Onboarding op de juiste manier aanpakken

8 december 2022

onboarding voor nieuwe medewerkers

Als een nieuwe medewerker aan het werk gaat, dan is de eerste werkdag niet alleen spannend voor de nieuwe medewerker. Voor de manager of leidinggevende is zo'n eerste werkdag net zo spannend, omdat je de nieuwe medewerker dan voor het eerst in actie ziet. Voor werkgevers is het vooral belangrijk om nieuwe medewerkers een goede onboarding mee te geven. Wat de definitie van onboarding is, hoe je een goed onboarding proces ontwikkelt en waarom goede onboarding essentieel is voor je bedrijf? Dat ontdek je in dit artikel.

De betekenis van onboarding

Onboarding is een proces waarbij de nieuwe medewerker wordt geholpen om kennis te maken met het bedrijf, de werkomgeving, de bedrijfscultuur en andere belangrijke zaken. Anders dan bij een inwerkperiode voor nieuwe medewerkers, is een onboarding proces bedoeld om ambassadeurs in het bedrijf te integreren.

"Wist je dat... een goede eerste indruk die een werknemer heeft van jouw bedrijf op de eerste werkdag, bijdraagt aan de productiviteit tijdens het dienstverband?"

Het woord onboarding is een relatief nieuwe term om de inwerkperiode van een nieuwe werknemer in het bedrijf te beschrijven. Dit proces vindt meestal plaats in de eerste paar dagen of weken van het dienstverband en kan enkele maanden of langer in beslag nemen. Om goed personeel op te leiden is immers tijd, geduld en heel veel aandacht nodig.

Uit een onderzoek van Gallup bleek dat een effectief onboarding-programma ervoor kan zorgen dat een nieuwe collega zich meer betrokken voelt op het werk. Uit het onderzoek bleek dat werknemers die deelnamen aan een effectief onboardingprogramma zo'n 13% meer kans hadden om ten minste een jaar bij het bedrijf te blijven. Hiernaast gaf 12% van nieuwe werknemers aan zich meer betrokken te voelen bij hun baan na een goede onboarding.

Hoe lang duurt een onboarding?

Onboarding is in het kort dus het proces van het integreren van een nieuwe medewerker in een organisatie. Het proces kan formeel of informeel zijn en kan van slechts een dag tot enkele weken tot maar liefst vier maanden duren. Het onboardingproces begint als eerste met een oriëntatie, waarin je leert over de bedrijfscultuur, de missie en periodieke doelen van het bedrijf. Tijdens de oriëntatie leert een werknemer ook om zich door de fysieke kantoorruimte van het bedrijf te navigeren.

Iedere nieuwe medewerker profiteert van een goede onboarding. Hoe dit onboarding proces precies in elkaar zit is afhankelijk van onder andere het ervaringsniveau en de functie van de werknemer. Waar nieuwe werknemers op de salesafdeling een minder intensieve introductie nodig hebben, is dit bij nieuwe werknemers op management niveau weer anders. Het doel bij een nieuwe medewerker is dat hij of zij zich zo snel mogelijk onderdeel voelt van het bedrijf. Voelen nieuwe collega's zich namelijk betrokken bij het team, dan zullen nieuwe medewerkers zich ook sneller gemotiveerd voelen om werkzaamheden op de juiste manier uit te voeren.

Wie is er verantwoordelijk voor onboarding?

De persoon die verantwoordelijk is voor onboarding is de persoon die de overgang van de nieuwe medewerker naar de organisatie zal begeleiden. Het onboarding-proces moet zo zijn ontworpen dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt en snel aan de slag kan. Meestal neemt de HR afdeling deze verantwoordelijkheid, maar het volledige onboarding proces bestaat vaak uit een nauwe samenwerking tussen HR, de nieuwe collega en de manager van de afdeling.

De 5 C's van onboarden

Wil je als organisatie een goed onboarding proces ontwikkelen, dan kun je je het beste aan de 5 C's houden. Door het onboarden op deze manier in te zetten voor elke nieuwe collega, zullen zowel de werkgever als de werknemer van de onboarding profiteren.

Compliance

Onboarding gaat uit van verschillende fases. De eerste fase start met compliance. Tijdens deze fase worden nieuwe medewerkers bekend gemaakt met de regels en de werkwijze binnen de organisatie en worden verwachtingen vanuit de organisatie besproken. De nieuwe medewerker is op dit moment nog niet aan het werk, maar leert meer over regels en procedures en hoe alles geregeld is binnen het bedrijf. Denk hierbij aan zaken als het indienen van declaraties, veiligheidsprocedures en regels rondom verzuimaanvragen en ziekmeldingen.

