Verpflegungsmehraufwand

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand sind die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die entstehen, wenn jemand beruflich außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet (§ 9 Abs. 4a EStG). Weil niemand nachweisen soll, was das belegte Brötchen am Bahnhof mehr kostet als das Brot zu Hause, rechnet das Steuerrecht mit festen Beträgen pro Tag statt mit Belegen: den Verpflegungspauschalen.

Der Unterschied zwischen den beiden Wörtern ist damit klein: Verpflegungsmehraufwand meint die Mehrkosten, Verpflegungspauschale den Betrag, mit dem sie abgegolten werden. Im Betrieb sagen viele einfach Spesen, obwohl dazu auch Fahrt, Hotel und Nebenkosten einer Reise gehören.

Für den Arbeitgeber ist der Verpflegungsmehraufwand eine Frage der Lohnabrechnung. Zahlt er die Pauschalen, sind sie für die Mitarbeitenden steuer- und beitragsfrei. Zahlt er nichts, setzen die Mitarbeitenden die Beträge in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten an. Eine gesetzliche Pflicht zur Zahlung gibt es nicht; sie kann sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Reiserichtlinie im Betrieb ergeben.

Verpflegungspauschalen 2026 im Inland

So stehen die Beträge im Einkommensteuergesetz (Stand 7. November 2026), und eine Änderung für 2027 ist dort nicht beschlossen. Neu festgesetzt werden jedes Jahr nur die Sätze für das Ausland, für 2026 mit dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.

Verpflegungsmehraufwand berechnen: Beispiele aus dem Schichtbetrieb

Gezählt wird die Zeit, in der jemand weder zu Hause noch an seiner ersten Tätigkeitsstätte ist, die Fahrt eingeschlossen. Entscheidend sind die Uhrzeiten, nicht die Länge der Schicht: Eine auswärtige Schicht von acht Stunden mit einer Stunde Fahrt liegt über der Grenze. Ob die Fahrt auch bezahlte Arbeitszeit auf Dienstreisen ist, spielt für die Pauschale keine Rolle.

Aushilfe in einer anderen Filiale

Ein Verkäufer hilft einen Tag in einer Filiale 60 Kilometer entfernt aus. Er fährt um 8:15 Uhr von zu Hause los, arbeitet dort von 9:30 bis 17:30 Uhr und ist um 18:45 Uhr zurück. Das sind zehneinhalb Stunden Abwesenheit, also 14 €. Wäre er nach der Schicht noch eine Stunde in seiner eigenen Filiale gewesen, zählte diese Stunde nicht mit, denn dort ist seine erste Tätigkeitsstätte.

Inventur über Nacht

Ein Inventurteam zählt in einer anderen Filiale von 20:00 bis 4:00 Uhr. Mit der Fahrt ist es von 18:30 bis 5:00 Uhr unterwegs, ohne Übernachtung: fünfeinhalb Stunden am ersten und fünf Stunden am zweiten Kalendertag. Weil der Einsatz über Mitternacht geht, werden beide Teile zusammengezählt. Mit zehneinhalb Stunden gibt es die 14 € einmal, für den ersten Tag, weil dort der größere Teil der Abwesenheit liegt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).

Drei Tage Messe mit Hotel

Eine Köchin fährt mit dem Catering-Team drei Tage zu einer Messe und übernachtet zweimal im Hotel. Der Betrieb bucht die Zimmer mit Frühstück, und am zweiten Tag isst das Team mittags am Stand, was der Betrieb bestellt hat.

Gekürzt wird immer vom Satz für einen vollen Tag, also von 28 €: um 20 % für ein Frühstück und um je 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Unter null geht die Kürzung nicht. Zahlt die Köchin für das Mittagessen 3 € selbst, sinkt die Kürzung an diesem Tag um diese 3 € (Satz 10), und es bleiben 14,20 €.

Verpflegungsmehraufwand in der Lohnabrechnung

Erstattet der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand bis zur Höhe der Pauschalen, ist das steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG) und gehört nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Das gilt auch im Minijob: Die steuerfreie Pauschale zählt nicht zum Verdienst.

