Aanwezigheidsregistratie

Wat is aanwezigheidsregistratie?

Aanwezigheidsregistratie is het vastleggen van welke medewerkers op een bepaald moment op de werkplek aanwezig zijn, meestal door in en uit te klokken bij begin en einde van de dienst. Zo weet je op elk moment wie er binnen is, wie nog moet komen en wie al weg is. Bij aanwezigheidsregistratie van personeel gaat het om je eigen medewerkers, uitzendkrachten en invallers. Bezoekers en leveranciers registreer je meestal apart, bijvoorbeeld bij de receptie.

Een losse wettelijke plicht om aanwezigheid te registreren bestaat in Nederland niet. Toch heb je de gegevens nodig: voor de bedrijfshulpverlening bij een ontruiming, voor de registratie van arbeids- en rusttijden en voor een kloppende loonadministratie. In de praktijk haal je die drie uit dezelfde klokactie.

Aanwezigheidsregistratie, tijdregistratie en verzuimregistratie

De drie termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze beantwoorden elk een andere vraag. Aanwezigheidsregistratie gaat over wie er nu is. Tijdregistratie en urenregistratie gaan over wanneer en hoe lang iemand heeft gewerkt. Verzuimregistratie gaat over wie er niet is door ziekte en hoe lang dat duurt.

Het verschil is vooral een kwestie van gebruik. De klokactie van 07:58 laat de BHV'er zien dat Fatima binnen is. Dezelfde tijd telt later mee in haar gewerkte uren. Meldt ze zich de volgende dag ziek, dan hoort dat in de verzuimregistratie en het ziekteverlof, niet in de aanwezigheidslijst. Leg bij verzuim alleen vast dat iemand ziek is en wanneer, nooit de aard van de ziekte.

Waarom je aanwezigheid van personeel registreert

Veiligheid. Volgens artikel 3 lid 1 sub e Arbowet neem je doeltreffende maatregelen voor eerste hulp, brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen. Artikel 15 verplicht elke werkgever om bedrijfshulpverleners aan te wijzen. Bij een ontruiming moet de BHV na het verzamelen kunnen nagaan of iedereen buiten is. Zonder actuele lijst weet de ploegleider niet of de collega die er niet staat, al naar huis is of nog binnen.

Arbeids- en rusttijden. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht je een deugdelijke registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van je medewerkers. Volgens artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit bewaar je die gegevens minimaal 52 weken. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan ze opvragen bij een controle. Een rooster alleen is daarvoor niet genoeg als de werkelijke tijden afwijken.

Loonadministratie. De Belastingdienst eist dat je de basisgegevens van je loonadministratie 7 jaar bewaart (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Gewerkte uren en de toeslagen die je erover betaalt, horen daarbij. Wie in- en uitkloktijden als basis voor de uren gebruikt, bewaart de urentotalen dus 7 jaar. Dat betekent niet dat je elk detail van de aanwezigheid zo lang moet bewaren: wat alleen voor de ontruimingslijst nodig was, kan na korte tijd weg.

Methodes voor aanwezigheidsregistratie vergeleken

Welke methode past, hangt af van het aantal medewerkers, het aantal locaties en of mensen op wisselende plekken werken. Een kloksysteem op een vaste plek werkt anders dan een tijdregistratie app op de eigen telefoon.

Voor de meeste bedrijven met diensten is een combinatie het meest praktisch: een tablet bij de ingang voor wie op locatie start, en de app met een locatiezone voor wie op wisselende plekken werkt.

Privacy en AVG: wat mag wel en wat niet

Biometrie. Een vingerafdruk of gezichtsscan is een biometrisch gegeven en valt onder het verbod van artikel 9 AVG. Artikel 29 van de Uitvoeringswet AVG maakt alleen een uitzondering als het noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging, bijvoorbeeld toegang tot een kluis of kerncentrale. In- en uitklokken voor uren of aanwezigheid valt daar vrijwel nooit onder. In april 2020 kreeg een bedrijf van de Autoriteit Persoonsgegevens een boete van € 725.000 omdat medewerkers verplicht hun vingerafdruk moesten laten scannen om in en uit te klokken. Toestemming van medewerkers helpt meestal niet, omdat die in een arbeidsrelatie zelden echt vrij is.

Locatie. Locatiegegevens mag je alleen verwerken met een grondslag, in de praktijk het gerechtvaardigd belang van artikel 6 lid 1 sub f AVG. Je moet dan laten zien dat het nodig is en dat er geen minder ingrijpende manier is. Controleren of iemand bij het inklokken op de werklocatie is, is goed te verdedigen. Medewerkers de hele dienst of buiten werktijd volgen niet. Vertel medewerkers vooraf welke gegevens je vastlegt en waarom.

Ondernemingsraad. Heb je een OR, dan heeft die instemmingsrecht bij een regeling over het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers (artikel 27 lid 1 sub k WOR) en bij voorzieningen die geschikt zijn om aanwezigheid, gedrag of prestaties te controleren (sub l). Een nieuw kloksysteem valt daar bijna altijd onder. Voer je het in zonder instemming, dan kan de OR zich binnen een maand op de nietigheid van het besluit beroepen.

Bewaren en toegang. Leg alleen vast wat je nodig hebt: naam, tijd en eventueel locatie of afdeling. Bepaal per doel hoe lang je gegevens bewaart en wie erbij kan. Gegevens die je langer nodig hebt, zoals uren voor de loonadministratie, horen in het personeelsdossier of de salarisadministratie, met beperkte toegang.

Praktijkvoorbeeld: aanwezigheid in een hotelrestaurant

Een hotelrestaurant heeft 42 medewerkers. Op vrijdagavond staan er volgens het rooster 16 mensen ingepland: 6 in de keuken, 7 in de bediening en 3 op de receptie. Iedereen klokt in op de tablet bij de personeelsingang.

Om 21:40 gaat het brandalarm. De BHV'er opent het overzicht op haar telefoon en ziet 15 ingeklokte medewerkers, niet 16. Een kok heeft zich om 16:00 ziek afgemeld en zijn invaller is nog onderweg. Ook staat een afwasser van de middagdienst nog als ingeklokt, terwijl hij om 17:00 klaar was. Bij het verzamelpunt telt de BHV'er 14 medewerkers en weet ze binnen een minuut dat de afwasser vergeten is uit te klokken en niet binnen is. Zonder registratie had ze moeten gokken.

Dezelfde gegevens laten ook iets anders zien. Een kok klokte vrijdag om 23:30 uit en staat zaterdag om 07:00 weer ingeroosterd. Dat is 7,5 uur rust. De Arbeidstijdenwet vraagt 11 uur onafgebroken rust per 24 uur, die je eenmaal per 7 dagen mag inkorten tot 8 uur (artikel 5:3). De planner verschuift de zaterdagdienst naar 07:30 en zit daarmee op 8 uur. Zonder de werkelijke uitkloktijd was dat niet opgevallen, want volgens het rooster eindigde de dienst om 22:30.

Aanwezigheid registreren met Shiftbase

In Shiftbase klokken medewerkers in en uit op een tablet met pincode of in de app op hun eigen telefoon. Waar dat mag, beperk je met locatiebepaling of een IP-adres. Je ziet direct wie er is begonnen, wie pauze heeft en wie te laat is, naast het rooster van die dag. De gewerkte uren komen vanzelf in de urenregistratie, waar Shiftbase pauzes, toeslagen en plus- en minuren berekent. Daarna exporteer je de uren naar de salarisadministratie.