Cafetariaregeling

Een cafetariaregeling laat medewerkers een deel van hun brutoloon inruilen voor een vergoeding die fiscaal gunstiger is, zoals reiskosten of een fiets.

Bijgewerkt op: 3 november 2026

Wat is een cafetariaregeling?

Een cafetariaregeling is een regeling waarin een medewerker een deel van zijn brutoloon inruilt voor een andere arbeidsvoorwaarde die fiscaal gunstiger uitpakt. Wat de medewerker inlevert, heet de bron. Wat hij ervoor terugkrijgt, heet het doel. De naam komt van de cafetaria: de medewerker kiest zelf wat hij uit het aanbod neemt. Je hoort ook cafetariamodel, keuzemodel of uitruil van loon.

Het voordeel zit in de loonheffing. Over het ingeleverde brutoloon betaalt de medewerker geen loonheffing en de werkgever geen premies werknemersverzekeringen, zolang het doel onder een gerichte vrijstelling valt of de werkgever het aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het is een van de secundaire arbeidsvoorwaarden die je kunt bieden zonder dat de loonkosten stijgen.

Bronnen en doelen

Wat er als bron en als doel meedoet, bepaal je zelf in de regeling, tenzij je cao het al voorschrijft. Gangbare bronnen zijn het brutosalaris, de vakantietoeslag, de eindejaarsuitkering of dertiende maand, bovenwettelijke vakantie-uren en uitbetaalde overuren. Bij de doelen hangt de winst af van de fiscale route.

Doel	Fiscale route	Wat het de vrije ruimte kost
Reiskosten woon-werk	Gerichte vrijstelling: ov-kosten, of vanaf mei 2026 € 0,25 per km	Niets
Opleiding of cursus voor het vak	Gerichte vrijstelling als de opleiding de vakkennis op peil houdt of verbetert	Niets
Fiets die de medewerker koopt	Eindheffingsloon in de vrije ruimte	Het volle bedrag
Sportabonnement	Eindheffingsloon in de vrije ruimte	Het volle bedrag
Extra vakantie-uren	Geen vrijstelling; het brutoloon daalt, dus de loonheffing ook	Niets

Arbovoorzieningen, zoals een bureaustoel voor thuis, zijn een uitzondering. De Belastingdienst ziet loon dat een medewerker daarvoor inlevert als een eigen bijdrage. Dan geldt de arbovrijstelling niet meer (Kennisgroep Loonheffingen, KG:204:2022:18). Zulke voorzieningen betaal je dus zelf of laat je buiten de regeling.

Rekenvoorbeeld: eindejaarsuitkering ruilen voor reiskosten

Een verkoopmedewerker in een winkel woont 15 kilometer van het werk en rijdt vier dagen per week, 46 weken per jaar. Dat zijn 184 reisdagen van 30 kilometer, samen 5.520 km. Haar werkgever vergoedt nog geen reiskosten. Tegen € 0,25 per km mag de werkgever haar € 1.380 per jaar onbelast vergoeden.

In de cafetariaregeling levert ze € 1.380 van haar eindejaarsuitkering in en krijgt ze in december € 1.380 reiskostenvergoeding. Stel dat er over de eindejaarsuitkering 37% loonheffing gaat. Zonder ruil had ze van die € 1.380 netto € 869 overgehouden, met de ruil krijgt ze het hele bedrag: € 511 meer. Het werkelijke percentage hangt af van haar jaarloon en heffingskortingen.

Voor de werkgever kost de ruil niets extra. Over de ingeleverde eindejaarsuitkering betaalt hij geen premies werknemersverzekeringen. De vrije ruimte blijft heel, omdat reiskosten een gerichte vrijstelling zijn. De ruil werkt alleen voor kilometers die nog niet worden vergoed: wie al het maximum krijgt, heeft geen ruimte meer.

Voorwaarden van de Belastingdienst

Een cafetariaregeling moet echt zijn: de medewerker levert loon in dat hij anders had gekregen. De Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst beschreef in 2024 een regeling die aan de voorwaarden voldoet (KG:204:2024:9). Daaruit volgt wat je vastlegt:

de regeling staat in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst;
de medewerker kent vooraf het keuzereglement, met de mogelijkheden en de spelregels;
de medewerker ziet vooraf de financiële gevolgen van zijn keuze, ook voor regelingen die van het loon afhangen, zoals WW-rechten en toeslagen;
de ruil heeft realiteitswaarde.

Ruil vóórdat de bron wordt uitbetaald, met een vast keuzemoment, bijvoorbeeld één keer per jaar. Gaat een doel via de vrije ruimte van de werkkostenregeling en kom je daarboven, dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Die mag je niet op de medewerker verhalen. Wel mag je in de regeling vooraf rekening houden met die eindheffing door de waarde van de bron lager te zetten, zodat de ruil voor jou kostenneutraal blijft.

