Werkstudent

Ein Werkstudent ist ein eingeschriebener Studierender, der neben dem Studium bei dir angestellt ist. Solange das Studium die Hauptsache bleibt, gilt das Werkstudentenprivileg: Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen, gezahlt wird nur in die Rentenversicherung. Als Maßstab dafür gilt die Grenze von 20 Wochenstunden in der Vorlesungszeit.

Arbeitsrechtlich ist ein Werkstudent ein ganz normaler Arbeitnehmer mit Arbeitsvertrag, Mindestlohn und Urlaubsanspruch. Das Besondere betrifft nur die Sozialversicherung, und dort entscheidet dein Dienstplan mit, ob der Status hält.

Wer als Werkstudent gilt

Werkstudent kann sein, wer ordentlich an einer Hochschule oder Fachschule eingeschrieben ist und sich überwiegend dem Studium widmet. Das gilt auch im Zweit- oder Aufbaustudium. Fernstudierende zählen nur mit einem Vollzeitstudium.

Ausgeschlossen sind nach Auskunft der AOK unter anderem Studierende im dualen Studium, Doktoranden und Gasthörende. Wer ein Urlaubssemester einlegt, wird in dieser Zeit wie jeder andere Beschäftigte behandelt. Nach mehr als 25 Fachsemestern muss der Studierende belegen, dass das Studium noch im Vordergrund steht.

Lass dir zu Beginn und in jedem Semester die Immatrikulationsbescheinigung geben. Sie gehört in die Lohnunterlagen, damit du die Versicherungsfreiheit bei einer Prüfung nachweisen kannst.

Die 20-Stunden-Regel und ihre Ausnahmen

Während der Vorlesungszeit darf ein Werkstudent regelmäßig höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten. Hat er mehrere Jobs, zählen die Stunden aller Arbeitgeber zusammen. Wie viel er dabei verdient, spielt für diese Grenze keine Rolle.

Mehr als 20 Stunden sind in zwei Fällen möglich:

• Semesterferien: Maßgeblich ist die vorlesungsfreie Zeit der eigenen Hochschule.

• Abend, Nacht und Wochenende: wenn die Mehrarbeit befristet ist. Eine unbefristete Stelle mit Wochenend- und Nachtschichten fällt nicht darunter.

Für beides gilt die 26-Wochen-Regel. Arbeitet ein Werkstudent in einem Zeitjahr mehr als 26 Wochen (182 Kalendertage) über 20 Stunden pro Woche, ist das Studium nicht mehr die Hauptsache und das Privileg fällt weg. Das Zeitjahr rechnest du vom voraussichtlichen Ende der Beschäftigung ein Jahr zurück.

Werkstudentenprivileg: was in der Sozialversicherung gilt

Die Rentenversicherung teilen sich Arbeitgeber und Werkstudent. Beim Beitragssatz von 18,6 % (2026) trägt jede Seite grundsätzlich 9,3 %. Zwischen 603,01 € und 2.000 € Monatsverdienst gilt der Übergangsbereich, in dem der Anteil des Studierenden sinkt. Gemeldet werden Werkstudenten mit Personengruppe 106 und Beitragsgruppe 0100.

Kranken- und Pflegeversicherung laufen nicht über dich. Der Studierende braucht eine eigene Krankenversicherung, meist die studentische, denn die Familienversicherung endet, sobald er mehr als 603 € im Monat verdient.

Werkstudent oder Minijob: die Kosten für dich als Arbeitgeber

Im Minijob bis 603 € zahlst du Pauschalabgaben, im gewerblichen Bereich darunter 15 % Rentenversicherung. Beim Werkstudenten trägst du die Hälfte der Rentenversicherung und, wie bei jedem Arbeitnehmer, die Umlagen und die Unfallversicherung. Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen weg. Soll jemand mehr als 603 € verdienen, ist ein Werkstudent für dich deshalb günstiger als ein gewöhnlicher Teilzeitvertrag.

