Dienstplan Pflege: Der ultimative Leitfaden

Was ist Dienstplan Pflege?

Dienstplan Pflege ist ein Online-Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung der Schichtpläne ihrer Mitarbeiter unterstützt. Es ermöglicht Managern, Dienstpläne zu erstellen und auszutauschen und die Anwesenheit und Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen.

Dienstplan Pflege ist ein System, das Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeitern Schichten unterstützt. Es wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu verfolgen, Schichten zu planen und Abwesenheiten zu planen. Sie können mit Duty Roster Care auch Dienstpläne erstellen, Freizeit nachverfolgen und die Gehaltsabrechnung verwalten.

Warum ist ein Dienstplan in der Pflege wichtig?

Dienstplan Pflege ist aus folgenden Gründen wichtig:

Sorge für einen ständigen Kontakt und eine einheitliche Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, einschließlich der Pflegekräften und anderer Vorgesetzter. Es werden Dienstpläne erstellt, damit die Mitarbeiter wissen, mit wem sie zusammenarbeiten und bei Bedarf kontaktiert werden können.

Es wird sichergestellt, dass alle Patienten in Ihrer Praxis die gleiche Qualität der Pflege erhalten. Wenn Sie Zweifel an der Fähigkeit eines Mitarbeiters haben, gute Pflege zu leisten, können Sie ihn mit einem Dienstplan zur Verantwortung ziehen.

So können Sie sich auf klinische Fragen statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren. Mit einem Dienstplan können Sie sich auf eine hervorragende Patientenversorgung konzentrieren und gleichzeitig die Aufgaben Ihres Personals verwalten, ohne sich um die Gehaltsabrechnung oder die Dienstplanung kümmern zu müssen.

Wie ist die Pflege-Dienstplanerstellung aufgebaut und was sind die Inhalte?

Bei der Erstellung eines Dienstplanes ist darauf zu achten, dass er alle erforderlichen Inhalte enthält, einschließlich einiger gesetzlich vorgeschriebener.

Ein Dienstplan besteht aus den folgenden Bestandteilen:

• Die Gültigkeitsdauer des Dienstplans
• Gültigkeitsdauer (mit Angabe der Abteilung und Station)
• Vor- und Nachname der Mitarbeiter
• Qualifikation des Mitarbeiters (Krankenschwester, Auszubildender, Pflegehelfer)
• Geplante Arbeitszeiten (Höhe und Umfang)
• Feiertage und Überstunden ausgleich müssen dokumentiert werden
• Das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellers und die Unterschrift des Vorgesetzten
• Es wird das Ziel (geplanter Dienst) während des Gültigkeitszeitraums angegeben.
• Die Arbeitszeit (zusätzlich geleistete Minuten im Vergleich zum Solldienst)
• Die Abweichung der Dienste (angeordnete Änderungen)

 

Die Herausforderung der Pflegedienstleitung

Die Herausforderung für den Pflegedienstleiter besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen und über die richtigen Instrumente und Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Der Schlüssel dazu ist die Planung, damit eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen stattfindet.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Dokumentation korrekt verwenden. Sie hilft ihnen, den Überblick über die Patientenversorgung zu behalten, und hilft ihnen, bei der regelmäßigen Durchführung ihrer Aufgaben Fehler zu vermeiden.

Welche Bedeutung haben Dienstpläne in der Pflegebranche?

Ein Dienstplan ist ein Instrument, mit dem ermittelt wird, wie viele Mitarbeiter in einer Pflegeeinrichtung benötigt werden. Er bestimmt auch, wie diese Mitarbeiter in der Einrichtung eingesetzt werden. Ein Dienstplan soll sicherstellen, dass der Arbeitsprozess effizient, effektiv und zufriedenstellend erledigt wird. Er richtet sich sowohl an die zu betreuenden Personen als auch an alle beteiligten Mitarbeiter.

Es gibt viele Einrichtungen in der Branche, die Dienstpläne nutzen, um die Einsatzplanung zu optimieren, unter anderem diese:

• Krankenhäuser und Spezialkliniken
• Gesundheitszentren und ambulante Pflege
• Krankenpflege zu Hause, Altenpflege zu Hause
• Pflegeeinrichtungen: Pflegeheime, Altenheime, Hospize usw.
• Wohnheime (stationär oder teilstationär) für Menschen mit Behinderungen

 

Wie sehen die Arbeitszeitmodelle in der Pflege aus?

