25 jaar in dienst

Bij 25 jaar in dienst mag een werkgever een jubileumuitkering geven die tot één maandloon onbelast is. Wat binnen dat maximum blijft, gaat bruto voor netto naar de medewerker. Verplicht is de uitkering niet, tenzij de cao of het contract het zegt. Let op het maandloon: de Belastingdienst bedoelt een hoger bedrag dan het brutosalaris op de loonstrook.

Wat betekent 25 jaar in dienst?

Een kwart eeuw bij dezelfde werkgever, het zilveren dienstjubileum. Samen met 40 jaar is het het enige jubileum waar de Belastingdienst een vrijstelling aan koppelt. Bij 12,5 jaar vieren veel bedrijven ook iets, maar daar geldt die vrijstelling niet; zie 12,5 jaar in dienst.

Is een jubileumuitkering verplicht?

Alleen als de cao, de arbeidsovereenkomst of een personeelsregeling het voorschrijft. In de zorg en bij de overheid kennen veel cao's een jubileumgratificatie bij 25 en 40 dienstjaren; de hoogte staat in de cao zelf. Werk je in de zorg en ben je 25 jaar in dienst, dan is je eigen cao de plek om te kijken.

De vrijstelling: onbelast tot één maandloon

Het Handboek Loonheffingen beschrijft de regel zo: een eenmalige uitkering of verstrekking omdat iemand ten minste 25 of 40 jaar in dienst is, is vrijgesteld tot maximaal het loon over een maand. De vrijstelling mag na 25 dienstjaren en opnieuw na 40. Een cadeau telt mee. Geef je een horloge van 800 euro en daarnaast geld, dan tellen ze samen voor het maximum. Binnen dat maximum hou je niets in. Het antwoord op de vraag of een jubileumuitkering bruto of netto is, luidt dus: tot één maandloon is bruto gelijk aan netto.

Het maandloon berekenen

Het loon over een maand is meer dan het brutosalaris op de loonstrook. Je neemt het vaste fiscale loon van het jubileumjaar en deelt dat door twaalf. Daar tel je het werknemersdeel van de pensioenpremie bij op, plus een twaalfde van de vakantiebijslag en een twaalfde van een keuzebudget als de medewerker daar recht op heeft. Bonussen die niet vast en gegarandeerd zijn, zoals een tantième, blijven erbuiten.

Neem een medewerker met 3.000 euro bruto per maand, 100 euro eigen pensioenpremie en 8 procent vakantiebijslag:

Deze medewerker kan dus 3.240 euro onbelast krijgen. Heeft die volgens de cao een keuzebudget, dan komt daar nog een twaalfde van het jaarbedrag bij. Het verschil tussen bruto en netto staat in een apart artikel.

Wat telt als diensttijd?

In principe de jaren bij jou. Jaren bij een eerdere werkgever mag je meetellen als dat maatschappelijk gebruikelijk is, bijvoorbeeld als beide werkgevers onder dezelfde cao vallen. Rekent je pensioenuitvoerder met dienstjaren, dan mag je die ook volgen, zolang je dat altijd zo doet, de medewerker de vrijstelling nog niet eerder kreeg en je het kunt onderbouwen. In de bouw, waar niet het hele jaar werk is, telt een periode van tijdelijke werkloosheid mee, mits de medewerker in die tijd niet ergens anders werkte.

Wanneer betaal je de jubileumuitkering uit?

Meestal in de maand van het jubileum, met het gewone salaris. Later mag ook, zolang de medewerker dan ten minste 25 jaar in dienst is. Het maandloon reken je over het kalenderjaar van het jubileum. Lastiger wordt het als iemand vlak vóór de 25 jaar met pensioen gaat of vertrekt. Sommige cao's geven dan een deel van de gratificatie, maar zonder de 25 dienstjaren valt die niet onder de vrijstelling. Dan is het loon, of je brengt het onder in de vrije ruimte.

40 jaar in dienst

Bij 40 dienstjaren mag de vrijstelling nog een keer, ook als er bij 25 jaar al een onbelaste uitkering was. De rekenregel is dezelfde: maximaal het loon over een maand, berekend over het jaar van het 40-jarig jubileum. Daarna houdt het op.

Geef je meer dan één maandloon?

Dan is het meerdere loon. Laat je het via de loonstrook lopen, dan betaalt de medewerker er loonheffing over, net als over een gratificatie. Wijs je het aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan krijgt de medewerker het netto en betaal jij niets zolang de vrije ruimte niet op is. Ga je erover, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere. De jubileumvrijstelling zelf staat los van de vrije ruimte; die hoef je er niet voor aan te spreken.

Veelgemaakte fouten

De duurste fout is het maandloon te laag inschatten, door het brutosalaris te nemen en de vakantiebijslag of het keuzebudget te vergeten. Dan geef je minder onbelast dan mag. Andersom gaat het mis als een bonus of tantième wordt meegeteld. En na een overname wordt soms bij 25 jaar opnieuw een vrijstelling gebruikt die de vorige werkgever al had toegepast.

Het jubileum vieren

Vraag de jubilaris eerst of er een feest moet komen. Niet iedereen staat graag in het middelpunt, en voor sommigen betekent een lunch met het eigen team meer dan een receptie met de directie. Wat bijna altijd goed valt, is een paar persoonlijke woorden van de leidinggevende, van iemand die het werk van de jubilaris echt kent. Gebruik het moment ook voor een gesprek over de komende jaren: wil de jubilaris nog iets nieuws leren, of juist wat minder?

Jubilea bijhouden

Jubilea verrassen werkgevers vaak, omdat de datum van indiensttreding in een map zit. Leg die vast in het personeelsdossier en kijk elk jaar vooruit. Houd ook bij of eerdere diensttijd meetelt, als je cao dat toestaat. In Shiftbase staan contracten en personeelsdossiers op één plek, dus de startdatum van iedereen vind je in de personeelsadministratie zonder te zoeken.