Verdienstbescheinigung

Eine Verdienstbescheinigung ist ein Vordruck, auf dem der Arbeitgeber einer Behörde bestätigt, was ein Beschäftigter in einem bestimmten Zeitraum verdient hat. Meist bringt die beschäftigte Person das Formular selbst mit, weil sie Wohngeld, Kinderzuschlag oder Leistungen vom Jobcenter beantragt. Du trägst das Entgelt Monat für Monat ein, unterschreibst und setzt den Firmenstempel darunter.

Im Alltag sagen manche auch Verdienstbescheinigung, wenn ein Vermieter oder eine Bank ein formloses Schreiben über das Einkommen will. Dafür gibt es kein amtliches Formular, und was in so ein Schreiben gehört, steht beim Stichwort Gehaltsbescheinigung. Hier geht es um die Vordrucke der Ämter, bei denen jede Zeile eine eigene Frage stellt.

Welches Amt welchen Vordruck schickt

Jede Leistung hat ihr eigenes Formular, und die Formulare fragen nicht dasselbe. Für das Wohngeld gibt es kein bundesweit einheitliches Formular, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Hamburg und München verschicken jeweils eigene Vordrucke.

Daneben fragen Sozialleistungsträger auch ohne eigenes Formular nach. Nach § 98 Abs. 1 SGB X muss der Arbeitgeber dem Leistungsträger auf Verlangen Auskunft über Art und Dauer der Beschäftigung, den Beschäftigungsort und das Arbeitsentgelt geben, soweit das im Einzelfall für eine Sozialleistung erforderlich ist.

Wer den Vordruck ausfüllt

Die Arbeit teilt sich auf. Die beschäftigte Person trägt ihre eigenen Angaben ein, beim KiZ 5 zum Beispiel Name, Kindergeldnummer und den Bemessungszeitraum. Alles, was das Entgelt betrifft, füllt der Arbeitgeber aus, in der Praxis das Lohnbüro oder die Steuerkanzlei, die die Abrechnung macht. Mit Datum, Unterschrift und Stempel bestätigt der Betrieb die Zahlen, und auf dem Wohngeld-Vordruck aus Rheinland-Pfalz versichert er ausdrücklich, dass die Angaben vollständig und wahr sind.

Beim Jobcenter regelt das Gesetz beide Seiten. Wer Leistungen nach dem SGB II beantragt oder bezieht, muss dem Arbeitgeber den Vordruck unverzüglich vorlegen (§ 58 Abs. 2 SGB II). Der Arbeitgeber bescheinigt dann unverzüglich Art und Dauer der Beschäftigung und die Höhe des Arbeitsentgelts und händigt die Bescheinigung der beschäftigten Person aus (§ 58 Abs. 1 SGB II).

Auch wer nicht mehr bei dir arbeitet, kann eine Verdienstbescheinigung brauchen. Für das Elterngeld gilt die Bescheinigungspflicht ausdrücklich auch für ehemalige Arbeitgeber (§ 9 Abs. 1 BEEG). Liegt ein Jobwechsel in den zwölf Monaten, die der Wohngeld-Vordruck abfragt, braucht die beschäftigte Person oft von beiden Betrieben eine Bescheinigung.

So füllst du eine Verdienstbescheinigung aus

Der Zeitraum: Auszahlung statt Arbeitsmonat

Der KiZ 5 fragt nach dem Arbeitsentgelt, das im Bemessungszeitraum zugeflossen ist, und jede Zeile beginnt mit dem Auszahlungsmonat. Ein Gehalt für Juni, das am 3. Juli überwiesen wurde, steht dort also beim Juli. Beim Wohngeld listet der Vordruck aus Rheinland-Pfalz zwölf Monatsbeträge vor der Ausstellung, außer das Formular nennt einen anderen Zeitraum. Lies deshalb zuerst, welchen Zeitraum das Amt vorgibt, bevor du die erste Zahl einträgst.

Laufendes Entgelt und Einmalzahlungen

Beide Vordrucke trennen das laufende Bruttoentgelt von einmaligen Zahlungen. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder ein 13. Monatsgehalt stehen in eigenen Zeilen und nicht im Monatsbetrag. Beim Wohngeld gibt es dafür eigene Felder neben den zwölf Monaten, beim KiZ 5 den Punkt 2.2 mit Art, Auszahlungsmonat und Bruttobetrag jeder Einmalzahlung.

Zuschläge stehen nicht überall an derselben Stelle

Für Betriebe mit Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit unterscheiden sich die Vordrucke an dieser Stelle am stärksten. Auf dem Wohngeld-Vordruck aus Rheinland-Pfalz gehört in die Monatszeilen das steuerpflichtige Bruttoentgelt, Überstundenzuschläge eingeschlossen. Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit stehen dort in einem eigenen Feld unter den Bezügen, die im Bruttoentgelt nicht enthalten sind.

Der KiZ 5 der Familienkasse rechnet umgekehrt. Das laufende Bruttoentgelt enthält dort ausdrücklich Überstundenvergütungen sowie Mehrarbeits- und Nachtzuschläge, und laut Ausfüllhinweisen sind steuerfreie Lohnanteile grundsätzlich mitzubescheinigen. Derselbe Nachtzuschlag landet also auf dem einen Formular im Monatsbetrag und auf dem anderen in einer eigenen Zeile.

