Functiehuis

Een functiehuis is een overzicht van alle functies in je organisatie, geordend op zwaarte en niveau. Per functie staat erin wat iemand doet, welke verantwoordelijkheid erbij hoort en welke kennis en vaardigheden nodig zijn. Het functiehuis is de basis voor je salarishuis, je vacatures en de gesprekken over doorgroei.

In de horeca en de retail heeft de cao een groot deel van het werk al gedaan. Daar valt elke functie in een cao-functiegroep. Jouw functiehuis legt vast welke functies je zelf hebt en in welke groep ze vallen, zodat twee mensen met hetzelfde werk hetzelfde loon krijgen.

Wat is een functiehuis?

Een functiehuis brengt orde in wie wat doet. Je zet alle functies op een rij, groepeert ze in families en geeft elke functie een niveau. Zo zie je in één overzicht hoe een kok zich verhoudt tot een chef-kok, en een verkoper tot een filiaalmanager.

De naam komt van het beeld van een huis: de verdiepingen zijn de niveaus, de kamers naast elkaar de families. Een functiehuis is iets anders dan een organogram. Een organogram laat zien wie aan wie rapporteert. Een functiehuis laat zien hoe zwaar een functie is, los van de persoon die hem vervult.

De bouwstenen: families, niveaus en profielen

• Functiefamilies. Functies die op elkaar lijken in vakgebied. In een restaurant zijn dat bijvoorbeeld keuken, bediening en bar, in een winkel verkoop, kassa en magazijn.

• Functieniveaus. De verdiepingen van het huis, bijvoorbeeld medewerker, zelfstandig medewerker, leidinggevende en manager. Hoe hoger het niveau, hoe zwaarder de functie.

• Functieprofielen. Per functie de taken, verantwoordelijkheden, kennis en vaardigheden. De functieomschrijving voor een vacature haal je uit dit profiel.

Wat is het verschil tussen een functiehuis en een salarishuis?

Het functiehuis ordent functies, het salarishuis hangt er bedragen aan. Eerst bepaal je in het functiehuis hoe zwaar een functie is. Daarna geef je in het salarishuis elke functiegroep een salarisschaal, met een minimum, een maximum en treden daartussen.

Een salarishuis zonder functiehuis kan, maar dan wordt de indeling in schalen een kwestie van onderhandelen per persoon. Twee mensen met dezelfde functie belanden dan in verschillende schalen, en dat is precies wat een salarishuis moet voorkomen.

Functiewaardering: zo bepaal je de zwaarte van een functie

Functiewaardering is het meten van de zwaarte van een functie. Je scoort elke functie op dezelfde kenmerken, zoals kennis, zelfstandigheid, verantwoordelijkheid, contacten en werkomstandigheden. Functies met ongeveer dezelfde score komen in dezelfde functiegroep.

Bekende methodes zijn ORBA van werkgeversvereniging AWVN, de Hay-methode en FWG, dat vooral in de zorg wordt gebruikt. Grotere organisaties laten de waardering vaak door een gecertificeerd bureau doen. De uitkomst is dan beter te verdedigen als een medewerker het niet eens is met zijn indeling.

Valt je bedrijf onder een cao, dan is de waardering meestal al gedaan. De cao bevat dan referentiefuncties die elk in een functiegroep zijn ingedeeld. Jij legt je eigen functies naast die referentiefuncties en kiest welke het best past. Leg die keuze vast, met de reden erbij.

Een functiehuis in de horeca en de retail

In de horeca deelt de horeca-cao functies in in functiegroep I tot en met XI, en hoort bij elke groep een loon uit de horeca-loontabel. In winkels die geen levensmiddelen verkopen werkt de cao Retail Non-Food met functiegroepen die oplopen vanaf groep A.

Je eigen functiehuis is dan kort. Een restaurant met twintig medewerkers heeft vaak niet meer dan acht functies. Het werk zit in de indeling. Valt de allround medewerker die achter de bar staat en ook bedient in de groep van de barmedewerker of in die van de bediening? Als je die keuze één keer vastlegt, krijgt de volgende medewerker in dezelfde functie hetzelfde loon.

Voorbeeld: het functiehuis van een restaurant

Elke rij krijgt een functieprofiel, en in je salarishuis een schaal. Wil een medewerker bediening doorgroeien, dan laat het functiehuis zien welke stap er is: eerst gastheer of gastvrouw, daarna bedrijfsleider. Wat iemand voor die stap moet kunnen, staat in het profiel van de volgende functie.

Een functiehuis opzetten in zes stappen

1. Zet alle functies op een rij. Gebruik het werk dat mensen echt doen. Titels uit oude contracten kloppen vaak niet meer, en twee titels voor hetzelfde werk worden één functie.

2. Groepeer ze in functiefamilies. Keuken, bediening, bar en leiding is voor de meeste restaurants genoeg. Een winkel heeft vaak verkoop, kassa, magazijn en filiaalleiding.

3. Beschrijf elke functie in een profiel. Taken, verantwoordelijkheden, kennis en vaardigheden. Houd het kort: een half A4 per functie is genoeg.

4. Bepaal de zwaarte. Leg je functies naast de referentiefuncties uit je cao. Heb je geen cao, laat ze dan waarderen met een methode als ORBA.

5. Leg de doorgroeipaden vast. Welke functie volgt op welke, en wat moet iemand kunnen om die stap te zetten?

6. Toets het concept. Bespreek het met je leidinggevenden en een paar medewerkers. Herkennen ze hun eigen werk in het profiel? Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij een nieuw functiewaarderingssysteem (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden), tenzij je cao het systeem al regelt.

Wat is een generiek functiehuis?

Een generiek functiehuis werkt met brede functies in plaats van een apart profiel voor elke rol. Zo valt de medewerker bediening in al je vestigingen onder één profiel, ook als de taken per zaak een beetje verschillen. Dat scheelt onderhoud en maakt het makkelijker om medewerkers tussen vestigingen te laten wisselen.

Het nadeel is dat medewerkers hun eigen werk minder goed herkennen in een breed profiel. Voor horeca- en retailbedrijven met meer dan één vestiging weegt het voordeel meestal zwaarder: je wilt dat een barmedewerker in Utrecht hetzelfde verdient als in Zwolle.

Het functiehuis in je rooster en je loonkosten

Een functiehuis levert pas iets op als je het gebruikt, en nergens zo direct als in het rooster. Elke dienst vraagt om een functie, en elke functie heeft een loon. Gebruik in je rooster dezelfde functienamen als in je functiehuis, dan sluiten planning, gewerkte uren en loonkosten op elkaar aan.

In Shiftbase leg je in het contract van elke medewerker het uurloon uit de afgesproken schaal vast. Tijdens het roosteren zie je dan per afdeling en per dag wat het rooster kost, en of je binnen je budget voor personeelskosten blijft.

Houd je functiehuis actueel

Een functiehuis veroudert. Er komen functies bij, zoals een bezorger of een medewerker voor de webshop, en bestaande functies veranderen als je met een nieuw kassa- of roostersysteem gaat werken. Loop het functiehuis daarom één keer per jaar door, bijvoorbeeld als de nieuwe cao-loontabel ingaat. Verandert een functie flink, kijk dan opnieuw naar de functiegroep en naar de schaal in je salarishuis.