uitzendbureau kan een flexpool voor je samenstellen, maar een flexpool kan ook uit je eigen mensen bestaan. Bij een bureau is het bureau de werkgever en betaal je het bureau per gewerkt uur. Bij een eigen flexpool ben je zelf de werkgever en vallen de mensen onder je eigen contracten. Hoe inlenen werkt, lees je bij de uitzendkracht.

Of een medewerker uit de flexpool een dienst mag weigeren, hangt af van het contract. Een oproepkracht mag weigeren als je minder dan vier dagen van tevoren oproept (artikel 7:628a lid 2 BW). Een cao kan die termijn inkorten, maar niet tot minder dan 24 uur. De regels voor oproepkrachten staan bij de oproepkracht.

Een flexpool in Shiftbase is een team in de afdeling die medewerkers wil lenen. Je wijst er mensen van andere afdelingen of vestigingen aan toe, die hun eigen team houden. In het rooster van die afdeling plan je ze daarna in. Daar staan ze als Geleend. De stappen staan in het helpartikel over Flexpool.

Een flexpool in de zorg is een groep zorgmedewerkers die een instelling op verschillende locaties of afdelingen inzet om gaten in het rooster te vullen. Meestal zijn ze in dienst van de instelling zelf, op een oproep- of flexcontract. Het werkt zoals in andere sectoren, alleen bepalen diploma’s en bevoegdheden sterker wie je waar mag inzetten.

Door de Wet meer zekerheid flexwerkers wordt het nulurencontract vanaf 1 januari 2028 vervangen door het bandbreedtecontract, met een minimum en een maximum aantal uren. Een flexpool die op nulurencontracten draait, heeft dus vóór die datum andere contracten nodig. Voor bijbanen, zoals die van scholieren en studenten, blijven uitzonderingen.