Der Unterschied liegt vor allem in der Planung. Einen Minijob begrenzt der Verdienst, einen Werkstudenten die Stundenzahl im Semester. In den Semesterferien kann ein Werkstudent deutlich mehr arbeiten, in der Prüfungszeit oft weniger. Für einen Betrieb mit Sommerspitze passt das gut, für eine feste Abendschicht unter der Woche eher ein Minijob oder ein Teilzeitvertrag.

Rechte wie jeder Arbeitnehmer

Für Werkstudenten gilt der gesetzliche Mindestlohn, seit 1. Januar 2026 13,90 € pro Stunde. Sie haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, umgerechnet auf ihre Arbeitstage pro Woche, wie beim Urlaubsanspruch für alle Beschäftigten.

Bei Krankheit bekommen sie bis zu sechs Wochen Lohnfortzahlung, allerdings erst nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung (§ 3 EFZG). Wird ein Werkstudent in den ersten vier Wochen krank, zahlst du für diese Tage noch keinen Lohn.

Viele Betriebe befristen den Werkstudentenvertrag, etwa bis zum geplanten Studienende. Eine Befristung ist nur schriftlich wirksam (§ 14 Abs. 4 TzBfG), ansonsten gelten für sie die normalen Regeln des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Für den Werkstudentenstatus selbst gibt es keine Höchstdauer, solange die Voraussetzungen erfüllt sind.

Lohnsteuer zahlen Werkstudenten wie alle Beschäftigten nach ihrer Steuerklasse, meist Klasse I. Bleibt der Jahresverdienst unter dem Grundfreibetrag, bekommen sie die einbehaltene Lohnsteuer über die Steuererklärung zurück.

Was du als Arbeitgeber prüfst

• Immatrikulation: Bescheinigung bei Beginn und in jedem neuen Semester, abgelegt in den Lohnunterlagen.

• Andere Jobs: Frag nach weiteren Beschäftigungen. Die 20 Stunden gelten für alle Arbeitgeber zusammen.

• Semesterzeiten: Notiere die Vorlesungs- und Ferienzeiten der Hochschule, sie sind nicht überall gleich.

• Wochen über 20 Stunden: Zähl mit, damit es im Zeitjahr nicht mehr als 26 werden.

• Meldung und Vertrag: Personengruppe 106, Beitragsgruppe 0100, eine Befristung schriftlich.

Fällt eine Voraussetzung weg, etwa durch Exmatrikulation oder ein Urlaubssemester, wird der Werkstudent ab dann wie jeder andere Beschäftigte versichert. Melde das bei der Krankenkasse um.

Beispiel: eine Werkstudentin im Café über das Jahr

Ein Café in Leipzig beschäftigt Lea, Masterstudentin, mit 18 Stunden pro Woche zu 14,50 € pro Stunde. Im Monat sind das rund 1.130 €, sie liegt also im Übergangsbereich.

Während der Semesterferien im August und September arbeitet sie acht Wochen lang 32 Stunden. Im Dezember übernimmt sie zusätzlich die Wochenenden am Stand auf dem Weihnachtsmarkt, befristet bis zum 23. Dezember, und kommt in diesen vier Wochen auf 26 Stunden.

Über 20 Stunden liegt Lea damit in zwölf Wochen, weit unter 26. Das Privileg bleibt. Kritisch würde es, wenn das Café ihr die Wochenendschichten auf Dauer gibt: Dann ist die Mehrarbeit nicht mehr befristet, und die Ausnahme greift nicht mehr.

In Shiftbase stehen Vertragsart, Laufzeit, Wochenstunden und Stundenlohn in Leas Personalakte, daneben die Immatrikulationsbescheinigung jedes Semesters. Weil die Vertragsstunden dieselben Daten sind, aus denen der Dienstplan entsteht, hast du die 20 Stunden beim Planen vor Augen. Bevor der befristete Vertrag endet, meldet sich Shiftbase.