Een cafetariaregeling invoeren

Kijk eerst in je cao. Staat er een keuzebudget of cafetariaregeling in, dan bouw je daarop voort.
Kies de bronnen en doelen. Begin met doelen onder een gerichte vrijstelling, zoals reiskosten woon-werk en vakopleidingen: die kosten de vrije ruimte niets.
Reken uit hoeveel vrije ruimte er na kerstpakketten en andere extra’s overblijft voor doelen die daar wel in vallen.
Schrijf het keuzereglement: wie mag meedoen, wanneer het keuzemoment is, hoe de waarde van een bron wordt berekend en wat er gebeurt bij vertrek of ziekte.
Spreek met je salarisverwerker af hoe de ruil op de loonstrook komt. Geef iedere medewerker vooraf een berekening van wat de keuze voor hem betekent.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, betrek die dan bij een nieuwe regeling voor het hele personeel. In een horecabedrijf of winkel met veel parttimers is een eenvoudige regeling met twee of drie doelen vaak genoeg, en levert de reiskostenvergoeding meestal het meeste op.

Nadelen van een cafetariaregeling

Het lagere brutoloon werkt door in alles wat van dat loon afhangt. Een WW-uitkering of toeslag kan lager uitvallen. Afhankelijk van het pensioenreglement en de cao geldt dat ook voor de pensioenopbouw en het vakantiegeld. Kijk daarom in je pensioenreglement en cao welk loon er telt, en zet het effect in het keuzereglement.

Voor de werkgever zit de last in de administratie. Elke keuze moet in het salarispakket goed worden verwerkt. De vrije ruimte wordt kleiner zodra een doel er niet buiten valt. Een medewerker die rond het minimumloon verdient, heeft weinig ruimte: controleer vooraf hoe de ruil zich verhoudt tot het minimumloon.

Cafetariaregeling of individueel keuzebudget

In een aantal cao's, bijvoorbeeld voor gemeenten, heet de regeling een individueel keuzebudget (IKB). De medewerker bouwt dan een budget op, onder meer uit vakantiegeld en eindejaarsuitkering en kiest zelf of hij het laat uitbetalen, er vakantiedagen van koopt of het voor een fiscaal gunstig doel inzet. Valt je bedrijf onder zo'n cao, dan gelden de regels uit de cao en heb je zelf minder te kiezen.

Wat Shiftbase doet en wat je salarispakket doet

De ruil zelf verwerkt je salarispakket. Shiftbase levert daarvoor de goedgekeurde uren aan als export voor je salarisadministratie. Kopen medewerkers via de regeling vakantie-uren bij, dan verwerk je die extra uren in hun verlofsaldo in Shiftbase, zodat het saldo klopt als ze verlof aanvragen.

Veelgestelde vragen

De cafetariaregeling houdt in dat een medewerker een deel van zijn brutoloon, zoals een deel van de eindejaarsuitkering of het vakantiegeld, inruilt voor een vergoeding of voorziening die fiscaal gunstiger is. Voorbeelden zijn een reiskostenvergoeding, een opleiding of een fiets. Over het ingeleverde loon betaalt de medewerker geen loonheffing.

Een cafetariaregeling is het voordeligst als het doel onder een gerichte vrijstelling valt, zoals reiskosten woon-werk. Dan betaalt de medewerker geen loonheffing en de werkgever geen premies over het ingeleverde loon, zonder dat de vrije ruimte kleiner wordt. Gaat het doel via de vrije ruimte en is die op, dan kost de 80% eindheffing het voordeel.

De nadelen van de cafetariaregeling zitten in het lagere brutoloon: dat kan doorwerken in een WW-uitkering, toeslagen en, afhankelijk van de regeling, de pensioenopbouw. Voor de werkgever is het vooral administratie. Doelen via de vrije ruimte maken die ruimte bovendien kleiner.

Volgens de Belastingdienst ziet de werknemer in een cafetariamodel af van brutoloon in ruil voor een vergoeding. De regeling staat in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst, de werknemer kent vooraf de spelregels en de financiële gevolgen en de ruil moet realiteitswaarde hebben (KG:204:2024:9).

Een werkgever mag de 80% eindheffing van een cafetariaregeling niet op de werknemer verhalen. Wel mag hij er vooraf rekening mee houden door de waarde van de bron lager vast te stellen, zodat de ruil voor hem kostenneutraal is. Dat moet dan in de regeling staan.

Een werkgever is niet verplicht een cafetariaregeling aan te bieden, tenzij de cao die voor zijn bedrijf geldt het voorschrijft. Veel cao's, zoals die voor gemeenten, hebben een eigen variant met een individueel keuzebudget.

Via de cafetariaregeling kan een medewerker een fiets kopen met ingeleverd brutoloon. De werkgever wijst het bedrag aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Welke routes er nog meer zijn, staat bij het fietsplan.