In der Vergangenheit dominierten in der stationären Pflege Drei-Schicht-Modelle. Ein Teil der Pflegekräfte arbeitet abwechselnd in den frühen Morgen- und späten Abendstunden. Ein anderer Teil arbeitet nur nachts. In den Spitzenzeiten ist in der Regel mehr Personal verfügbar, weil sich Früh- und Spätschichten überschneiden.

Ein großer Teil der stationären Mitarbeiter arbeitet in Teilzeit. Häufig reicht es aus, den täglichen Anforderungen des Berufs gerecht zu werden, indem zwei Schichten, eine am frühen Morgen und eine am späten Abend, ohne Überschneidungen gearbeitet werden.

In zahlreichen Betrieben wird inzwischen mit neuen Arbeitszeitmodellen experimentiert. Das 7/7-Modell beispielsweise sieht vor, dass die Beschäftigten an sieben Tagen in der Woche zehn Stunden pro Tag arbeiten (plus zwei Stunden Pause), bevor sie sieben Tage Urlaub nehmen.

Bei diesem Modell werden die Patienten täglich von denselben Mitarbeitern betreut, und es gibt keine Übergabe während des Tages. Das 7/7-Modell hat zwar einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, insbesondere für Pflegekräfte mit Familien und kleinen Kindern.

Welche rechtlichen Grundlagen müssen bei Pflegedienst Plänen beachtet werden?

Um einen fairen und gültigen Dienstplan für die Mitarbeiter von Pflegeeinrichtungen zu erstellen, ist es hilfreich, wenn Sie einige rechtliche Grundlagen beachten. Es gibt mehrere arbeitsrechtliche Anforderungen, darunter:

• Freizeit und Ruhepausen: Pflegekräfte haben Anspruch auf eine 30-minütige Ruhepause nach einer Arbeitszeit von 6-9 Stunden. Nach einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine 45-minütige Pause vorgeschrieben.
• Ruhezeiten: Krankenschwestern und Krankenpfleger müssen täglich mindestens elf Stunden nach der Arbeitszeit gemäß Art. 5 ArbZG mindestens elf Stunden täglich nach der Arbeitszeit ruhen (gesetzliche Ausnahmen, z. B. Bereitschaftsdienst).
• Höchstarbeitszeit: Die Höchstarbeitszeit beträgt acht Stunden pro Tag (unter bestimmten Umständen ist es möglich, zehn Stunden zu arbeiten).
• Freie Sonntage/Wochenenden: Dem Pflegepersonal sollten mindestens 15 Sonntage pro Jahr und zwei Wochenenden pro Monat zur Verfügung stehen.

 

Wer ist für den Dienstplan im Pflegesektor zuständig?

Die Dienstplanung in Pflegeeinrichtungen kann je nach Unternehmen von verschiedenen Personen durchgeführt werden. Der Dienstplan muss nach 106 GewO ausschließlich vom Arbeitgeber erstellt werden. (Direktionsrecht des Arbeitgebers) Der Arbeitgeber ist für die Beauftragung der Pflege- und Stationsleitung zuständig.

Betriebsräte und ihr Mitbestimmungsrecht. Wesentlich ist die Rolle, die die Betriebsräte der Pflege bei der Dienstplanung spielen. Falls erforderlich, sollten Dienstplanverantwortliche über Änderungen verhandeln, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Neben der Wahrung der Arbeitnehmerrechte dient er auch als Vertreter der Beschäftigten.

Was ist die Rechtsgrundlage für Dienstpläne in der Pflege?

Der Arbeitgeber übt seine Weisungsbefugnis gegenüber seinen Arbeitnehmern aus, wenn er Dienstpläne erstellt oder durch verantwortliche Mitarbeiter erstellen lässt. Er ist also als Arbeitgeber dafür verantwortlich, wenn seine Mitarbeiter arbeiten müssen.