Was nicht hineingehört und was oft vergessen wird

Leistungen, die einen Aufwand abgelten, bescheinigst du auf dem KiZ 5 nicht. Die Ausfüllhinweise nennen unter anderem diese:

• Arbeitskleidung

• Auslagenersatz

• Reisekostenvergütungen

• Werkzeuggeld

• Dienstwohnung und Kindergartenplatz

Leicht übersehen werden dagegen drei Angaben. Liegt der Verdienst im Übergangsbereich eines Midijobs, gehört auf den KiZ 5 das tatsächliche Bruttoentgelt, nicht das reduzierte beitragspflichtige. Der Wohngeld-Vordruck aus Rheinland-Pfalz fragt nach Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und nach unbezahltem Urlaub. Und er will wissen, ob sich die monatlichen Einnahmen in den nächsten zwölf Monaten verringern oder erhöhen, etwa weil die Vertragsstunden ab dem nächsten Quartal steigen.

Beispiel: eine Nachtschicht, zwei Vordrucke

Lea arbeitet als Servicekraft in einer Hotelbar und verdient 2.400 € brutto im Monat. Im März hat sie mehrere Nachtschichten, dafür kommen 180 € steuerfreie Nachtzuschläge dazu. Im November erhält sie 600 € Weihnachtsgeld. Sie beantragt Wohngeld und gleichzeitig Kinderzuschlag, und du bekommst zwei Vordrucke auf den Tisch.

Beide Formulare sind richtig ausgefüllt, obwohl der März unterschiedlich aussieht. Wer stattdessen ein Formular nach dem Muster des anderen ausfüllt, meldet entweder zu wenig oder zählt die Zuschläge doppelt, und das Amt fragt nach oder rechnet mit falschen Zahlen.

Arbeitsbescheinigung und Entgeltbescheinigung laufen elektronisch

Mehrere Bescheinigungen klingen ähnlich, laufen aber über eigene Wege. Die Arbeitsbescheinigung braucht die Agentur für Arbeit für das Arbeitslosengeld. Sie enthält unter anderem die Art der Tätigkeit, Beginn, Ende und Grund der Beendigung sowie das Arbeitsentgelt (§ 312 Abs. 1 SGB III), und der Arbeitgeber übermittelt sie elektronisch an die Bundesagentur (§ 313a Abs. 1 SGB III). Ein Papiervordruck ist dafür nicht vorgesehen.

Für Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld und Mutterschaftsgeld gilt § 107 SGB IV. Die Bescheinigung über das Beschäftigungsverhältnis geht dort per gesicherter Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen an den Leistungsträger. Bleibt sie aus, verzögert sich das Geld, und was Beschäftigte dann tun können, steht im Beitrag zur fehlenden Entgeltbescheinigung bei der Krankenkasse.

Beim Elterngeld gibt es beide Wege. Die Elterngeldstelle kann die Entgeltbescheinigungsdaten elektronisch abfragen, wenn die beschäftigte Person vorher eingewilligt hat (§ 9 Abs. 2 BEEG). Nutzt der Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, muss er die Daten dann auf diesem Weg übermitteln, und zwar unverzüglich, spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung (§ 108a Abs. 1 SGB IV).

Pflichten und Bußgelder für den Arbeitgeber

Für die Verdienstbescheinigung gibt es Fristen und Bußgelder. Wer der Wohngeldbehörde eine verlangte Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig gibt, handelt ordnungswidrig, und das Bußgeld kann bis zu 2.000 Euro betragen (§ 37 WoGG). Für den Kinderzuschlag kann die Familienkasse dem Arbeitgeber eine angemessene Frist setzen (§ 10 Abs. 3 BKGG), und eine Bescheinigung, die nicht, falsch oder zu spät ausgestellt wird, ist ebenfalls eine Ordnungswidrigkeit (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 BKGG). Beim Jobcenter gilt dasselbe für eine Einkommensbescheinigung, die fehlt, falsch ist oder nicht rechtzeitig ausgehändigt wird (§ 63 Abs. 1 Nr. 2 SGB II).

Ein Vordruck, der am Monatsanfang hereinkommt, wartet deshalb besser nicht bis zur nächsten Abrechnung. Das Lohnbüro braucht dafür meist nur die abgeschlossenen Abrechnungen der verlangten Monate, und mit dem Antrag der beschäftigten Person läuft oft eine Frist beim Amt.

Woher die Zahlen auf dem Vordruck kommen

Jede Zahl auf einer Verdienstbescheinigung stammt aus einer abgeschlossenen Lohnabrechnung, nie aus dem Dienstplan. Geplante Schichten sind noch kein Verdienst, und eine Stunde, die nach dem Ausfüllen korrigiert wird, steht dann falsch in einer Akte beim Amt.

Shiftbase ist kein Lohnprogramm und füllt keine Vordrucke aus. Es sorgt dafür, dass die Grundlage stimmt, bevor sie beim Lohnbüro ankommt. Der Lohnbericht stellt Vertragsstunden neben die gearbeiteten Stunden, mit Zuschlägen und Urlaubsauszahlungen daneben, und du schließt die Tage pro Abteilung ab, danach lässt sich nichts mehr darauf buchen. Die Daten gehen als DATEV-kompatibler Export oder als Excel- oder CSV-Datei an dein Lohnbüro, mehr dazu bei der Vorbereitung der Lohndaten in Shiftbase. Weil Nachtzuschläge dort als eigene Position ankommen, kann das Lohnbüro sie auf jedem Vordruck in das Feld setzen, in das sie gehören.