Zahlt der Betrieb mehr, ist der Teil darüber Arbeitslohn. Bis zur Höhe der Pauschale, insgesamt also bis zum Doppelten, kann der Arbeitgeber diesen Teil pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Die pauschale Lohnsteuer trägt er selbst (§ 40 Abs. 3 EStG), und wird sie mit der Abrechnung des Monats erhoben, bleibt der Betrag auch beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 SvEV). Bei 25 € für die Inventurnacht sind 14 € steuerfrei und 11 € pauschal versteuerbar; darauf fallen 2,75 € pauschale Lohnsteuer an.

Die gestellte Mahlzeit ist auf einer solchen Reise kein Arbeitslohn, wenn sie höchstens 60 € kostet und die Person Anspruch auf eine Pauschale hat (§ 8 Abs. 2 Satz 8 und 9 EStG). Das Mittagessen am Messestand wird also nicht versteuert, es kürzt nur die Pauschale. Auf der Lohnsteuerbescheinigung steht dafür der Großbuchstabe M, und steuerfrei gezahlte Verpflegungszuschüsse stehen dort in einer eigenen Zeile (§ 41b Abs. 1 EStG).

Was die Mitarbeitenden selbst geltend machen

Zahlt der Betrieb weniger als die Pauschale oder gar nichts, setzen die Mitarbeitenden die Differenz in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten an. Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, dürfen sie nicht noch einmal abziehen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Deshalb muss die Lohnsteuerbescheinigung stimmen.

Wann es keinen Verpflegungsmehraufwand gibt

• Am eigenen Arbeitsplatz: Die Filiale oder der Betrieb, dem jemand dauerhaft zugeordnet ist, ist die erste Tätigkeitsstätte. Für den täglichen Weg dorthin gibt es die Pendlerpauschale, keine Verpflegungspauschale.

• Nach drei Monaten am selben Ort: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Erst nach vier Wochen Unterbrechung beginnt die Dreimonatsfrist neu (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG).

• Bei bis zu 8 Stunden: Ein Einsatz von siebeneinhalb Stunden mit Fahrt bringt keine Pauschale, auch wenn er weit weg ist.

• Bei Krankheit: Fällt eine geplante Reise wegen Krankheit aus, gehört die Pauschale nicht zur Entgeltfortzahlung, weil die Kosten nicht entstehen (§ 4 Abs. 1a Satz 1 EFZG).

Ausland und doppelte Haushaltsführung

Im Ausland gelten Pauschalen pro Land: 120 % des Auslandstagegelds nach dem Bundesreisekostengesetz für volle Tage und 80 % für An- und Abreisetage und Tage mit mehr als 8 Stunden, aufgerundet auf volle Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Maßgeblich ist der Ort, den jemand vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Die Beträge für 2026 stehen im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, und Kürzungen für gestellte Mahlzeiten rechnen dann mit dem vollen Tagessatz des jeweiligen Landes.

Bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung, etwa für eine Saisonkraft mit Zweitwohnung am Einsatzort, gelten dieselben Pauschalen, dieselbe Dreimonatsfrist und dieselben Kürzungen (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG). Nach den ersten drei Monaten gibt es für die Verpflegung dort nichts mehr.

Was du für jede Reise festhalten solltest

Für die Pauschale brauchst du keine Belege über das Essen, wohl aber nachvollziehbare Angaben: Datum, Ziel und Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, Übernachtungen und gestellte Mahlzeiten. Die Uhrzeiten entscheiden, ob es 0 € oder 14 € werden, und genau dort wird am häufigsten geschätzt.

Im Schichtbetrieb stehen diese Zeiten oft schon im System. Ein Einsatz in einer anderen Filiale oder auf einer Veranstaltung ist in Shiftbase eine Schicht im Dienstplan, und die Zeiterfassung hält fest, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Die Pauschalen selbst rechnet Shiftbase nicht aus. Sie laufen über dein Reisekosten- oder Lohnprogramm, und die Stunden kommen mit der vorbereitenden Lohnabrechnung dazu.