Vorschriften des Jugendschutzgesetzes, des Arbeitszeitgesetzes und des Arbeitsschutzgesetzes schränken seine Freiheit ein.

Wer kann Dienstpläne erstellen?

Der Arbeitgeber sollte Dienstpläne aufstellen. In der Regel bestimmt jedoch eine vom obersten Arbeitgeber der Einrichtung beauftragte Person die Arbeitszeiten, Urlaubstage, Abwesenheiten, Fortbildungen und andere Angelegenheiten im Pflegebereich. Es ist nicht der oberste Arbeitgeber der Einrichtung.

Meistens handelt es sich um Stationsleitungen oder Pflegedienstleitungen, in kleineren Einrichtungen auch um Heimleitungen. Ambulante Pflegedienste haben fast immer ihre Dienstpläne, die der Träger erstellt.

Wann müssen Dienstpläne veröffentlicht werden?

Ein Dienstplan muss veröffentlicht werden, bevor er in Kraft tritt, aber der Gesetzgeber hat den Zeitrahmen nicht festgelegt. 

Um die Mitarbeiter vier Tage vor Beginn des Dienstplans über die zu erwartende Arbeitszeit zu informieren, ist ein Hinweis auf § 12 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sinnvoll.

Verbindlichkeit: Wann ist der Dienstplan verbindlich?

Der Dienstplan muss dem Pflegepersonal mindestens vier Tage vor Inkrafttreten bekannt sein. Die gleiche Frist gilt auch für Dienstplanänderungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Dienstplan einige Wochen oder Jahre umfasst.

Das Pflegepersonal darf während der Freistellung arbeiten, wenn diese bewilligt und im Dienstplan eingetragen wurde. Ein Widerruf ist immer möglich. Während des Urlaubs kann das Pflegepersonal nicht zurückbeordert werden, weil es an Personal fehlt.

Verbindlich ist es für die Beschäftigten auch, wenn sie z. B. jahrelang nur Nachtschichten gemacht haben, was leider keine betriebliche Praxis ergibt, und plötzlich am Tag arbeiten müssen.

Es ist möglich, nach vielen Jahren Früh- oder Spätschichten zugewiesen zu bekommen, wenn man dies nicht ausdrücklich beantragt hat. In diesem Fall ist es Ihre eigene Entscheidung.

Tipps für die Gestaltung des Pflegedienstes

Die Planung von Pflegeressourcen kann sehr anspruchsvoll sein, da es viele Erwartungen zu erfüllen gilt. Um eine gerechte und effiziente Verteilung der Leistungen zu gewährleisten, sollten Sie unbedingt die folgenden Hinweise beachten:

Planen Sie die Aufgaben so, dass Planungssicherheit gewährleistet ist

Wenn ein Dienstplan erstellt wird, können die Pflegenden fundiertere Entscheidungen über ihr persönliches Leben treffen. Auch wenn es keine festen Fristen gibt, ist eine Planung bei der Erstellung eines Dienstplans sehr zu empfehlen. Ideal ist es, einen Dienstplan für die Pflege vier Wochen vor Beginn seiner Gültigkeit zu erstellen.

Noch besser wäre ein flexibler Jahresdienstplan zu Beginn des Jahres. Eine hohe Verbindlichkeit und Verlässlichkeit der Freizeit ist auch für die Mitarbeiterzufriedenheit von großer Bedeutung.

Weitere Vorausplanung des Dienstplans für die Wochenenden

Die Mitarbeiter bevorzugen ein zukunftsorientiertes Unternehmen, das flexible Arbeitszeiten anbietet, insbesondere an den Wochenenden. Die Wochenendschichten müssen daher frühzeitig festgelegt werden.

Planen Sie Ihren Personalbedarf entsprechend

Die ungeplante Abwesenheit eines Kollegen wegen Krankheit oder eines anderen Notfalls ist keine Seltenheit im Arbeitsalltag. Damit die Versorgung der pflegebedürftigen Person stets gewährleistet ist, wird immer etwas mehr Personal als nötig benötigt. So lässt sich eine Überlastung der vorhandenen Mitarbeiter vermeiden.