Clarification

Tijdens de fase clarification maak je een nieuwe collega bekend met de werkplek. Deze fase gaat van start op de eerste werkdag. Dit is ook het moment om medewerkers bekend te maken met faciliteiten op kantoor en ga je dieper in op wederzijdse verwachtingen. Leg uit wat de visie, waarden en verwachtingen vanuit de organisatie zijn maar luister ook naar de verwachtingen van de nieuwe medewerker. Geef hiernaast aan welke doorgroeimogelijkheden er zijn, zodat de werknemer een beter beeld krijgt van zijn of haar toekomstperspectief binnen de organisatie.

Cultuur

Een goede onboarding is eenvoudiger als de cultuur van het bedrijf op de juiste manier onder de aandacht van nieuwe medewerkers wordt gebracht. Laat collega's elkaar en de organisatie bijvoorbeeld leren kennen door het al aanwezige talent te laten praten over de werkwijze en omgang met collega's. Het is ook slim om een video op te nemen over de geschiedenis, visie en waarden van de organisatie. Kijken we bijvoorbeeld naar KLM dan valt op dat alle vliegtuigen voorzien zijn van dezelfde, herkenbare instructievideo. Dit helpt niet alleen bij het winnen van vertrouwen van de consument, maar ook voor versterking van het team aan boord. Met video's creëer je meer betrokkenheid en daar kunnen zowel organisaties als medewerkers van profiteren.

Connection

Is de introductie achter de rug, dan begint het inwerken van een nieuwe medewerker. Tijdens het inwerken in een specifieke functie, helpt het om nieuwe medewerkers en ervaren medewerkers met elkaar te koppelen. Dit zorgt er niet alleen voor dat een nieuwe medewerker zich sneller thuis voelt, maar zorgt ook voor een hogere productiviteit en betrokkenheid bij de organisatie. Als mensen namelijk de kans krijgen om een band met elkaar op te bouwen, dan zal samenwerken en taken verdelen sneller geregeld zijn.

Check back

Tot slot vraag je in de check-back fase van onboarding om feedback van de nieuwe medewerker. Dit is een stap die organisaties in de inwerk weken vaak overslaan, maar deze stap is essentieel om het onboarding proces verder te verbeteren. Door nieuwe medewerkers om feedback te vragen kun je het bij de volgende nieuwe medewerker beter doen. Het verzamelen van feedback van nieuwe medewerkers kan op verschillende manieren. Vraag hen om bijvoorbeeld een online enquête in te vullen en lees de antwoorden goed door. Op basis hiervan kun je het onboarding programma namelijk effectief verbeteren.

De voordelen van onboarding

Onboarding heeft verschillende voordelen. Deze voordelen hebben alles te maken met de manier waarop de nieuwe medewerker werkt na een goede onboarding. Dit levert voordelen op voor zowel de werkgever als de nieuwe medewerker.

Hogere kwaliteit, productiviteit en consistentie

Als iedere nieuwe medewerker hetzelfde onboarding programma volgt, dan is het logische gevolg een hogere productiviteit, consistentie en een hogere kwaliteit. Ben je dus bezig met de ontwikkeling van onboarding, dan is het belangrijk om een rode draad in het proces aan te brengen. Dit zorgt ervoor dat nieuwe collega's dezelfde gewoonten aanleren als doorgewinterde medewerkers, wat weer zorgt voor betere prestaties op de werkvloer.

Onboarding zorgt voor minder verloop

Werk je binnen een organisatie waarin je regelmatig te maken krijgt met nieuwe collega's, dan kan de ontwikkeling van onboarding helpen bij het vasthouden van talent. Hoe beter het onboarding proces, hoe sneller nieuwe medewerkers zich thuis voelen in de organisatie. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en houdt mensen langer gemotiveerd om een functie te blijven bekleden.

Je bespaart op kosten en creëert nieuwe ambassadeurs

Met goede onboarding zorg je ervoor dat je op kosten bespaart. De HR afdeling of manager hoeft immers niet lang na te denken over hoe een nieuwe werknemer ingewerkt moet worden. Het inwerken is namelijk al uitgestippeld in het onboarding programma. Hiernaast zorgt een goede onboarding ervoor dat nieuwe medewerkers een goede eerste indruk krijgen van de organisatie. Doe je dit goed, dan blijven nieuwe werknemers over het algemeen langer bij de organisatie werken.

Het onboarding proces automatiseren

Als we kijken naar HR trends in 2023 dan wordt er verwacht dat recruitment in verschillende branches steeds lastiger wordt. Talent is schaars en duur en het ontwikkelen van een goed onboarding programma kost tijd en geld. Met Shiftbase is het mogelijk om dit proces te automatiseren. Afhankelijk van de functie, werkzaamheden en regels en procedures in de organisatie, is het met onze software mogelijk om het inwerken te vereenvoudigen.

Wil jij het onboading proces van jouw organisatie digitaliseren? Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis en ontdek het gemak van onze software zelf!

Personeel