Loonbelastingverklaring

De loonbelastingverklaring is het formulier waarmee een nieuwe medewerker de gegevens doorgeeft die je nodig hebt om loonheffing in te houden. De officiële naam is opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Je moet hem hebben vóór de eerste werkdag, gedateerd en ondertekend. Daarin staat ook of de medewerker wil dat jij de loonheffingskorting toepast. Ontbreken de naam, het adres, de woonplaats of het burgerservicenummer, dan houd je 52 % in.

Wat staat er in de loonbelastingverklaring?

Het Handboek Loonheffingen 2026 noemt deze gegevens (§ 2.3.1):

Het formulier: model of eigen versie

De Belastingdienst heeft een Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen dat je kunt downloaden, invullen en laten tekenen. Je mag ook een eigen formulier gebruiken, zolang alle gegevens erop staan. Het mag zelfs op de kopie van het identiteitsbewijs, als de medewerker daar de ontbrekende gegevens, het verzoek om loonheffingskorting en een gedateerde handtekening op zet.

Een digitale opgaaf mag ook. Voor de elektronische handtekening gelden dan voorwaarden: een gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekening voldoet, bij andere vormen moet je met je eigen maatregelen kunnen aantonen dat de medewerker zelf heeft getekend en dat de gegevens daarna niet zijn gewijzigd.

Voor studenten en scholieren die de studenten- en scholierenregeling willen gebruiken, bestaat een apart model met een extra verzoek.

Wanneer heb je de verklaring nodig?

De medewerker levert de gegevens aan vóór de eerste werkdag. Neem je iemand aan op de dag dat hij begint, dan vóór hij aan het werk gaat. Heeft de medewerker nog geen bsn, dan gebruik je in de aangifte zijn personeelsnummer tot het bsn er is. Het anoniementarief geldt dan in principe toch, tenzij je kunt aantonen dat het ontbreken buiten jullie invloed ligt, bijvoorbeeld door vertraging bij de gemeente.

Een nieuwe verklaring is niet nodig als je iemand opnieuw in dienst neemt en zijn gegevens niet zijn veranderd. Hij tekent dan bij het begin van het werk dat de gegevens nog kloppen. Ook bij een overstap naar een andere werkgever binnen hetzelfde concern hoeft het niet opnieuw.

Identiteit vaststellen en kopie bewaren

Naast de verklaring moet je de identiteit van de medewerker vaststellen voordat hij gaat werken (§ 2.2). Je maakt een goed leesbare kopie van een geldig identiteitsbewijs met alle persoonsgegevens. Staat het bsn op de achterkant, zoals bij paspoorten en identiteitskaarten van na 2014, dan kopieer je de achterkant ook. Vaststellen op afstand mag, als je kunt aantonen dat je zorgvuldig te werk bent gegaan.

Doe je dat niet of niet goed, dan pas je het anoniementarief toe. Anders riskeer je een verzuimboete van maximaal € 6.709. De medewerker die zijn identiteit niet laat vaststellen, kan dezelfde boete krijgen. Op de werkplek moet iedereen een geldig identiteitsbewijs kunnen laten zien; voor werknemers uit Nederland en de EU of EER volstaat daarvoor een rijbewijs.

Loonheffingskorting op de verklaring

Of je de loonheffingskorting toepast, beslist de medewerker. Je past hem alleen toe als hij daar schriftelijk, met datum en handtekening, om vraagt. Dat gebeurt meestal op de loonbelastingverklaring zelf. Wil hij later stoppen of juist beginnen, bijvoorbeeld omdat hij een tweede baan neemt, dan geeft hij dat opnieuw schriftelijk door. De korting mag maar bij één werkgever tegelijk.

Het verschil is groot: zonder loonheffingskorting houd je per maand honderden euro's meer in. Hoe dat uitpakt, staat bij loonheffing berekenen. Hoe je van brutoloon naar nettoloon gaat, lees je in onze uitleg over brutoloon.

Wat er gebeurt zonder verklaring: het anoniementarief

Ontbreken de naam, het adres, de woonplaats of het bsn, heb je de identiteit niet vastgesteld of weet je dat de gegevens onjuist zijn, dan houd je 52 % loonbelasting en premie volksverzekeringen in (§ 2.6). Je past dan geen loonheffingskorting toe en houdt geen rekening met het maximumpremieloon.

Een voorbeeld uit het handboek: een medewerker met € 1.000 bruto per maand levert zijn bsn pas na vijf maanden aan. In die maanden is telkens € 520 ingehouden, waar met de gewone tabel € 10 nodig was geweest. Krijg je de gegevens nog in hetzelfde jaar, dan mag je de eerdere aangiften van dat jaar corrigeren en het verschil met de medewerker verrekenen. Anders haalt hij het terug via zijn aangifte inkomstenbelasting.

Bewaren en controleren

De verklaring en de kopie van het identiteitsbewijs bewaar je bij de loonadministratie, ten minste vijf kalenderjaren na het jaar waarin het dienstverband eindigt (§ 2.3.4). Controleer bij binnenkomst of de gegevens kloppen, vooral de woonplaats. Een verblijfadres in Nederland betekent nog niet dat iemand hier woont. Waar hij woont, bepaalt welke tabel je gebruikt.

Waar het misgaat

Loonbelastingverklaring in Shiftbase

Met de onboarding in Shiftbase stuur je een link en vult je nieuwe medewerker zelf gegevens, ID en bankrekening in, terwijl jij ziet waar elke starter staat. De loonheffingsverklaring vult zichzelf in. Het contract maak je op basis van je eigen template en de medewerker tekent digitaal, vanuit de personeelsadministratie.

Bron: Handboek Loonheffingen 2026, hoofdstuk 2 (Belastingdienst).