Reagieren Sie auf Planungs Engpässe: Oft können Sie Engpässe lange vor ihrem Auftreten im Laufe des Jahres erkennen. Es ist möglich, dass Engpässe aufgrund von Feiertagen und Brückentagen sowie zusätzlichen Fortbildungs- oder Urlaubsplänen auftreten. Um weit vorausschauend und realistisch planen zu können, werden Fortbildungen und Urlaube am besten zu Beginn des Jahres geplant.

Vermeiden Sie Urlaubs Spitzen

Um auch in der Ferienzeit genügend Personal zu haben, sollten Sie Ferien Spitzen vermeiden. Sie können die Anzahl der pro Monat gewährten Urlaubstage zu Beginn des Jahres festlegen. Hier finden Sie eine Berechnung, die Sie zur Ermittlung der Urlaubstage verwenden können

Berechnungsbeispiel für Urlaubs Spitzen

Anzahl der Beschäftigten x Jahresurlaubstage x Resturlaubstage x Gesamt Urlaubstage = Anzahl der Urlaubstage für das Jahr

Urlaubstage insgesamt / zwölf Monate = Urlaubstage pro Monat

Das folgende Ergebnis basiert auf zehn Arbeitnehmern mit jeweils 30 verbleibenden und 30 weiteren Urlaubstagen:

10 x 30 + 30 = 330 Urlaubstage/Jahr

330 / 12 = 27,5 Urlaubstage/Monat

Sie sollten also 27 Urlaubstage in den monatlichen Dienstplan aufnehmen. Ein Zuschlag von 20 % auf das Ergebnis ist in der Regel ausreichend. Die Mitarbeiter können sich 33 Urlaubstage pro Monat teilen, indem sie sich abwechseln.

Berücksichtigen Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter

Die Mitarbeiter können bei der Planung ihrer Aufgaben ihre Wünsche äußern, was zu einer größeren Zufriedenheit und einem positiveren Arbeitsumfeld führt. Außerdem kann das Engagement der Mitarbeiter in der Zukunft gesteigert werden. Daher wäre es hilfreich, wenn Sie die Wünsche der Krankenschwestern und -pfleger in den Dienstplan aufnehmen.

Mitarbeiter mögen Regelmäßigkeit

Die Mitarbeiter brauchen eine gewisse Regelmäßigkeit in ihren Schichten, um ihre Freizeit und ihr Privatleben zu planen. Ein rollierender Dienstplan z. B. wiederholt die Schichten in regelmäßigen Abständen.

Vermeiden Sie ungünstige Schichten

Häufige Schichtwechsel wirken sich nicht nur negativ auf das Privatleben der Mitarbeiter aus, sondern auch auf ihre Gesundheit. Als zuverlässiges Dienstplanmodell hat sich dagegen ein vorwärts rotierender Dienstplan bewährt.

Die Abendschicht folgt auf die Morgenschicht. So bleibt genügend Zeit zwischen den Schichten, was zu weniger Frustration führt. Es ist kontraproduktiv, drei Nachtschichten hintereinander zu arbeiten oder häufig zwischen Früh- und Spätschichten zu wechseln. Abgesehen davon werden Dienstpläne, die sich über sieben Tage erstrecken, zunehmend abgelehnt.

Die Dienstplanung sollte flexibel sein.

Ein Pflegedienstplan, der nicht flexibel ist oder angepasst werden kann, hat keine Chance, optimiert zu werden. Dienstpläne können dazu beitragen, ein positives Arbeitsklima zu schaffen, indem sie spontane Schichtwechsel ermöglichen.

Fazit

Die Pflege ist ein hoch organisierter Bereich, in dem nur durch einen gut organisierten Prozess eine angemessene Versorgung der Patienten gewährleistet werden kann. Als Teil der Dienstplanverwaltung fördert eine organisierte Liste von Aufgaben auch ein positives Arbeitsumfeld. Sie kann zu einer besseren und kooperativeren Arbeit zwischen den Kollegen führen.

Mit diesem Instrumentarium wird das Pflegeteam einen effizienten Dienstplan erstellen, der die Aufgaben des Personals so gut organisiert, dass sowohl die Patienten als auch die Pflegeeinrichtung davon profitieren.